Как оформить должностную инструкцию

Актуально на 4 дек 2024

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

В должностной инструкции пропишите трудовую функцию работника, перечень его обязанностей, пределы ответственности, совокупность знаний и профессионального опыта, которыми он должен обладать, и т. д.
В законе не сказано, в каком порядке необходимо составлять должностную инструкцию. Это значит, что работодатель вправе определить его сам и закрепить в локальном акте.

Независимо от того, каким способом оформляют должностную инструкцию, как правило, она состоит из следующих разделов:

Если объем должностных обязанностей сотрудника корректируют, в должностную инструкцию можно внести изменения.

Инструкция как обязательный документ

Должностные инструкции составляют в обязательном порядке только государственные органы (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, которая не является госорганом, за то, что отсутствуют инструкции, нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу того, что должностную инструкцию лучше оформить. Ее наличие позволит организации:

обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;
равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника;
корректно аттестовать персонал и т. п.

Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.

Совет

Именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров

Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Как составлять должностную инструкцию, законодательство не регулирует, поэтому работодатель решает это самостоятельно. На практике должностную инструкцию оформляют как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержит письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Ситуация

Можно ли документ, который закрепляет трудовые обязанности рабочего, называть должностной инструкцией

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой кодекс РФ не уточняет, как именно следует называть документ, который определяет обязанности сотрудника в соответствии с трудовой функцией. Традиционно его называют «Должностная инструкция», при этом подразумевают, что «должностная» является производным от слова «должен». Это значит, что должностная инструкция определяет обязанности сотрудника, которые он должен исполнять в рамках работы, которую на него возложили.

Вместе с тем, существует другая точка зрения, согласно которой «должностная» происходит от слова «должность». В такой интерпретации должностная инструкция – это документ, который содержит обязанности сотрудника по должности. Сторонники последней позиции для сотрудников рабочих профессий составляют уже не должностные, а, например, производственные инструкции.

Исходя из указанного и с учетом того, что Трудовой кодекс РФ не содержит понятия «должностная инструкция», работодатель самостоятельно определяет, какой позиции придерживаться и как именно называть и оформлять документ, который закрепляет трудовые обязанности его сотрудников, в том числе рабочих профессий. На это указывает и Роструд в письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6. Таким образом, документ, который закрепляет трудовые обязанности рабочего, может иметь любое название, в том числе «должностная инструкция».

Ситуация

Кто в организации должен разрабатывать и оформлять должностные инструкции

Информации о порядке составления должностной инструкции законодательство не содержит. Поэтому работодатель сам устанавливает структуру, содержание и форму должностной инструкции, а также правила, по которым ее разрабатывают, согласовывают, утверждают и вводят в действие.

Таким образом, организация вправе сама определить перечень и обязанности должностных лиц, которые разрабатывают и согласовывают должностные инструкции и в последующем обновляют их. На практике ответственным за такую работу чаще всего назначают сотрудника службы персонала или бухгалтерии, если в организации нет отдельного специалиста по кадрам. Кроме того, отвечать за инструкции могут начальники отделов, для сотрудников которых необходимо разработать эти документы. Во втором случае служба персонала, как правило, определяет лишь шаблон инструкции и предлагает квалификационные справочники, где прописаны типовые обязанности и требования к знаниям сотрудников, при этом руководитель подразделения корректирует сведения с учетом специфики деятельности в данной организации.

Чтобы разработать собственные инструкции, можно использовать и готовые образцы. В Системе Управление МКД они разработаны на основе профессионального стандарта «Специалист по управлению многоквартирным домом», утвержденного приказом Минтруда от 31.07.2019 № 538н.

Если сотрудника обязали разработать и оформить должностные инструкции, то закрепите это в его трудовом договоре или должностной инструкции. Кроме того, такую обязанность можно предусмотреть в локальном акте, например в Положении об отделе, при условии что в трудовом договоре или в должностной инструкции есть обязанность соблюдать требования соответствующего положения. Если в трудовом договоре не указано, что сотрудник обязан составлять инструкции, то необходимо оформить это как дополнительную работу.

Разделы инструкции

Независимо от того, каким способом оформляют должностную инструкцию, она, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
кто кому непосредственно подчиняется (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
порядок, в котором назначаете или освобождаете от должности;
есть ли подчиненные и их состав;
кто замещает сотрудника в то время, когда он отсутствует, и кого он может замещать;
перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Ситуация

Можно ли установить, чтобы один сотрудник подчинялся нескольким руководителям

Да, можно.

Закон не запрещает, чтобы сотрудник подчинялся более чем одному руководителю. Это можно зафиксировать как в его трудовом договоре, так и в должностной инструкции.

