Какие документы вы обязаны показывать собственникам, а в чем законно можете отказать

Актуально на 24 февр 2025

Сусана Киракосян, кандидат юридических наук, доцент, независимый эксперт по антикоррупционной экспертизе НПА, председатель Подкомитета ТПП РФ по развитию бизнеса в сфере управления жилой недвижимостью

Любовь Чеснокова, главный редактор объединенной редакции «Городское хозяйство и ЖКХ»

В рекомендации мы детально разобрали, в чем разница между понятиями «ознакомить с документами» и «предоставить информацию». Вы узнаете, в каких случаях и как можно отказать собственнику, как поступить, если разместили нужную информацию на доске объявлений или в ГИС ЖКХ, но собственник требует предъявить документы лично ему.

Объяснили разницу в терминахЭти документы нужно представлятьКак законно отказать

Чем отличается «ознакомить с документами» от «предоставить информацию»

В мире юристов есть два вида работы с документами: ознакомить с документами и предоставить информацию, которая содержится в документах. Такой подход сформирован судебной практикой.

Собственники не обязаны иметь юридическое образование и использовать правильные термины, когда хотят что-то узнать в УО. Сотрудник УО должен задать наводящие вопросы и понять, что именно хочет гражданин.

Первый вид работы с документами – ознакомить.

Юристы говорят: «Ознакомить с документами», «Предоставить доступ к документам». На «обычном» языке это означает показать документы, дать возможность их прочитать, сфотографировать. Как правило, собственники требуют предъявить им оригиналы документов для ознакомления, и у вас нет оснований им в этом отказать. На сайте ТСЖ, портале ГИС ЖКХ размещены отсканированные копии документов товарищества, поэтому ознакомление с ними не может заменить возможность ознакомиться с оригиналами.

Читайте далее, обязана ли УО делать копии документов, чтобы передать их собственнику по запросу

Второй вид работы с документами – предоставить информацию.

Вы можете сообщить собственнику информацию, которая его интересует, и не показывать документ в полном объеме. Это возможно, например, в случае, если собственник запрашивает информацию, которая уже размещена в ГИС ЖКХ. Тогда вы вправе указать источник и отказать в предоставлении этой же информации повторно. При этом собственнику вправе ознакомиться с документами в офисе УО.

Пример

отличие информации от документа

Информация – это сведения об организации, показателях ее финансово-хозяйственной деятельности, услугах и работах, состоявшихся общих собраниях. Документ – это носитель информации, оформленный письменно и содержащий необходимые реквизиты.

Сообщить информацию можно в устной или письменной форме, с предоставлением документа или без такового. Список информации, подлежащей раскрытию, указан в пунктах 31, 32 Правил 416. А в пункте 34 Правил № 416 определены сроки предоставления такой информации.

Внимание

УО, ТСЖ, ЖСК, ЖК обязаны обеспечить доступ собственников к достоверной и полной информации об управлении МКД

Это следует из части 10.1 статьи 161 ЖК и раздела 8 Порядка осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденного постановлением Правительства от 15.05.2013 № 416 (далее – Порядок № 416).

Как показывать оригиналы документов

Чтобы ознакомить собственника с обязательными к раскрытию документами по запросу собственника, выполните по порядку четыре действия:

• напомните собственнику часы приема, когда он может ознакомиться с документами;
• зарегистрируйте дату и время приема собственника в учетном журнале;
• дайте собственнику подписать журнал, а если он откажется – сделайте отметку об этом;
• предупредите, что УО в соответствии со статьей 19 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обязана принять организационные и технические меры, чтобы обеспечить безопасность персональных данных. Сообщите, какие документы могут быть представлены, а какие нет.

Вы можете вести фото- и видеофиксацию того, как собственник изучает документы. Такая мера дисциплинирует собственника и необходима на случай судебного спора. Например, в ситуации, когда собственник утверждает, что УО отказала ему в доступе к документам.

Не требуйте денег за ознакомление с документами. Собственник вправе сделать бесплатно фото на телефон и фотоаппарат. Платно можно сделать копии документов, если собственник попросит и у вас есть такая возможность. Для этого должно быть основание – утвержденный прейскурант на ксерокопию страниц. Не рискуйте, если у вас нет такого прейскуранта. Откажите или сделайте копию бесплатно.

Когда и как нужно представлять копии документов

Организуйте передачу собственнику копий документов, если это предусмотрено договором управления. Если в договоре не указано, что УО должна представлять копии обязательных для ознакомления документов, то вы вправе этого не делать.

