Какими нормативными актами руководствоваться при обеспечении хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК
Главный нормативно-правовой документ, который регламентирует хранение документов, – это Закон от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».
Закон распространяется на ТСЖ, ЖСК, ЖК потому, что хранение документов – одна из функций юридического лица независимо от организационной формы. Чтобы организовать хранение документов, также руководствуйтесь:
- Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете);
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77);
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Какие документы являются обязательными для ТСЖ, ЖК, ЖСК
Все документы в деятельности ТСЖ, ЖК, ЖСК — это их документальный фонд. Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд. В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:
- документы Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
- документы постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.
Такие правила предусмотрены пунктами 7, 9, 37 Правил № 77.
В таблице 1 мы назвали документы, обязательные для жилищного объединения, и разделили их на группы.
Таблица 1. Документы, обязательные для жилищного объединения
Каким способом хранить архивные документы ТСЖ, ЖК, ЖСК
Хранить архивные документы, находящиеся в собственности ТСЖ, ЖК, ЖСК, вы можете:
- самостоятельно;
- передать в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений, осуществляющих функции по сохранности документации.
Условия хранения документов определяются товариществом или кооперативом с соблюдением норм Закона об архивном деле (ч. 4 ст. 18 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
СИТУАЦИЯ
Входит ли создание архива в обязанности ТСЖ, ЖК, ЖСК
Нет, не входит.
Создание архива закон относит к праву, а не к обязанности ТСЖ, ЖК, ЖСК.
Если вы не можете или не хотите создавать собственный архив – передайте архивные документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
СИТУАЦИЯ
Обязаны ли ТСЖ, ЖК, ЖСК передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам
Нет, не обязаны.
Жилищные объединения могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным или муниципальным архивам. Услуги хранения оказываются на платной основе. Для этого ТСЖ, ЖК, ЖСК заключают с соответствующим архивом возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона об архивном деле).
Кто устанавливает порядок хранения документов в ТСЖ, ЖК, ЖСК
Порядок хранения документов и организация документооборота разрабатываются жилищным объединением, утверждаются председателем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций»).
Правила хранения закрепите в инструкции по делопроизводству (приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях») и утвердите на заседании правления. В инструкции установите общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ТСЖ, ЖК, ЖСК.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается чаще всего на председателя правления ТСЖ, ЖК, ЖСК или иного сотрудника согласно внутреннему приказу.
Практика показывает, что жилищные объединения хранят документы по месту нахождения правления ТСЖ, ЖК, ЖСК.
Какой порядок хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК
Порядок хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК зависит от того, к какой части документального фонда они относятся.
1. Архивный фонд ТСЖ, ЖК, ЖСК.
Хранится в архиве товарищества или кооператива. Документы передают в архив не раньше чем через один год и не позднее чем через три года после того, как дело завершили в делопроизводстве (п. 47 Правил № 77). Документы поступают в архив после экспертизы ценности (п. 14 Правил № 77).
Экспертизу проводят для всех документов, независимо от видов носителей и способов записи. Задачами экспертизы ценности являются в том числе:
- отобрать документы для включения в состав Архивного фонда и для передачи в архив ТСЖ, ЖК, ЖСК;
- выявить документы с истекшими сроками хранения, которые не нужно хранить и можно уничтожить.
Нельзя уничтожить документы до того, как провели экспертизу ценности и утвердили опись дел постоянного хранения и по личному составу.
Экспертизу ценности документов проводят ежегодно:
- при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
- подготовке дел, электронных документов к передаче в архив ТСЖ, ЖК, ЖСК;
- подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;
- выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.
Такие правила предусмотрены пунктами 16, 17, 20, 22 Правил № 77.
2. Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно).
Документы временных сроков хранения хранят в структурных подразделениях ТСЖ, ЖК, ЖСК и по истечении сроков хранения уничтожают. Если в структурных подразделениях нет условий, чтобы обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения, по решению председателя товарищества, кооператива такие документы нужно передать в архив (п. 47 Правил № 77).
СИТУАЦИЯ
Кто проводит экспертизу ценности документов в ТСЖ, ЖК, ЖСК
Экспертизу ценности документов проводит экспертная комиссия. Она является совещательным органом жилищного объединения, создается приказом и действует на основании положения, утвержденного председателем.
Основные функции экспертной комиссии:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел жилищного объединения, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проектов актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в ТСЖ, ЖК, ЖСК;
- подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов ТСЖ, ЖК, ЖСК.
Это указано в пунктах 18, 19 Правил № 77.
СИТУАЦИЯ
Какой порядок передачи дел в архив ТСЖ, ЖК, ЖСК
Законченные делопроизводством, исполненные документы формируют в дела по номенклатуре дел. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. В конце делопроизводственного года составляют итоговую запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и электронных дел постоянного и временного сроков хранения (п. 12, 13 Правил № 77).
Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию.
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
- изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя дела (приложение № 4 к Правилам № 77);
- составление внутренней описи документов дела (приложение № 5 к Правилам № 77);
- оформление обложки дела (приложение № 6 к Правилам № 77);
- подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранят в закрытых твердых папках или в коробках);
- лист использования (при необходимости).
Такие правила установлены пунктами 48, 50 Правил № 77.
Электронные документы передают на архивное хранение с помощью информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи или на физически обособленных носителях (п. 143 Правил № 77).
Какие сроки хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК
Сроки хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК на бумажных и электронных носителях регулируются приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Есть пять видов сроков хранения документов, о которых мы расскажем.
1. Постоянно – для документов, которые нужно передавать в государственные или муниципальные архивы.
2. До минования надобности – для документов, необходимость использования которых ограниченна (книги и журналы учета, исполнительные листы, образцы подписей). Такой срок не может быть менее одного года.
3. До замены новыми – для документов, подлежащих замене (номенклатуры дел, перечни паролей, бланки форм статистической отчетности, нормативы, планы эвакуации, списки).
4. До ликвидации организации – для документов правоустанавливающего характера (уставных, определяющих форму собственности), а также для договоров по всем видам аренды, локальных нормативных актов, паспортов на здание, земельные участки и т. п.
5. Конкретное количество лет, например:
- 75 лет – для документов по личному составу, штатные расстановки (п. 42 Перечня);
- 50/75 лет – для документов об аттестации работников (п. 434 Перечня);
- 10 лет – для договоров по передаче имущества в доверительное управление (п. 91–92 Перечня);
- 5 лет – для договоров управления МКД (п. 655 Перечня);
- 3 года – для документов (актов, переписок) по вопросам санитарного состояния и благоустройства придомовых территорий (п. 656 Перечня).
Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Саморегулируемая организация 