Кемерово – 8-961-861-02-88
Юрга – 8 (38451) 4-92-79

Как подготовить документы к общему собранию собственников помещений в МКД

Актуально на 11 мая 2023

Любовь Чеснокова, главный редактор объединенной редакции «Городское хозяйство и ЖКХ»

Денис Нестеренко, генеральный директор ООО «АУДИНОР», независимый эксперт по антикоррупционной экспертизе НПА, практикующий юрист в сфере ЖКХ

В рекомендации мы перечислили и рассказали обо всех документах, которые потребуются, чтобы инициировать и провести ОСС. Следуйте рекомендации, чтобы подготовиться к собранию по всем правилам.

Внимание

Если оформить протокол общего собрания с ошибками, суд может аннулировать итоги собрания (подп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК)

Решения и протокол – это официальные документы (ч. 1 ст. 46 ЖК). За подделку официальных документов грозит уголовное наказание вплоть до лишения свободы (ч. 1 ст. 327 УК).

Внимание

при подготовке документов к ОСС учитывайте, что в собрании вправе участвовать как сами собственники, так и лица, которые приняли помещения от застройщика, но пока не оформили собственность

Таким правом они могут воспользоваться в течение года с даты разрешения на ввод МКД в эксплуатацию (ч. 1.1 ст. 44 ЖК)1

Какие документы подготовить к общему собранию

Документы, которые обязательно нужны к общему собранию, условно разделим на две группы: основные и вспомогательные.

Основные документы к общему собранию – это:

Вспомогательные документы – это реестр собственников помещений в МКД, реестр вручения сообщений о предстоящем собрании и списки присутствующих и приглашенных на общее собрание.

С помощью реестра вы подготовите бланки решений собственников, а по списку присутствующих рассчитаете кворум. В реестре вручения сообщений о предстоящем общем собрании каждый собственник должен расписаться в том, что его получил.

Внимание

Реестр собственников помещений в МКД УО, правление ТСЖ, ЖК, ЖСК обязаны вести независимо от факта проведения общего собрания. Такая обязанность установлена с 11 января 2018 года (ч. 3.1 ст. 45 ЖК).

Реестр
собственников

Лист регистрации собственников,
пришедших на общее собрание

Реестр вручения собственникам
помещений сообщений
о проведении общего собрания

От чьего имени составить документы общего собрания

Понять, кто именно приглашает собственников на общее собрание, можно из сообщения о его проведении. Именно там указано, кто его инициатор.

В таблице 1 наглядно видно, кто должен оформлять документы для общего собрания в зависимости от того, кто его инициировал.

Таблица 1. Кто оформляет документы общего собрания

Кто инициирует общее собрание в МКД

Кто оформляет документы к общему собранию

Инициативная группа собственников самостоятельно

Члены инициативной группы

Собственники, которые направили в УО (ТСЖ, ЖК, СПК) заявление о необходимости провести общее собрание

УО (ТСЖ, ЖК, СПК)

УО

УО

Орган местного самоуправления

Орган местного самоуправления

Пример

Пример подготовки УО документов общего собрания по заявлению собственников

Собственники помещений в МКД могут направить в УО письменное обращение о проведении общего собрания. Таких собственников должно быть не менее чем 10 процентов голосов от общего количества голосов собственников помещений в МКД (ч. 6 ст. 45 ЖК).

В УО поступило обращение от собственников о проведении общего собрания. Обращение подписали собственники, обладающие 32% голосов от общего количества голосов собственников помещений в МКД. УО обязана организовать общее собрание собственников помещений в МКД.

Расходы на организацию и проведение общего собрания в рассматриваемом случае нужно оплатить из платы за содержание общего имущества в МКД. Это определено условиями договора управления МКД. Такой порядок соответствует положениям пункта 3.5 части 2 статьи 44 ЖК.

