Кемерово – 8-961-861-02-88
Юрга – 8 (38451) 4-92-79

Как оформить протокол общего собрания собственников помещений в МКД

Актуально на 1 авг 2024

 

Сусана Киракосян, кандидат юридических наук, доцент, независимый эксперт по антикоррупционной экспертизе НПА, председатель Подкомитета ТПП РФ по развитию бизнеса в сфере управления жилой недвижимостью

Денис Нестеренко, генеральный директор ООО «АУДИНОР», независимый эксперт по антикоррупционной экспертизе НПА, практикующий юрист в сфере ЖКХ

В рекомендации – пошаговая инструкция, как оформить протокол ОСС. Какие должны быть приложения к протоколу, как подписать, что надзорники посчитают ошибкой, а что – нарушением. Требования к оформлению протоколов устанавливает приказ Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр.

Из каких разделов составить протокол ОСС

В протокол ОСС включают четыре раздела:

Такие рекомендации Минстрой дает в Приложении № 1 к приказу от 28.01.2019 № 44/пр (далее – Требования № 44/пр).

Из чего состоит заголовок протокола ОСС

В заголовке укажите дату документа, название, время и место, где проводится собрание собственников помещений МКД.

Наименование документа. Напишите «Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме»

Дата

Когда указываете дату протокола ОСС, учитывайте форму собрания. Если собрание в очной форме, укажите дату подведения итогов. Если собрание в заочной или очно-заочной форме, укажите дату начала и дату окончания общего собрания в виде «с «______» ________________20 ____г» по «____» _____________ 20_____г».

Дата собрания, указанная в протоколе, должна совпадать с датой, указанной в сообщении о предстоящем общем собрании.

Номер протокола. Укажите, какое проводите собрание по счету с начала календарного года.

Местом проведения для очного собрания укажите адрес, по которому проходило собрание.

Для очно-заочного и заочного собраний укажите адрес, по которому собирали письменные решения собственников.

Если собрание проводили в ГИС ЖКХ, то укажите местом проведения адрес многоквартирного дома.

Видеоинструкция. Как оформить заголовок протокола ОСС в очной форме

 

Видеоинструкция. Как оформить заголовок протокола ОСС в заочной форме

Из чего состоит содержательная часть протокола ОСС и что в ней указать

Содержательная часть протокола общего собрания состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть протокола ОСС

Вводная часть протокола - это реквизиты собрания и собственников (п. 12 Требований № 44/пр). Вот состав данных для вводной части протокола:

Во вводной части обязательно должны быть такие строчки:

Основная часть протокола

Оформили вводную часть – переходите к содержательной.

В заголовке содержательной части протокола ОСС укажите:

Основная часть протокола общего собрания включает разделы, каждый из которых – отдельный вопрос повестки дня (п. 16 Требований № 44/пр). Добавляйте только те вопросы, которые указали в уведомлении о проведении общего собрания. Если вопросов несколько, нумеруйте и располагайте их в протоколе в порядке обсуждения.

В основном блоке содержательной части протокола ОСС нужно:

Обязательно оформлять вопросы повестки именно так – это правило пункта 16 Требований № 44.

Внимание

Добавляйте в повестку ОСС только те вопросы, которые были в уведомлении о проведении собрания.

На рисунке 1 мы показали пример оформления заголовка и содержательной части протокола ОСС.

Как составить список приложений к протоколу ОСС

Обязательных приложений к протоколу ОСС семь. Вот список:

Обязательные приложения к протоколу ОСС Минстрой называет в пункте 20 Требований № 44/пр.  Это не окончательный список. Обязательными приложениями могут быть другие документы или материалы, которые определят сами собственники. 

 

Протокол и все страницы приложения к нему необходимо пронумеровать и прошить. Нумерацию начинают с первой страницы.

На рисунке 2 мы показали, как оформлять заголовки у приложений.

Рисунок . Пример, как оформить приложения к протоколу ОСС

Ситуация

Обязательно ли приложением к протоколу ОСС оформлять протокол подсчета голосов

Нет, не обязательно.