Есть понятие административной и функциональной подчиненности. Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к тому, что сотрудник подчиняется вышестоящему руководителю. Например, менеджер по продажам подчиняется начальнику отдела продаж. А функциональная подчиненность подразумевает, что сотрудник подчиняется другим руководителям по смежным профилям обязанностей. Например, менеджер по продажам подчиняется начальнику отдела закупок, а также руководителю отдела по работе с клиентами. Поскольку в его функционал входит работа как с закупаемым товаром, так и с клиентами – покупателями этого товара.

Таким образом, сотрудник может подчиняться сразу нескольким руководителям, но это необходимо зафиксировать в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, которые возложили на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. Чтобы составить раздел, можете использовать профессиональные стандарт ы, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Они содержат примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник в то время, когда исполняет свои должностные обязанности.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция – самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, которых принимаете на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Пример

Пример, как оформить и утвердить должностную инструкцию

В организации разработали должностную инструкцию начальника отдела, и директор утвердил ее своим приказом.

Совет

составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, второй храните у себя.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.

Кроме того, чтобы избежать разногласий с сотрудниками, прошейте и пронумеруйте инструкцию. После этого на обороте последнего листа оформите запись о количестве листов инструкции и заверьте ее у руководителя организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Генеральный директор ______________ А.В. Львов».

Как ознакомить сотрудников с инструкцией

Ситуация

В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностную инструкцию оформили как самостоятельный документ

Существуют три способа, как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией:

вести специальный журнал, где будут присутствовать инструкции, с которыми предстоит ознакомиться;
приложить к инструкции лист ознакомления и заполнять его;
получить подпись сотрудника на самой инструкции: на обоих ее экземплярах. К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепите их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица: директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.

Ситуация

Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции

Если сотрудник отказывается подписывать уже утвержденную должностную инструкцию в новой редакции, составьте об этом акт, в котором будут подписи не менее чем трех лиц.

Если должностную инструкцию в одностороннем порядке изменил работодатель, это является изменением условий трудового договора, в частности трудовой функции сотрудника (ст. 57, 72 ТК РФ, письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6). Так можно поступать в случае, если сотрудник с этим согласен. Данная ситуация требует не только подписать новую должностную инструкцию, но и составить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). Ссылаться на то, что пришлось изменить должностную инструкцию по причине смены организационных или технологических условий труда, работодатель не вправе, поскольку даже такие причины не позволяют менять трудовую функцию сотрудника без его согласия (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).

Привлечь сотрудника к ответственности, если он отказывается подписать новую должностную инструкцию, работодатель также не вправе, поскольку знакомить сотрудника с документами, которые касаются его работы, обязан сам работодатель (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Сходной обязанности сотрудника в обязательном порядке знакомиться с документами работодателя в процессе труда Трудовой кодекс РФ не устанавливает.

Если сотрудник отказывается подписать новую должностную инструкцию, обязанности сотрудника продолжает регулировать прежняя должностная инструкция, трудовой договор, а также локальные акты, с которыми он ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Положения новой должностной инструкции можно будет применить к новым сотрудникам после того, как их ознакомят с инструкцией под подпись.

Ситуация

Сколько должностных инструкций должно быть у внутреннего совместителя

Если в организации установили правило о составлении должностных инструкций и их разработали по каждой должности, то совместителя ознакомьте с инструкциями как по основной, так и по должности, которую он совмещает, в общем порядке.

Таким образом, количество инструкций у работника должно соответствовать количеству трудовых договоров, которые с ним заключили. Это равенство сохраняется, если работодатель оформляет инструкции, а не прописывает трудовые обязанности непосредственно в тексте трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Ситуация

Нужно ли знакомить с должностной инструкцией сотрудника, который совмещает обязанности по этой должности

Нет, не нужно.

Сотрудник, который выполняет обязанности по другой должности в рамках совмещения, эту должность не занимает (ст. 60.2 ТК РФ). Совмещение предполагает тот факт, что сотрудник наряду с основными обязанностями выполняет дополнительную работу. То есть работник выполняет лишь ограниченный набор трудовых функций по должности в рамках совмещения, а не все обязанности по должностной инструкции, которые рассчитаны для штатного работника. Перечень обязанностей, которые сотруднику поручили выполнять в рамках совмещения, закрепляют в дополнительном соглашении к трудовому договору. Поэтому знакомить работника с должностной инструкцией по должности, обязанности по которой он выполняет в рамках совмещения, не нужно.

Изменение инструкции

Ситуация

Можно ли изменять должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимо изменить должностную инструкцию, если изменился объем должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, если изменились организационные или технологические условия труда в организации.