Ситуация

Кто должен подготовить документы к общему собранию по вопросу выбора способа управления МКД после аннулирования лицензии УО

В случае прекращения действия лицензии УО общее собрание собственников помещений в МКД для решения вопроса о выборе способа управления МКД созывает орган МСУ (ч. 4 ст. 200 ЖК). Например, муниципалитет.

Таким образом, документы, необходимые для общего собрания в МКД, должен подготовить орган МСУ или лицо, им уполномоченное. О том, что УО лишили лицензии, орган МСУ узнает от ГЖИ.

Ситуация

На что потребуются деньги при организации общего собрания

Ответ на данный вопрос не урегулирован на законодательном уровне и должен рассматриваться в индивидуальном порядке. Выделим общие позиции расходов на организацию и проведение общего собрания в МКД:

Ситуация

За счет каких денег УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК должны организовывать проведение общего собрания в МКД

Решение о том, кто оплачивает расходы на созыв и организацию общего собрания в МКД, принимает общее собрание в МКД (п. 3.5 ч. 2 ст. 44 ЖК).

Если ОСС инициирует сама УО, то и оплачивать расходы на организацию такого общего собрания будет УО.

Какие сведения включать в сообщение о проведении общего собрания

Инициатор должен заранее уведомить собственников помещений в МКД о предстоящем общем собрании. Уведомление необходимо направить не позднее чем за 10 календарных дней до даты общего собрания (ч. 4 ст. 45 ЖК).

В сообщении о проведении общего собрания собственников помещений в МКД укажите:

Сообщение о предстоящем собрании – это первый документ, в котором формулируют вопросы, по которым должны будут проголосовать собственники. Формулировки из сообщения об ОСС один в один нужно перенести в протокол общего собрания по его итогам. От этого в том числе зависит законность принятого решения. Это определяют положения приказа Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр.

Если формулировку вопроса, по которому принимает решение общее собрание, предусматривает закон, в повестке и в протоколе укажите именно эту формулировку без изменений.

Общее собрание собственников не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня данного собрания, а также изменять повестку дня собрания (ч. 2 ст. 46 ЖК).

Подробнее о том, как оформить и передать собственникам сообщение о проведении общего собрания, читайте в отдельных рекомендациях.

Ситуация

Какой период проведения общего собрания в заочной форме указать в сообщении о собрании

Например, две недели.

Период проведения общего собрания в заочной форме определяет инициатор. Закон инициаторов в этом не ограничивает, но нужно учитывать, что собственникам необходимо время, чтобы принять участие в собрании и вернуть заполненный бланк с результатами.

В сообщение о проведении общего собрания укажите:

Принявшими участие в общем собрании, проводимом в форме заочного голосования (опросным путем), считаются собственники помещений в МКД, решения которых получены до даты окончания их приема. Это определено ч. 2 ст. 47 ЖК.

Ситуация

Вправе ли УО определять повестку общего собрания

Да, вправе, если созывает его по собственной инициативе (ч. 7 ст. 45 ЖК).

Во всех случаях повестку общего собрания формирует его инициатор (собственники помещений в МКД, орган местного самоуправления, УО) (ч. 4–5 ст. 45 ЖК).

Ситуация

Можно ли в сообщении о проведении общего собрания не расписывать подробно повестку такого собрания

Нет, нельзя.

В сообщении о проведении общего собрания должна быть повестка такого собрания (п. 4 ч. 5 ст. 45 ЖК).

Общее собрание собственников помещений в МКД не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня данного собрания, а также изменять повестку дня данного собрания (ч. 2 ст. 46 ЖК).

Как подготовить бланк решения собственника по вопросам, поставленным на голосование

Письменные решения собственников по вопросам повестки для – это одно из обязательных приложений к протоколу ОСС. В обязательном порядке их оформляют для очно-заочной и заочной формы собрания (подп. «ж» п. 20 Требований к оформлению протокола, утвержденных приказом Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр, ч. 4, 4.1 и 5 ст. 48 ЖК). Когда стоит оформить письменные бланки решений для очной формы голосования, мы разобрали в отдельном материале.