Решения общего собрания собственников помещений в МКД оформляются протоколами в соответствии с установленными требованиями. Это закреплено в части 1 статьи 46 ЖК. 

Протокол общего собрания составляется в письменной форме, подписывается председателем и секретарем общего собрания, а также членами счетной комиссии. 

В ГК решениям собраний посвящена глава 9.1 , которая содержит общие требования к протоколу собрания. Оформление протокола подсчета голосов не предусмотрено.

Кто и как должен подписать протокол ОСС

Протокол ОСС подписывают председатель, секретарь и члены счетной комиссии. Рядом с каждыми Ф. И. О. нужно поставить подпись и указать дату. Такие правила оформления предусматривает абзац 3 пункта 4, пункт 22 Требований № 44/пр.

На рисунке 3 мы показали, как оформить реквизиты протокола.

Рисунок  Пример подписания протокола общего собрания

Специальная норма действует для протокола ОСС, на котором приняли решение о создании ТСЖ. Такой протокол дополнительно должны подписать все собственники помещений, которые проголосовали «за» (ч. 1.1 ст. 136 ЖК РФ, п. 24 Требований № 44/пр).

Ситуация

Кто подписывает протокол, если собственники не выбрали председателя и членов счетной комиссии

Если вопрос об избрании председателя собрания и лиц, осуществляющих подсчет голосов, включен в повестку дня и принято решение об отклонении предложенных кандидатур, протокол подписывают инициаторы проведенного общего собрания (п. 23 Требований № 44/пр).

Ситуация

Кто должен подписать протокол, если секретарь, председатель или счетная комиссия отказываются от подписи

За отказавшихся лиц протокол подписывают инициаторы ОСС по аналогией с ситуацией, когда не избрали председателя или секретаря (п. 23 Требований № 44/пр). В протоколе также сделайте пометку о том, что счетная комиссия отказалась от подписи.

Сам по себе отказ от подписания протокола не влияет на итог принятых решений собственниками помещений в МКД.

Как заверить протокол ОСС

Секретарь общего собрания должен прошить и пронумеровать протокол общего собрания и все приложения к нему. После того как протокол сшили и пронумеровали, его последнюю страницу подписывает председатель собрания (п. 21 Требований № 44/пр). На прошивке проставьте заверяющую надпись (рисунок 4).

Рисунок . Пример, как проставить заверяющую надпись на протоколе ОСС

В Требованиях № 44/пр не разъяснили, как сшивать протокол и приложения к нему — вместе или раздельно. Поэтому этот вопрос вы можете решить самостоятельно. Если решите прошить все документы вместе, нумерацию начинайте заново на каждом приложении.

Ситуация

Должна ли УО выдавать копию протокола ОСС

Должна только в случае, если это не предусмотрено договором управления.

Если по договору управления УО не обязана выдавать собственникам копии документов, то может отказать собственнику подготовить копию протокола ОСС.

В любом случае УО обязана предоставить собственникам возможность ознакомиться с протоколом собрания. В Системе УМД есть шпаргалка - 10 видов документов, которые УО должна представить собственнику по запросу.

В какие сроки оформить и подписать протокол ОСС 

У инициатора общего собрания есть 10 календарных дней, чтобы оформить протокол (п. 2 Приказа № 44/пр). Срок отсчитывают с даты проведения общего собрания. Установить срок больше или меньше могут собственники на общем собрании, если включат вопрос в повестку и проголосуют.


Рисунок . Примеры расчета срока оформления протокола общего собрания

Протокол со всеми подписями нужно разместить на информационном стенде, в ГИС ЖКХ и в других местах, которые определены для этого собственниками. Срок – 10 дней со дня самого собрания, то есть в день готовности протокола (ч. 3 ст. 46 ЖК).

