Какими нормативными актами руководствоваться при обеспечении хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК

Главный нормативно-правовой документ, который регламентирует хранение документов, – это Закон от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Закон распространяется на ТСЖ, ЖСК, ЖК потому, что хранение документов – одна из функций юридического лица независимо от организационной формы. Чтобы организовать хранение документов, также руководствуйтесь:

• Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете);
• перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень);
• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Какие документы являются обязательными для ТСЖ, ЖК, ЖСК

Все документы в деятельности ТСЖ, ЖК, ЖСК — это их документальный фонд. Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд. В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:

• документы Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
• документы постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.

Такие правила предусмотрены пунктами 7, 9, 37 Правил № 77.

В таблице 1 мы назвали документы, обязательные для жилищного объединения, и разделили их на группы.

Таблица 1. Документы, обязательные для жилищного объединения

Каким способом хранить архивные документы ТСЖ, ЖК, ЖСК

Хранить архивные документы, находящиеся в собственности ТСЖ, ЖК, ЖСК, вы можете:

• самостоятельно;
• передать в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений, осуществляющих функции по сохранности документации.

Условия хранения документов определяются товариществом или кооперативом с соблюдением норм Закона об архивном деле (ч. 4 ст. 18 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Кто устанавливает порядок хранения документов в ТСЖ, ЖК, ЖСК

Какой порядок хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК

Порядок хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК зависит от того, к какой части документального фонда они относятся.

1. Архивный фонд ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Хранится в архиве товарищества или кооператива. Документы передают в архив не раньше чем через один год и не позднее чем через три года после того, как дело завершили в делопроизводстве (п. 47 Правил № 77). Документы поступают в архив после экспертизы ценности (п. 14 Правил № 77).

Экспертизу проводят для всех документов, независимо от видов носителей и способов записи. Задачами экспертизы ценности являются в том числе:

• отобрать документы для включения в состав Архивного фонда и для передачи в архив ТСЖ, ЖК, ЖСК;
• выявить документы с истекшими сроками хранения, которые не нужно хранить и можно уничтожить.

Нельзя уничтожить документы до того, как провели экспертизу ценности и утвердили опись дел постоянного хранения и по личному составу.

Экспертизу ценности документов проводят ежегодно:

• при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
• подготовке дел, электронных документов к передаче в архив ТСЖ, ЖК, ЖСК;
• подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;
• выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

Такие правила предусмотрены пунктами 16, 17, 20, 22 Правил № 77.

2. Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно).

Документы временных сроков хранения хранят в структурных подразделениях ТСЖ, ЖК, ЖСК и по истечении сроков хранения уничтожают. Если в структурных подразделениях нет условий, чтобы обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения, по решению председателя товарищества, кооператива такие документы нужно передать в архив (п. 47 Правил № 77). 

Какие сроки хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК

Сроки хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК на бумажных и электронных носителях регулируются приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Есть пять видов сроков хранения документов, о которых мы расскажем.

1. Постоянно – для документов, которые нужно передавать в государственные или муниципальные архивы.

2. До минования надобности – для документов, необходимость использования которых ограниченна (книги и журналы учета, исполнительные листы, образцы подписей). Такой срок не может быть менее одного года.

3. До замены новыми – для документов, подлежащих замене (номенклатуры дел, перечни паролей, бланки форм статистической отчетности, нормативы, планы эвакуации, списки).

4. До ликвидации организации – для документов правоустанавливающего характера (уставных, определяющих форму собственности), а также для договоров по всем видам аренды, локальных нормативных актов, паспортов на здание, земельные участки и т. п.

5. Конкретное количество лет, например:

• 75 лет – для документов по личному составу, штатные расстановки (п. 42 Перечня);
• 50/75 лет – для документов об аттестации работников (п. 434 Перечня);
• 10 лет – для договоров по передаче имущества в доверительное управление (п. 91–92 Перечня);
• 5 лет – для договоров управления МКД (п. 655 Перечня);
• 3 года – для документов (актов, переписок) по вопросам санитарного состояния и благоустройства придомовых территорий (п. 656 Перечня). 

Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.