Когда УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК нужно получить согласие на обработку персональных данных и как это сделать

Актуально на 25 мая 2023

Юлия Копеева, старший эксперт ЮСС «Система Юрист»

Анна Лежнина, главный редактор справочной системы «Управление МКД», член подкомитета ТПП РФ по развитию бизнеса в сфере управления жилой недвижимостью

По общему правилу согласие на обработку персональных данных требуется всегда. Но в деятельности по управлению МКД обязанность получать такое согласие зависит от действий, которые выполняет УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК. В рекомендации случаи, когда такое согласие необходимо, как его оформить и что грозит за его отсутствие.

В каких случаях нужно получить согласие на обработку персональных данных

Если в процессе работы передаете персональные данные собственников и нанимателей третьим лицам (организациям, физическим лицам), то получите согласие от каждого собственника. Скачайте пример согласия от собственника.

Согласие на обработку персональных данных получите, например, чтобы привлечь:

• сторонних юристов для взыскания задолженности за ЖКУ;
• расчетно-кассовый центр (РКЦ), который не обладает критериями платежного агента, для начисления платежей;
• подрядную организацию для проведения общего собрания собственников помещений в МКД (технический сервис);
• организацию, которая выгружает сведения в ГИС ЖКХ;
• стороннего бухгалтера или организацию для расчета платы за ЖКУ.

Внимание

Согласие на обработку персональных данных не разрешает их распространять, то есть раскрывать неограниченному кругу лиц. На это берите отдельное согласие (ч. 1 ст. 10.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ)

В большинстве случаев УО, ТСЖ, ЖСК не нужно получать согласие на обработку персональных данных, так как они попадают под исключения. Мы разделили такие случаи на две группы.

1. Можете не получать письменное согласие собственника, если используете персональные данные в рамках обязанностей, которые возложены на вас законом или договором, при этом обработку данных не передаете третьим лицам. Такое исключение предусмотрено пунктами 2и 5части 1 статьи 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ). Например, УО обязана предоставить информацию с персональными данными по запросу ГЖИ, согласие собственников для этого не нужно.
2. Согласие не требуется оформлять для расчетов за ЖКУ с помощью платежного или банковского агента. Это предусматривает часть 16статьи 155 ЖК.

Совет

оформите согласие собственника на обработку персональных данных, даже если пока оно вам не нужно

В процессе управления домом может возникнуть ситуация, когда потребуется передать данные третьим лицам и вы воспользуетесь заранее оформленным документом. Заключение соглашения под конкретную ситуацию может затормозить работу УО, ТСЖ, ЖСК или поставить ее под угрозу в целом

Чтобы разобраться, должны ли вы получать согласие собственников на обработку их персональных данных для работы в ГИС ЖКХ, ответьте на вопросы нашего алгоритма.

Алгоритм: определите, надо ли получить согласие собственника на обработку персональных данных в ГИС ЖКХ

Чтобы посмотреть все варианты ответов, смотрите блок-схему Нужно ли получать согласие собственника на обработку персональных данных в ГИС ЖКХ.

Пример

Пример нарушения обработки персональных данных собственника

УО передала список должников юридической организации, которая оказывала услуги по взысканию задолженности в суде. Согласие собственников на обработку персональных данных УО не получала, полагая, что оно не требуется, чтобы реализовать свое право на получение квалифицированной юридической помощи.

Конституционный суд РФ указал, что УО обязана получить у собственников и нанимателей жилых помещений согласие на обработку персональных данных, в том числе на их передачу третьим лицам.

Также суд пояснил, что УО вправе получить юридическую помощь. Для этого необходимо получить согласие, которое можно включить в условия договора управления МКД (определение Конституционного суда от 28.01.2016 № 100-О).

Как получить согласие на обработку персональных данных

Получить согласие человека на обработку его персональных данных возможно двумя способами: предусмотреть в договоре или оформить отдельным документом.