В отдельной рекомендации читайте, как разместить протокол ОСС в ГИС ЖКХ

Рисунок . Образцы протокола ОСС для заочной и очно-заочной форм голосования

Протокол ОСС в форме
очно-заочного голосования

Протокол ОСС в форме
заочного голосования

 Скачать

 Скачать

Ситуация

В какие сроки нужно подвести итоги голосования на ОСС

В течение 10 дней. В такой срок инициатор ОСС обязан оформить протокол (п. 2 Приказа № 44/пр). Срок отсчитывают с даты проведения общего собрания в очной форме или с окончания приема бюллетеней голосования при заочной форме. Установить срок больше или меньше могут собственники на общем собрании, если включат вопрос в повестку и проголосуют. 

Как оформить протокол ОСС, если собрание не состоялось по причине отсутствия кворума

В случае отсутствия кворума протокол ОСС оформляют по общим правилам. Документ с отметкой о неправомочности собрания подписывает инициатор ОСС. Законодательством такой порядок не установлен, однако он вытекает из обычаев делового оборота.

Направлять в орган ГЖН подлинник протокола ОСС при отсутствии кворума и размещать в ГИС ЖКХ не нужно. Вы передаете в орган ГЖН только те протоколы, которые имеют силу, влекут за собой юридические последствия.

 Подписать протокол без кворума секретарь и председатель не могут, поскольку собрание без кворума не имеет право их выбрать. Если при проведении ОСС отсутствует кворум, оно считается несостоявшимся. Такое собрание не вправе принимать никакие решения, в том числе о выборе председателя и секретаря.

Протокол подлежит размещению в системе лицом, инициировавшим общее собрание, только если оно состоялось (ч. 1 ст. 46 ЖК). Исключение – если проводите ОСС в заочной форме после очного, на котором не было кворума. В этом случае вместе с подлинниками решений и протокола ОСС в форме заочного голосования стоит передать документы общего собрания в форме совместного присутствия, где кворум отсутствовал. Это будет подтверждать правомерность проведения заочного голосования. Дело в том, что общее собрание в форме заочного голосования можно провести только в случае, если ранее собрание в форме очного голосования не имело кворума (ч. 1 ст. 47 ЖК).

Что считают ошибкой в оформлении ОСС и можно ли исправлять

Формальными ошибками будем считать те нарушения, из-за которых суды не отменяют принятые собственниками решения. Мы изучили судебную практику и нашли пять нарушений в оформлении, которые «прощают» судебные инстанции.

Нарушение № 1. Сокращают протокол собрания. На очном голосовании в протоколе не указывают полностью решения по каждому вопросу повестки дня. Например, если «за» проголосовало недостаточно собственников, то иногда в протоколе просто указывают: «решение не принято». Этого недостаточно.

Нарушение № 2. Не указывают в протоколе все обязательные приложения. В заключительной части протокола не перечисляют все документы, которые обсудили на общем собрании и по которым принимали решения.

Нарушение № 3. Не указывают в протоколе способ уведомления собственников о принятых решениях. В повестку дня собрания не включают вопрос о том, как будут уведомлять собственников помещений об итогах голосования и принятом общим собранием решении.

Нарушение № 4. Не указывают в решениях реквизиты документов, которые подтверждают право собственности. При заполнении бланка решения собственники оставляют незаполненной графу о наименовании и реквизитах документа, подтверждающего право собственности на помещение.

Нарушение № 5. Допускают технические ошибки (опечатки, описки). В протоколе и приложениях к нему допускают опечатки, описки в наименовании УО, жилищного объединения, указывают неидентичные даты проведения собрания.

Исправлять формальные ошибки в протоколе можно, но не нужно. Если увидели ошибку, хочется дописать номер протокола или реквизиты документа о праве собственности, исправить опечатку в нумерации вопросов. Но мы не рекомендуем это делать, и вот почему. Даже если такие ошибки есть, решение собрания не теряет своей юридической силы. А потому не стоит дополнительно заострять внимание инспектора ГЖИ на формальных нарушениях. Если ошибок много, и они существенны, решение заинтересованные лица будут оспаривать в суде, а исправить ошибки позволит процедура исцеления оспоримого решения (п. 2 ст. 181.4 ГК РФ).