Законодательно порядок, по которому вносят изменения в должностную инструкцию, не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, чтобы изменить должностную инструкцию, необходимо учитывать следующее:

каким способом оформили должностную инструкцию, которую необходимо изменить (это приложение к трудовому договору или самостоятельный документ);
характер изменений, которые вносят в инструкцию (затрагивают они обязательные условия трудового договора или не затрагивают).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений должностной инструкции.

Если должностная инструкция – отдельный документ и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно подготовить:

либо должностную инструкцию в новой редакции;
либо изменения к должностной инструкции (документ, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция – отдельный документ и поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на то, чтобы продолжить трудовые отношения в новых условиях. После этого внесите изменения в должностную инструкцию сотрудника. Для этого, помимо изменений в саму инструкцию (подготовьте должностную инструкцию в новой редакции или изменения к ней), оформите дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен с тем, что его должностную инструкцию изменяют, новую редакцию инструкции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть, что если причиной поправок в должностной инструкции является то, что меняются организационные или технологические условия труда в организации, то сотрудника об этом необходимо уведомить заранее. А именно не позднее чем за два месяца до того, как введут необходимые работодателю изменения. На это указывает часть 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Данный порядок следует соблюдать независимо от того, является должностная инструкция самостоятельным документом или приложением к трудовому договору.

Пример

Пример, как внести изменения в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Изменения необходимы, так как изменились организационные условия труда

ООО «УК Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение в г. Иркутске. Должностная инструкция главного бухгалтера предусматривает, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение, проводит финансовый анализ и подготавливает к сдаче бухгалтерскую и налоговую отчетность.

9 октября 2017 года приняли решение закрыть обособленное подразделение организации. На следующий день Глебовой вручили уведомление о том, что в связи с этим в ее должностную инструкцию внесут изменения. Глебова предварительно согласилась на изменения и сделала соответствующую запись на уведомлении.

20 декабря 2017 года обособленное подразделение организации закрыли. Отдел кадров подготовил:

дополнительное соглашение к трудовому договору;
изменения к должностной инструкции.

Руководитель организации утвердил изменения к должностной инструкции главного бухгалтера своим приказом.

Нет должности в справочниках

Ситуация

Как составить должностную инструкцию, если должность не входит в квалификационный справочник должностей

Порядок, по которому составляют должностную инструкцию, законодательство не регулирует, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составлять. Как правило, ее разрабатывают на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). На это указывают и специалисты Роструда в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1.

Вместе с тем, существует вероятность, что должность, по которой работодателю нужно оформить инструкцию, в квалификационных справочниках отсутствует. Тогда организация может использовать квалификационные характеристики схожих (смежных) должностей или составить такие характеристики на основе тех прав и обязанностей, которыми планирует наделить сотрудника, принимаемого на эту должность. Никаких ограничений на этот счет законодательство не содержит.

Выборочное оформление инструкций

Ситуация

Можно ли оформлять должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации

Трудовую функцию сотрудника работодатель и сотрудник вправе определить трудовым договором или должностной инструкцией. Формально работодатель вправе установить одной части сотрудников должностные обязанности непосредственно трудовым договором, а другой части – должностными (производственными) инструкциями, поскольку это не противоречит свободе договора (ст. 21, 22, 57 ТК РФ).

Однако подобные различия могут быть расценены как дискриминация в сфере труда (ст. 3 ТК РФ). В связи с этим, чтобы избежать споров и судебных разбирательств, не оформляйте должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации.

Инструкция для руководителя

Ситуация

Нужно ли оформлять должностную инструкцию руководителю организации

Закон не обязывает оформлять должностные инструкции для сотрудников организации (исключения составляют государственные органы). При этом есть веские аргументы в пользу того, чтобы оформлять их и в коммерческих организациях.

В то же время стоит отметить, что руководитель организации является особым сотрудником. Его правовой статус (в т. ч. права, обязанности, ответственность и т. д.) устанавливают: законодательство РФ, учредительные документы организации, локальные нормативные акты и трудовой договор. В связи с этим сложилось мнение, что для руководителя как единоличного исполнительного органа разрабатывать должностную инструкцию в принципе не нужно.

С другой стороны, существует позиция, что если организация применяет в работе должностные инструкции, то ее руководителю (директору) должностная инструкция также необходима, поскольку, если ограничить его право на закрепление трудовой функции в должностной инструкции, это будет дискриминацией в сфере труда (ст. 3 ТК РФ). В квалификационных справочниках, на основе которых, как правило, разрабатывают должностные инструкции, предусмотрены обязанности руководителей, в частности директора (генерального директора, управляющего).

Исходя из указанного, организация вправе самостоятельно решить, какой из предложенных позиций придерживаться.

ФИО:
Контактный телефон:
E-mail:
Тема сообщения:
Сообщение:

Вступить в СРО