ОБРАЗЕЦ 

 

 

Должностная инструкция № 344

 

специалиста по ведению технической документации

(специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по ведению технической документации.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает директор по представлению непосредственного руководителя.

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

• Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена;
• Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование в области управления многоквартирным домом.

1.4. Требования к опыту практической работы:

• Не предусмотрено

1.5. Особые условия допуска к работе:

• Не предусмотрено

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

• Рекомендуется дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации не реже одного раза в три года.

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

• действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными
  
  нормативными актами организации;
• трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

1.8. Работник должен знать:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
• информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См.
  
  подробнее в разделе 2.

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо,

назначенное в установленном порядке.

 

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ

ВЫПОЛНЕНИЯ

В обязанности работника входит:

2.1. Обеспечение ведения и хранения технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами:

• Регистрация и учет технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами, а также документов, свидетельствующих об исполнении требований нормативных правовых актов Российской Федерации к осуществлению деятельности по управлению многоквартирными домами (документация по управлению многоквартирными домами) в делопроизводстве организации;
• Составление графиков документооборота для документации по управлению многоквартирными домами;
• Контроль соблюдения правил оформления, ведения и актуализации (исполнения) в структурных подразделениях организации документации по управлению многоквартирными домами;
• Осуществление мероприятий по подготовке документов к уничтожению и архивному хранению;
• Оформление документации по управлению многоквартирными домами на оперативное хранение в делопроизводстве организации;
• Восстановление документации по управлению многоквартирными домами;
• Внесение сведений документации по управлению многоквартирными домами в программы и базы данных;
• Контроль соответствия данных информационных систем организации документации по управлению многоквартирными домами;
• Подготовка предложений по совершенствованию системы учета и хранения документации по управлению многоквартирными домами в организации;
• Осуществление процедур приема (передачи) технической и иной связанной с управлением многоквартирными домами документации от внешних организаций (внешним организациям).

Необходимые умения:

• Составлять перечень документации по управлению многоквартирными домами для структурных подразделений и организации в целом;
• Оформлять и регистрировать документацию по управлению многоквартирными домами;
• Использовать современные технологии учета и хранения документации;
• Составлять номенклатуру дел управляющей организации;
• Оформлять дела для текущего хранения в организации документации по управлению многоквартирными домами;
• Документировать факты утраты (отсутствия) документации по управлению многоквартирными домами;
• Восстанавливать документацию по управлению многоквартирными домами;
• Оформлять акты приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
• Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов;
• Работать в системе электронного документооборота организации;
• Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для осуществления коммуникаций в организации;
• Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией.

Необходимые знания:

• Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникации и связи;
• Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации;
• Нормативные правовые акты, регламентирующие учет, ведение, актуализацию, хранение, процедуры приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
• Нормативные правовые акты, регламентирующие требования к оформлению документации по управлению многоквартирными домами;
• Состав документации по управлению многоквартирными домами;
• Стандарты Российской Федерации в области документационного обеспечения управления организаций;
• Основы документоведения;
• Правила оформления реквизитов деловых документов;
• Технологии работы с документами организации;
• Требования к оформлению документов на хранение в организации;
• Функциональные особенности систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

Другие характеристики:

• Не предусмотрено

2.2. Организация работы по регистрационному учету пользователей помещений многоквартирных домов:

• Сбор необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
• Ведение учета сведений и документов собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
• Прием от граждан документов регистрационного учета;
• Работа с документами регистрационного учета;
• Обработка и обновление необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
• Внесение регистрационных данных о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме в программы и базы данных;
• Ответственное хранение документов и сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, а также о лицах, использующих общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров, в электронном виде и (или) на бумажных носителях;
• Передача документов в органы внутренних дел.

Необходимые умения:

• Обобщать и систематизировать информацию о собственниках и пользователях помещений в многоквартирном доме;
• Вести картотеку сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме;
• Документировать процедуры приема-передачи документов;
• Вести прием граждан по вопросам регистрационного учета;
• Пользоваться базами данных для сбора, актуализации и хранения информации о собственниках и нанимателях;
• Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для осуществления коммуникаций в организации;
• Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией.

Необходимые знания:

• Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи;
• Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации;
• Основы миграционного законодательства Российской Федерации;
• Требования законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
• Основы конфликтологии;
• Основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности;
• Этика делового общения.

Другие характеристики:

• Не предусмотрено

2.3. Организация работы по обращениям потребителей жилищно-коммунальных услуг:

• Рассмотрение жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг;
• Проведение осмотров общего имущества по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов;
• Проведение осмотров жилых помещений по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов;
• Привлечение специализированных организаций для получения экспертных заключений;
• Организация проведения мероприятий по результатам рассмотрения жалоб и предложений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг и результатов комиссионного обследования общего имущества многоквартирных домов и экспертных заключений;
• Контроль исполнения мероприятий по жалобам и предложениям по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг;
• Внесение информации о работе по жалобам и обращениям пользователей в программы и базы данных;
• Информирование потребителей о результатах рассмотрения обращений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.

Необходимые умения:

• Работать в системе электронного документооборота;
• Оформлять все виды организационно-распорядительной документации;
• Определять необходимые мероприятия для рассмотрения типичных жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам предоставления жилищно-коммунальных услуг;
• Определять порядок рассмотрения обращений в зависимости от формы и вида обращения;
• Составлять план мероприятий по контролю исполнения документов по обращениям потребителей с использованием возможностей программного обеспечения, используемого организацией;
• Составлять сводки об исполнении поставленных на контроль обращений и классификаторы причин неисполнения обращений пользователей жилых помещений;
• Документировать результаты осмотров состояния многоквартирных домов и объектов благоустройства;
• Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», информационные системы общего пользования для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями;
• Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией.

Необходимые знания:

• Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи;
• Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями;
• Основы документоведения;
• Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
• Система документационного обеспечения управления органов государственной власти и организаций;
• Требования к качеству коммунальных услуг;
• Порядок планирования деятельности по содержанию многоквартирного дома;
• Нормативные правовые акты в области защиты прав потребителей;
• Нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства по обращениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях;
• Современные формы коммуникаций с собственниками и нанимателями жилых помещений многоквартирных домов;
• Правила оформления и применения электронной цифровой подписи.

Другие характеристики:

• Не предусмотрено

3. ПРАВА

Работник вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными

настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,

предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

 

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от 12 февраля 2022 года № 67 и профессиональным стандартом «Специалист по управлению многоквартирными домами», утвержденным приказом Минтруда России от 31.07.2019 № 538н.

 

СОГЛАСОВАНО

С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.