В решении собственника должны быть указаны:

  1. сведения об участнике голосования;
  2. сведения о документе, который подтверждает право собственности на помещение в МКД (например, номер и дату государственной регистрации права);
  3. решения по каждому вопросу повестки дня в формулировке «за», «против» или «воздержался».

Скачайте бланк решения для очного, заочного и очно-заочного голосования.

Эти требования установлены частью 5.1 статьи 48 ЖК. Также укажите в бланке дату голосования и подпись участника – эти данные следует указать, чтобы можно было определить, когда участник передал своё решение.

Рисунок 2. Решения собственника на общем собрании в МКД

Ситуация

Если собственник заполнил решение по одному из вопросов с ошибкой, можно ли засчитывать его ответы по другим вопросам

Да, можно.

При подсчете голосов на общем собрании засчитывают голоса по вопросам, по которым собственник оставил только один из возможных вариантов голосования. Оформленные с нарушением голоса не засчитывают (ч. 6 ст. 48 ЖК). Например, ошибкой считают одновременно три отметки по одному вопросу – «за», «против» и «воздержался».2

Как оформить протокол общего собрания по его итогам

Решения, которые приняли на общем собрании собственники помещений в МКД, необходимо оформить протоколом в письменном виде (ч. 1 ст. 46 ЖК). Требования к оформлению протокола утверждает приказ Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр (далее – Требования № 44/пр).

У инициатора общего собрания есть 10 дней с даты проведения общего собрания, чтобы оформить протокол (п. 2 Требований № 44/пр).

Решения общего собрания собственников должны быть доведены до сведения всех собственников помещений, в том числе и не принявших участие в собрании, в течение 10 дней со дня принятия этих решений (ч. 3 ст. 46 ЖК).

Рисунок 3. Протокол общего собрания собственников в форме очно-заочного голосования

Кликните на картинку, чтобы ее увеличить

Протокол общего собрания в форме очного голосования

Протокол общего собрания в форме заочного голосования

Протокол ОСС включает четыре раздела:

Содержательная часть протокола общего собрания состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть протокола общего собрания включает реквизиты собрания и собственников (п. 12 Требований № 44/пр).

Основная часть протокола общего собрания включает разделы, каждый из которых – отдельный вопрос повестки дня (п. 16 Требований № 44/пр). Добавляйте только те вопросы, которые указали в уведомлении о проведении общего собрания. Если вопросов несколько, нумеруйте и располагайте их в протоколе в порядке обсуждения.

Реквизиты подписи протокола общего собрания содержат сведения о фамилии и инициалах лица, которое подписало протокол, подпись и дату ее проставления (п. 22 Требований № 44/пр). Наглядную структуру протокола ОСС смотрите на рисунке 4.

В таблице 2 мы назвали обязательные для протокола общего собрания пункты и пояснили, как их заполнить.

Таблица 2. Как заполнить обязательные пункты протокола общего собрания в МКД

Положения, которые обязательно должны быть в протоколе

Как заполнить обязательные положения протокола

Наименование документа

Напишите «Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме»

Дата

В качестве даты протокола общего собрания укажите дату подведения итогов общего собрания (подходит для очной формы общего собрания).

Если у собрания была заочная часть или его проводили в заочной форме, то нужно указать и дату окончания подсчета голосов. Удобно это показать в виде «с» – «по», если собрание проходило несколько дней. В таком случае указывают дату начала и дату окончания общего собрания. Как правило, все очно-заочные и заочные голосования проходят несколько дней – чтобы все желающие успели передать свои решения.

Важно! Дата собрания, указанная в протоколе, должна совпадать с датой, указанной в сообщении о предстоящем общем собрании

Номер

Впишите порядковый номер общего собрания в течение календарного года

Место проведения общего собрания

Укажите адрес, по которому проходило собрание, если оно было в очной форме.

Укажите адрес, по которому собирали письменные решения собственников, если собрание было заочным или очно-заочным.