Способ 1. Предусмотрите в договоре с собственником или уставе ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Включите согласие в договор с собственником, если оформляете его впервые, или внесите изменения в действующий договор. Такую возможность подтверждает Конституционный суд в определении от 28 января 2016 г. № 100-О.

В зависимости от способа управления МКД это может быть договор, который содержит условия предоставления коммунальных услуг или выполнения услуг и работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД, или договор управления МКД.

Внимание

условия обработки персональных данных в договоре управления МКД должны утвердить собственники помещений в МКД на общем собрании (ч. 1, 8 ст. 162 ЖК).

В договор управления МКД можно включить информацию о том, как УО обрабатывает персональные данные собственников и пользователей помещений в МКД.

Жилищные объединения могут включить условия обработки персональных данных в положения своего устава.

Способ 2. Оформите отдельным документом.

Согласие оформите в письменной форме на бумажном носителе с собственноручной подписью собственника или в электронной форме с электронной подписью. Документы будут равнозначными (ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

Согласие, оформленное письменно, пригодится в конфликтной ситуации. Также собственник будет помнить, что подписывал отдельный документ, ведь большинство не читает договор полностью.

Один из вариантов оформления согласия в электронной форме — разместить на сайте как документ Согласие на обработку персональных данных. Это самый распространенный вариант. Он подойдет для всех случаев, когда через свой сайт вы только собираете контактные данные и информируете о своих услугах.

Совет

под каждой формой ввода данных на сайте или в мобильных приложениях дать ссылку на текст согласия на обработку персональных данных и разместить кнопку с текстом: «Даю согласие на обработку персональных данных».

Смысл в том, чтобы пользователь сайта не мог отправить свои персональные данные без согласия на их обработку.

Какие сведения должно содержать согласие на обработку персональных данных

Вне зависимости от способа оформления согласия оно должно содержать восемь групп сведений:

• Ф. И. О., адрес, номер паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи этого документа и выдавшем его органе¹;
• наименование и адрес УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК — оператора обработки персональных данных;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
• наименование или Ф. И. О. и адрес лица, которое обрабатывает персональные данные по поручению оператора (если обработка будет поручена такому лицу);
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
• срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва, если иное не установлено законом;
• подпись субъекта персональных данных.

¹ Если согласие оформляете на представителя субъекта персональных данных, укажите: Ф. И. О., адрес представителя, номер паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи этого документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя.

Когда и как нужно получить согласие на распространение персональных данных

С 1 марта 2021 года, если собираетесь передавать персональные данные собственников и нанимателей неограниченному кругу лиц, возьмите у них согласие на распространение персональных данных. В стандартном согласии об обработке данных больше нельзя указывать, что житель не возражает, чтобы его данные передавали третьим лицам. Для этого теперь нужно отдельное согласие. Требование прописали в статье 10.1 Закона № 152-ФЗ.

Правило касается случаев, когда, например:

• публикуете данные граждан в Интернете — на своем или чужом сайте, в социальных сетях и т.д.;
• вывешиваете или указываете данные на общедоступном стенде — в офисе УО, представительстве жилищного объединения, в подъездах МКД (например, список должников);
• проводите различные конкурсы, мероприятия и публикуете в открытом доступе информацию об их участниках — например, участниках субботника или подобного мероприятия с участием жителей.

Свое согласие житель может предоставить лично или с помощью специальной информационной системы Роскомнадзора (ч. 6 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Правила использования системы утверждены приказом Роскомнадзора от 21.06.2021 № 106, который заработает с 1 марта 2022 года.

Молчание или бездействие жителя не признают согласием на распространение его персональных данных. То есть, если он нигде не указал, что его персональные данные можно раскрывать неопределенному кругу лиц, это автоматически значит, что распространять их нельзя (ч. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

После того как получили согласие на распространение персональных данных, не позднее трех рабочих дней опубликуйте информацию об установленных запретах или условиях обработки (ч. 10 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Закон не указывает, где конкретно нужно опубликовать информацию. По мнению Роскомнадзора, это нужно сделать в том же месте или источнике, где будете распространять данные.