Если будете передавать собственнику документы, то напомните ему часы приема в офисе УО. Во время визита зарегистрируйте дату и время приема собственника в учетном журнале. Дайте собственнику подписать журнал, а если он отказывается – сделайте отметку об этом.

Предупредите, что УО в соответствии со статьей 19 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обязана принять организационные и технические меры, чтобы обеспечить безопасность персональных данных. Сообщите, копии каких документов могут быть представлены, а каких – нет.

Если собственник просит снять ему копии и у вас есть такая возможность, это можно сделать платно. Для этого должно быть основание – утвержденный прейскурант на ксерокопию страниц. Не рискуйте, если у вас нет утвержденной цены на услугу «копия документа». Откажите или сделайте копию бесплатно.

Какие документы УО должна представлять собственнику

Чтобы понять, надо ли представить документ, который требует собственник, руководствуйтесь положениями ЖК, Порядка № 416, Правил № 491, Правил предоставления коммунальных услуг, утвержденных постановлением Правительства от 06.05.2011 № 354.

Список таких документов смотрите в таблице, мы указали название документа и каким нормативным актом это регламентировано.

Рисунок 1. Перечень документов, которые УО должна представить собственнику по запросу

Ситуация

Обязана ли УО предоставить по запросу собственника договор управления МКД

Да, обязана.

Собственники помещений представляют собой сторону договора управления. Поэтому они вправе не только ознакомиться, но и получить заверенные экземпляры договора и приложений к нему. Такое правило следует из части 1 статьи 162 ЖК.

Какие документы можно не представлять собственнику

Есть ряд документов, которые вы не обязаны показывать собственникам. Например, внутренние документы УО: штатное расписание, должностные инструкции, бухгалтерские документы, которые отражают денежные отношения с подрядчиками. Все они обладают тремя признаками:

• прямо не названы в ЖК, Порядке № 416, Правилах № 354;
• относятся к категории первичных бухгалтерских документов;
• могут содержать коммерческую тайну.

Иное может быть предусмотрено договором управления МКД, уставом или собранием членов ТСЖ.

В ТСЖ уставом или решением общего собрания членов ТСЖ может быть предусмотрена возможность ознакомления с внутренними документами (п. 9  ч. 3 ст. 143.1 ЖК). Для ТСЖ закон устанавливает также иные специальные требования ознакомления с документами. Читайте о них в отдельной рекомендации.

Если вы решили не показывать собственнику документ, который он запрашивает, подготовьте аргументы в защиту своей позиции. На рисунке 2 мы показали 10 видов документов из категории «не обязаны показывать». В отдельной таблице мы дали обоснование, почему такие документы можно не показывать собственникам, и примеры успешной судебной практики.

Рисунок 2. Перечень документов, которые УО не обязана показывать или представлять собственнику по запросу

УО не обязана раскрывать условия договоров с подрядчиками. По запросу собственника предоставьте информацию о том, что договоры с подрядчиками заключены, сообщите их даты, номера, возможно, объемы работы. 

Совет

включайте в договоры с подрядчиками условие о том, что сумма договора составляет коммерческую тайну и не может разглашаться третьим лицам без соответствующего решения суда.

 

Рисунок 3. Пример формулировки в договоре с подрядчиком условия о конфиденциальности информации о стоимости договора

Ситуация

Можно ли отказать в ознакомлении с подлинниками документов, размещенных на сайте или в ГИС ЖКХ

Нет, нельзя.

Собственники при желании могут ознакомиться с подлинниками документов: договором управления МКД и приложениями к нему, протоколами ОСС. Поэтому, отказывая в предоставлении информации, будьте корректны. Сообщите, что с подлинником документа можно ознакомиться в офисе УО в присутствии представителя УО.

Ситуация

Обязаны ли УО, ТСЖ, ЖСК предоставить протокол ОСС собственнику по его требованию

Нет, не обязаны.

Протоколы ОСС вместе с приложениями передают на хранение в орган ГЖН (ч. 3.1 ст. 45 ЖК). Таким образом, УО, ТСЖ, ЖСК не имеют оснований выдавать для ознакомления материалы ОСС, переданные на хранение в орган ГЖН.

При этом протоколы ОСС должны размещаться в системе ГИС ЖКХ в порядке, установленном приказом Минстроя от 07.02.2024 № 79/пр. Если собственник запросил протокол, направьте в установленные сроки ответ собственнику о том, что с информацией, которая подлежит раскрытию, собственник вправе ознакомиться в системе ГИС ЖКХ.

Ситуация

Можно ли предоставить собственнику выписку из протокола общего собрания

Да, можно.