Ситуация

Можно ли обжаловать протокол о выборе УО, если дом еще не включили в реестр лицензий

Да, можно. Но юридически нужно обжаловать не протокол, а решение, которые приняли собственники помещений на общем собрании.

Подробнее о том, как обжаловать решение ОСС, читайте в отдельной рекомендации

Что считают нарушением в оформлении протокола ОСС

Есть нарушения, из-за которых надзорные органы потребуют признать протокол недействительным. Такие нарушения считают существенными.

Суды считают существенным нарушением, когда инициаторы собрания составляют протокол и не учитывают обязательные требования к его реквизитам. Это связано с тем, что протокол общего собрания – официальный документ (ч. 1 ст. 46 ЖК).

Значение имеет не соблюдение очередности данных в протоколе, которая есть в Требованиях № 44/пр, а состав этих данных.

Рисунок . Пример ошибок в протоколе общего собрания

Кто вправе указать на ошибки и нарушения в протоколе ОСС

Признать протокол недействительным вправе только суд. Это следует из положений части 6 статьи 46 ЖК и части 1 статьи 181.3 ГК. Указать на ошибки, нарушения в протоколе ОСС может орган госжилнадзора или кто-то из собственников.

Вот три ситуации, когда заинтересованные могут обнаружить признаки подделки в протоколе.

  1. Сами собственники или УО в ходе ознакомления с материалами ОСС или в ГИС ЖКХ.
  2. Органы ГЖН в ходе проведения надзорных мероприятий или проверок по обращениям.
  3. Правоохранительные органы в ходе проверок.
  4. Суд в ходе судебного разбирательства.

Ситуация

Может ли УО признать протокол ОСС недействительным? Например, протокол о смене УО, который принесли конкуренты

Нет, не может. Но может обратить в суд.

Указать на ошибки, нарушения в протоколе ОСС может орган госжилнадзора или кто-то из собственников. Признать протокол недействительным вправе только суд. Это следует из положений части 6 статьи 46 ЖК и части 1 статьи 181.3 ГК.

На практике суды принимают иски об оспаривании решения ОСС не только от собственников, но и от УО.

Какой протокол ОСС посчитают подделкой и кто вправе это сделать

Мы изучили практику по протоколам и другим официальным документам и выявили три главных признака подделки.

  1. Полная фальсификация протокола.

Это ситуация, когда собрания не было вовсе. Решения собственников «нарисованы», а значит протокол, его повестка и итоги голосования вымышлены.

  1. Недостоверная информация о кворуме.

Это ситуация, когда собрание было, но кворума по всему собранию либо по отдельным вопросам собрания не было, недостающие цифры в протоколе сфальсифицированы, недостающие решения собственников «подделаны».

  1. Исправления в нужную сторону.

Подчистки, приписки, исправления в протоколе или решениях собственников – повод для дополнительной проверки. 

Читайте отдельно в Системе УМД про недействительность и ничтожность решения ОСС.

Ситуация

Как доказать надзорным и другим компетентным органам, суду, что общее собрание действительно было

В ситуации, когда УО, ТСЖ, ЖСК нужно доказать факт проведения собрания, получите письменные заявления:

Если снимали помещение для собрания, предоставьте переписку, договор об аренде. Если проводили онлайн собрание, подготовьте подтверждающие договоры с подрядчиком, технические протоколы.

Приговор суда либо постановление следственных органов также могут стать подтверждающим документом.

Доводы стороны судебного процесса о подделке подписей на решениях собственников или протоколе ОСС подтверждаются:

Что будет с протоколом ОСС, если в нем найдут нарушения

Протокол ОСС не теряет своей силы, если в нем найдут нарушения. Тот, кто усомнился в верности протокола и юридической силе принятого на ОСС решения, должен обратиться в суд и доказать свою правоту. До тех пор протокол ОСС остается в силе, а все принятые на собрании решения - легитимными. Юридическим языком, бремя доказывания в данном случае лежит на заявителе. Он должен доказать факт несоответствия принятого решения требованиям закона.