Житель в любое время может потребовать прекратить передавать его персональные данные, даже если до этого предоставил согласие. Требование должно включать в себя:

• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• контактную информацию — номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес жителя;
• перечень персональных данных, которые нужно прекратить обрабатывать.

Согласие на распространение персональных данных не действует с момента, когда вы получили такое требование. Прекратите передавать персональные данные в течение трех рабочих дней с момента получения требования. Если этого не сделать, житель вправе обратиться в суд. Тогда вы обязаны будете прекратить передавать данные в срок, указанный в решении суда. Если срок не указали, то в течение трех рабочих дней с момента вступления в силу решения суда.

Такие правила предусмотрены частями 12 — 14 статьи 10.1 Закона № 152-ФЗ.

Что должно содержать согласие на распространение персональных данных

Согласие на распространение персональных данных должно содержать информацию:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) контактная информация: номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес;

3) сведения об управляющей МКД организации — наименование, адрес в ЕГРЮЛ, ИНН, ОГРН;

для ИП — фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН, ОГРН;

4) сведения об информационных ресурсах управляющей МКД организации: адрес, состоящий из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имя файла веб-страницы, через которые будут предоставлять доступ неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными;

5) цели обработки персональных данных;

6) категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие:

персональные данные — ФИО, месяц, дату и место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессию, социальное положение, доходы;

специальные категории персональных данных: расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние здоровья, интимной жизни, сведения о судимости;

биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ);

7) категории и перечень персональных данных, для обработки которых устанавливают условия и запреты, а также перечень таких условий и запретов (указывают по желанию);

8) условия, при которых полученные персональные данные можно передавать только по внутренней сети управляющей МКД организации, когда доступ к информации будут иметь строго определенные сотрудники, либо по информационно-телекоммуникационным сетям, либо без передачи полученных персональных данных (заполняют по желанию);

9) срок действия согласия.

Требования к содержанию согласия на распространение персональных данных утверждены приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18.

Если из согласия не следует, что житель разрешает распространять свои персональные данные, вы вправе обрабатывать их, но не вправе распространять.

Если житель не установил запреты и условия на обработку персональных данных или не указал категории и перечень персональных данных, для обработки которых устанавливает условия и запреты, вы не вправе передавать его данные неограниченному кругу лиц.

Установленные запреты на передачу, а также на обработку или условия обработки не распространяются на случаи обработки персональных данных в государственных, общественных и иных публичных интересах. Например, запреты не действуют, если информацию требует прокуратура, полиция, ФСБ или иные органы, у которых по закону есть право запрашивать персональные данные. Такие правила устанавливают части 4, 5, 11 статьи 10.1 Закона № 152-ФЗ.

Какая ответственность грозит, если не получить согласие

Управляющей МКД организации грозит штраф и взыскание морального вреда, если обрабатывать персональные данные без согласия, когда это необходимо.

Если УО или жилищное объединение обрабатывают персональные данные собственников без их письменного согласия, когда такого согласия требует закон, могут оштрафовать. Если порядок нарушили впервые, штраф:

• для граждан — от 6 000 до 10 000 руб.;
• должностных лиц — от 20 000 до 40 000 руб.;
• юрлиц — от 30 000 до 150 000 руб..

За повторное нарушение штраф больше:

• для граждан — от 10 000 до 20 000 руб.;
• должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб.;
• ИП — от 100 000 до 300 000 руб.;
• юрлиц — от 300 000 до 500 000 руб..

Такое наказание предусмотрено частями 2, 2.1 статьи 13.11 КоАП.

Вопросы из практики 

 

Ситуация

Нужно ли РКЦ получать отдельное согласие на обработку персональных данных, если его получили УО, ТСЖ, ЖСК

Нет, не нужно.

Управляющая МКД организация вправе поручить обработку персональных данных РКЦ лишь с согласия субъекта персональных данных — потребителя ЖКУ. Это правило предусматривает часть 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. При этом РКЦ не должен получать согласие собственников помещений в МКД на обработку персональных данных (ч. 4 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Ситуация

Должна ли УО предоставлять документы ОСС по запросу собственника, если он не согласен с принятыми решениями

Нет, не должна.