Если собрание проводили в ГИС ЖКХ, то укажите местом проведения адрес многоквартирного дома.

Важно! Место проведения собрания, указанное в протоколе, должно совпадать с местом, указанным в сообщении о предстоящем общем собрании

Заголовок к содержательной части протокола общего собрания

В заголовке укажите:

  • адрес многоквартирного дома;
  • вид общего собрания (годовое, внеочередное);
  • форму общего собрания (очное, заочное, очно-заочное голосование)

Содержательная часть протокола общего собрания

Содержательная часть состоит из вводной и основной (см. рисунок 4)

Во вводной части обязательно должны быть такие строчки:

  • инициатор общего собрания;
  • председатель, секретарь, члены счетной комиссии (если они не избраны ранее, то выбор председателя, секретаря и членов счетной комиссии перейдет в основную часть протокола);
  • присутствующие и приглашенные лица;
  • общее количество голосов собственников помещений в МКД;
  • количество голосов собственников помещений в МКД, принявших участие в голосовании на общем собрании;
  • сведения об общей площади жилых и нежилых помещений в МКД;
  • повестка дня общего собрания;
  • вывод о правомочности (наличии или отсутствии кворума) общего собрания;
  • информация о месте (адресе) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений в МКД по вопросам, поставленным на голосование (если ранее оно не определено, то выбор такого места перейдет в основную часть протокола).

В содержательней части нужно указать отдельно все вопросы повестки дня, варианты ответов «за», «против», «воздержался». Обсуждение вопроса повестки дня отражают в протоколе так: «слушали», «предложено», «решили»

Приложения к протоколу
  • реестр собственников помещений в МКД;
  • копия сообщения о проведении;
  • документы или их копии, которые подтверждают направление, вручение сообщения о собрании собственникам помещений либо его размещение в помещении МКД или в ГИС ЖКХ;
  • списки присутствовавших и приглашенных;
  • документы или их копии, удостоверяющие полномочия представителей присутствовавших и приглашенных лиц;
  • документы, которые общее собрание рассмотрело согласно повестке дня;
  • письменные решения собственников и их представителей.

К протоколу можно приложить и другие документы, если на них указали в содержательной части протокола (п. 20 Требований № 44/пр)

Реквизиты подписи протокола

Ф. И. О. того, кто подписал протокол:

  • председатель;
  • секретарь;
  • члены счетной комиссии;
  • инициатор.

Рядом с каждыми Ф. И. О. нужно поставить подпись и указать дату

Внимание

Протокол собрания собственников помещений в МКД о создании ТСЖ и об утверждении его устава должны подписать все собственники помещений в МКД, которые проголосовали «за» (ч. 1.1 ст. 136 ЖК).

 

Ситуация

Обязательно ли к протоколу общего собрания собственников помещений в МКД оформлять отдельный протокол подсчета голосов

Нет, не обязательно. Жилищное законодательство это не предусматривает.

Решения общего собрания собственников помещений в МКД оформляются протоколами в соответствии с установленными требованиями (ч. 1 ст. 46 ЖК).

Протокол общего собрания составляет в письменной форме секретарь общего собрания.

Подписывают протокол: председательствующее на собрании лицо, секретарь общего собрания, а также лица, которые проводили подсчет голосов.

В ГК решениям собраний посвящена глава 9.1, которая содержит общие требования к протоколу собрания. Оформление протокола подсчета голосов не предусмотрено.

Ситуация

Кто должен подписать протокол общего собрания, если кандидатура председателя или секретаря собрания отклонили

Инициаторы ОСС.

Они должны указать свои фамилии и инициалы, дату подписания. Это правило применяют также, если собственники отклонили кандидатуры лиц, которые считают голоса. Это предусматривают пункты 22, 23 Требований № 44/пр.

Ситуация

Кто должен подписать протокол собрания собственников, если счетная комиссия избрана, но отказывается его подписывать

Инициаторы, председатель и секретарь общего собрания.