Закон не обязывает предоставлять выписки из протоколов общих собраний собственников и членов жилищных объединений. Поэтому форма выписки официально не утверждена. Если собственник просит предоставить ему информацию по одному из вопросов повестки дня собрания, подготовьте письменный ответ в свободной форме. В нем изложите формулировку интересующего вопроса и как распределились голоса собственников. К ответу приложите копию нужного листа из протокола.

Рисунок. Пример выписки из протокола общего собрания

Как законно отказать и не показывать документы

Выполните три действия, чтобы отказать в ознакомлении с документами в рамках закона.

1. Проверьте наличие документа в ГИС ЖКХ или на сайте УО

Собственники не различают понятия «предоставить информацию» и «показать документ». А потому требуют показать им финансовые и внутренние документы УО, а не предоставить информацию об основных показателях финансово-хозяйственной деятельности. Закон оставляет вам право не показывать сам документ, а предоставить по запросу собственника отдельные сведения из этого документа.

Если собственник запросил информацию или документ, который опубликован на вашем сайте или в ГИС ЖКХ, сообщите, что с ним можно ознакомиться на сайте. Отказ в передаче такого документа будет законным. Но помните, что у собственника есть право ознакомиться с оригиналами документов.

2. Проверьте, нет ли ограничений в передаче документов

Ограничения обусловлены законодательством (рисунок 1). Например, в документе, который у вас запросили, есть персональные данные третьего лица или сведения, которые вы не вправе разглашать (зарплаты сотрудников).

Пример

Суд отказал в ознакомлении с документами: договорами с подрядчиками, актами сверки с РСО и подрядчиками, схемами и актами установки и приемки в эксплуатацию ОПУ. Истребование таких документов не предусматривает ЖК.

Также суд посчитал необоснованным требование о представлении документов ТСЖ, датированных ранее даты возникновения у истцов права собственности на квартиру. Получение таких документов не влияет на объем прав и обязанностей собственников и по существу находится за пределами их правового интереса (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 21.04.2015 по делу № 2-3663/2014).

3. Подготовьте письменный мотивированный отказ

Отвечать на запрос собственника надо независимо от того, будете вы представлять собственнику документ или нет. Если вы не предоставили ответ, надзорный орган может квалифицировать ваши действия как административное нарушение.

Рисунок 4. Шаблон ответа на запрос с мотивированным отказом

Ситуация

Можно ли отказать в доступе к бюллетеням голосования собственников

Да, можно.

Собственники могут потребовать только копии собственных бюллетеней. Остальные бюллетени содержат персональные данные. Их предоставление имеет целью проверить правомерность проведенного собрания. Для этого есть отдельная процедура оспаривания решений собраний (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 16.04.2019 по делу № 33-4485/2019).

В какие сроки представлять документы по запросу собственника

Общий срок ответа на обращения – 10 рабочих дней с даты, когда оно поступило (п. 36 Правил № 416). Для передачи некоторых документов установлены сокращенные сроки, это акты:

• проверки качества ЖКУ;
• о причинении ущерба УО.

Срок передачи таких документов – три рабочих дня со дня получения запроса (абз. 5 п. 34 Порядка № 416).

Какая ответственность грозит УО, если не представить собственнику документы без законной причины

Если УО ограничила собственнику доступ к документам, он вправе:

• обратиться с письменной претензией в УО, ТСЖ, ЖК;
• написать жалобу в ГЖИ, Роспотребнадзор;
• обязать через суд представить документы и взыскать потребительский штраф, судебные расходы.

При выявлении нарушения ГЖИ возбудит дело об отказе в предоставлении информации (ст. 5.39 КоАП). Должностное лицо управляющей МКД организации могут оштрафовать от 5000 до 10 000 руб. в трех случаях:

• не предоставили информацию, которую обязаны предоставить по закону;
• предоставили информацию несвоевременно;
• предоставили заведомо недостоверную информацию.

Когда собственник может запросить у УО документы через суд

Отказ в предоставлении информации и документации собственник может обжаловать в суде. Собственник может потребовать через суд передачи нужных ему документов и компенсации морального вреда (ст. 12, 308.3 ГК).

Возражение на такое требование должно быть юридически грамотным. Если вы уже организовали собственнику доступ к документам, предоставьте доказательства. Доказательствами могут быть: ответ на запрос собственника, журнал приема, акт, видео- и фотоматериалы.

© Материал из Справочной системы «Управление многоквартирным домом»
https://1umd.ru
Дата копирования: 24.02.2025