Ситуация

Вправе ли инспектор ГЖИ не принимать протокол ОСС, если он считает, что есть нарушения

Нет, не вправе, если в протоколе нет признаков ничтожности (на собрании был кворум, на собрании не нарушена компетенция и не было разночтений между повесткой и принятыми решениями).

В ситуации, когда протокол оформлен с нарушениями, орган ГЖН может обратиться в суд, чтобы признать принятое общим собранием решение недействительным.

Потребуйте письменный отказ в приеме документов ОСС, обжалуйте решение инспектора сначала у руководителя надзорного органа, а затем в суде.

Ситуация

В каком случае ГЖИ может отказаться принимать или вернуть документы ОСС, протокол

В поступившем протоколе собрания инспектор ГЖИ должен поискать признаки ничтожности – это главная задача инспектора (подп. «е» п. 5 Приказа Минстроя России от 25.12.2015 № 938/пр). Если найдет – вернет документы.

ГЖИ посчитает протокол ничтожным, если инспектор усмотрит отсутствие кворума, нарушение по компетенции собрания и повестке дня, то вправе не признавать юридическую силу принятого решения, отказать во внесении изменений в реестр лицензий и вернуть документы собрания.

Ситуация

Можно ли обжаловать отказ ГЖИ принять документы ОСС, по той причине, что решение собрания якобы ничтожное

Есть случаи, когда такой отказ обжалуется, успешно доказывается наличие кворума. Есть и обратные ситуации, когда УО требуют признать незаконным бездействие ГЖИ в части непроведения квалификации на предмет ничтожности. Это делают, к примеру, с целью отмены результатов ОСС по переизбранию УО.Поступивший протокол собрания инспектор ГЖИ должен проверить на предмет признаков ничтожности (подп. «е» п. 5 Приказа Минстроя России от 25.12.2015 № 938/пр). Если он усмотрит отсутствие кворума, нарушение по компетенции собрания и повестке дня, то вправе не признавать юридическую силу принятого решения, отказать во внесении изменений в реестр лицензий и вернуть документы собрания. Такой отказ можно оспорить в суде (Определение Верховного Суда РФ от 29.07.2020 № 307-ЭС20-9946).

Какие последствия, если протокол признали подделкой

Если суд признает протокол ОСС подделкой, то дальше следует признание протокола ОСС недействительным и ответственность за подделку документов.

Признанное судом недействительным оспоримое решение ОСС недействительно с момента его принятия. Это предусмотрено ч. 7 ст. 181.4 ГК.

Что касается ответственности за подделку, то наказать виновных могут и за факт подделки, и за попытку использования подложного документа.

Штраф, обязательные работы, исправительные работы или арест на срок до 6 месяцев – такая ответственность ждет того, кто признают виновным в подделке протокола ОСС (ч. 1, 5 ст. 327 УК РФ). В таблице 1 и 2 мы подробнее рассмотрели ответственность за подделку протокола.

Таблица 1. Ответственность за подделку протокола ОСС

За подделку протокола ОСС суд может назначить один из видов наказания

ограничение свободы

до двух лет

принудительныеработы

до двух лет

арест

до шести месяцев

лишение свободы

до двух лет

В следующей таблице мы рассмотрели ответственность за использование заведомо подложного документа.

Таблица 2. Ответственность за использование подложного документа ОСС

Дело в том, что протокол ОСС имеет статус официального документа. Это установлено ч. 1 ст. 46 ЖК РФ. Получается, что подделка протокола ОСС – это подделка официального документа. И подделка документа в целях его использования и непосредственно использование заведомо подложного документа - уголовно наказуемые деяния (ч. 5 ст. 327 УК РФ).

За использование подложных документов суд может назначить один из видов наказания

штраф

до 80 тысяч рублей или в размере заработной платы осужденного за период до шести месяцев

обязательные работы

до четырехсот восьмидесяти часов,

исправительные работы

до двух лет

арест

до шести месяцев

 

© Материал из Справочной системы «Управление многоквартирным домом»
https://1umd.ru
Дата копирования: 01.08.2024