Отказ счетной комиссии от подписания протокола не влияет на итог принятых решений собственниками помещений в МКД.

После подсчета голосов протокол подписывают:

Данные положения применяются по аналогии с пунктами 4, 23 Требований№ 44/пр, когда кандидатуры лиц для подсчета голосов отклонены собственниками.

В протоколе сделайте пометку о том, что счетная комиссия отказалась от подписи.

Ситуация

Что делать, если председатель собрания отказался подписать протокол общего собрания

В этой ситуации целесообразно указать причину отказа от подписи председателя собрания и заверить этот отказ подписями двух инициаторов или других участников собрания.

Обязанность председателя общего собрания подписать протокол этого собрания закрепляют нормы ГК и ЖК.

Отказ от подписания такого протокола закон не предусматривает.

Также законодательство не содержит норм, регулирующих порядок подписания протокола общего собрания в случае отказа от подписи председателем.

Если председатель общего собрания отказался от подписания протокола можно применить общий порядок, установленный обычаями делового оборота или другими нормативными актами по аналогии. Например, ст. 24Федерального закона от 8 декабря 1995 г. № 193-ФЗ «О сельскохозяйственной кооперации».

Ситуация

Можно ли исправить техническую ошибку в протоколе ранее проведенного общего собрания собственников

Да, если исправление ошибок не приведет к изменению смысла, содержания протокола и принятых решений.

Процедуру исправления ошибок в документах общих собраний собственников помещений в МКД законодательство не предусматривает.

Исправления в протокол общего собрания собственников помещений в МКД (далее – протокол общего собрания) можно внести, если они необходимы для исправления технических, орфографических и синтаксических ошибок и неправильных сведений. Председатель, секретарь общего собрания и члены счетной комиссии, если они участвовали в первоначальном составлении протокола, исправляют ошибки в протоколе и заверяют их подписями.

Внесение изменений в протокол обоснованно и законно, если доказан факт наличия ошибочных сведений. Дата внесения изменений не изменяет дату составления протокола.

Ситуация

Нужно ли отражать в протоколе ОСС сведения о тех собственниках, которые проголосовали «против»

Да, но только по требованию собственника, который проголосовал «против».3

В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол (п. 5 ч. 4 ст. 181.2 ГК).

В случае отсутствия подобного волеизъявления, указываются лишь результаты голосования по каждому вопросу повестки дня. Это следует из п. 3 ч. 4 ст. 181.2 ГК.

Стоит отметить, что в ГК не определена процедура фиксации требования либо отсутствия такого требования лица, голосовавшего против принятия решения собрания, о внесении соответствующей записи в протокол собрания.

Нормы ГК, регламентирующие правила проведения собраний, применяются к участникам жилищных правоотношений с учетом специальных правил проведения общих собраний собственников помещений в МКД, установленных ст.ст. 44–48 ЖК. Соответственно, в рамах ч. 1 ст. 45 ЖК целесообразным представляется определить порядок фиксации наличия или отсутствия указанных требований путем утверждения такого порядка на общем собрании собственников помещений в МКД.

Какие приложения нужно оформить к протоколу общего собрания

Обязательными приложениями к протоколу общего собрания собственников помещений в МКД считают:

К протоколу можно приложить другие документы, если они названы в содержательной части протокола. Общее собрание может определить их обязательными приложениями к протоколу ОСС.

Это устанавливает пункт 20 Требований № 44/пр.

Чтобы оформить приложения к протоколу ОСС, пронумеруйте страницы протокола и все приложения к протоколу общего собрания собственников. На первом листе приложения укажите:

Рисунок 5. Заголовок обязательного приложения к протоколу общего собрания собственников помещений

Страницы протокола и каждого приложения к нему нумерует и сшивает секретарь общего собрания, последнюю страницу протокола должен подписать председатель собрания.

Это устанавливает п. 21 Требований № 44/пр.

© Материал из Справочной системы «Управление многоквартирным домом»
https://vip.1umd.ru
Дата копирования: 11.05.2023