Управляющая МКД организация обязана не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законом (ст. 7 Закона № 152-ФЗ).

Собственники помещений вправе обратиться в орган ГЖН с заявлением о предоставлении заверенных копий решений и протоколов ОСС. По мнению Минстроя подобное предоставление информации не будет считаться распространением персональных данных по смыслу Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Это следует из письма Минстроя от 26.01.2018 № 2486-ЕС/04.

При этом УО обязана разместить в ГИС ЖКХ протокол собрания и решения собственников. Данная обязанность предусмотрена частью 1.1 статьи 46 ЖК. Решения (бюллетени) собственников помещений в МКД, списки присутствующих и приглашенных - обязательные приложения к протоколу ОСС. Это предусмотрено пунктом 20 Приказа № 44/пр.

Если предусмотренная законодательством информация требуемая заявителем раскрыта УО в необходимом объеме, УО вправе, не предоставляя запрашиваемую информацию, сообщить собственнику место размещения запрашиваемой информации в сети интернет, не позднее дня, следующего за днем поступления запроса. Это предусмотрено абзацем 2 пункта 34 Правил №416.

Ситуация

Кто несет ответственность за персональные данные, если УО, ТСЖ, ЖСК поручили обработку третьему лицу

Перед собственниками помещений в МКД ответственность будет нести управляющая МКД организация.

Если оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия третьего лица несет оператор. Лицо, которое обрабатывает персональные данные по поручению оператора, несет ответственность перед оператором. Ответственность лиц устанавливает часть 5 статьи 6 Закона № 152-ФЗ.

Ситуация

Нужно ли предоставлять по запросу ГЖИ информацию с персональными данными собственников

Да, нужно, если запрошенные документы необходимы ГЖИ для проверки.

Законодательство допускает обработку персональных данных без согласия субъекта, если обработка необходима, чтобы исполнить в том числе полномочия исполнительных органов государственной власти субъектов и органов МСУ. Такую возможность предусматривает пункт 4 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ

Ситуация

Есть ли срок действия у согласия собственника помещения в МКД на обработку персональных данных

Нет, не имеет.

Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ) не содержит требований к сроку действия согласия субъекта персональных данных на их обработку.

В случае оформления письменного согласия собственника помещения в МКД на обработку его персональных данных в РКЦ срок действия такого согласия должен быть указан в тексте (п. 8 ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

Вместе с тем, в соответствии с частью 2 статьи 9 Закона 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных может быть отозвано. Если собственник помещения в МКД как субъект персональных данных отзывает согласие на их обработку, вы как оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия. Это связано с тем, что обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

Ситуация

Нужно ли получать согласие на обработку персональных данных, чтобы разместить протокол и решения в ГИС ЖКХ

Нет, не нужно.

Обязанность размещать протокол ОСС и приложения к нему, установлены частью 10.1 ст. 161 ЖК, разделом 10 приказа Минкомсвязи России № 74, Минстроя России № 114/пр (далее – Приказ №74/114).

Поскольку указанная обязанность УО предусмотрена законодательством, письменное согласие на их размещение в ГИС ЖКХ собственников помещений в МКД, как субъектов персональных данных, не требуется (п. 5, п. 11 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных).

Ситуация

Нужно ли ТСЖ оформлять согласие от собственников на обработку персональных данных для юриста по доверенности

Да, нужно.

Так как юрист обрабатывает персональные данные собственников помещений по поручению (договору) ТСЖ, то товариществу необходимо получить согласие жителей на поручение обработки персональных данных третьим лицам (ч. 3 ст. 6, ст. 7 Закона № 152-ФЗ). При наличии поручения ТСЖ юристу получать согласие от собственников помещений не требуется (ч. 4 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

 

© Материал из Справочной системы «Управление многоквартирным домом»
https://vip.1umd.ru
Дата копирования: 25.05.2023