Как оформить сообщение о проведении ОСС

Редакция вступает в силу 15 авг 2023

Анна Лежнина, главный редактор справочной системы «Управление МКД», член подкомитета ТПП РФ по развитию бизнеса в сфере управления жилой недвижимостью

Эксперты системы УМД подробно разобрали, какие сведения включить в сообщение о проведении общего собрания собственников. В материале готовые шаблоны для всех форм собрания, включая онлайн-голосование. Наглядные примеры оформления помогут заполнить их под свою повестку дня.

В сообщении о проведении общего собрания должны быть пять основных видов сведений и четыре дополнительных, если сообщение проводите с помощью ГИС ЖКХ. Мы подробно рассмотрели их в рекомендации и рассказали, как правильно прописать эту информацию, чтобы инспекция не оспорила законность проведенного собрания.

Сообщение о предстоящем собрании – это первый документ, в котором формулируют повестку собрания. Формулировки из сообщения в дальнейшем на собрании нельзя будет изменить – их нужно в том же виде перенести в протокол. Поэтому тщательно продумайте сообщение – от этого зависит законность принятого решения.

Требования к составу информации в сообщении устанавливает пункт 5 статьи 45, пункт 4 статьи 47.1 ЖК.

10 календарных дней – это срок до даты общего собрания, за который вы должны сообщить о предстоящем общем собрании (ч. 4 ст. 45 ЖК).

Подробнее о том, как уведомить собственников помещений об ОСС, читайте в отдельной рекомендации.

Сведения об инициаторе ОСС

Если инициатор ОСС – юридическое лицо, укажите:

полное наименование;
ОГРН;
ИНН.

Перепишите эти данные из учредительных документов.

Если инициатор – физическое лицо, укажите:

Ф. И. О. полностью (так, как записано в паспорте или другом документе, который удостоверяет личность гражданина);
номер и дату документа, который подтверждает право собственности на помещение.

Право собственности подтверждает выписка из ЕГРН или свидетельство о праве собственности. Из выписки перепишите номер и дату государственной регистрации права. Так разъяснил Минстрой в письме от 12.07.2016 № МЧ/04-01-1292.

Какие подтверждающие документы запросить у тех, кто оформил помещения в собственность до 1 января 2017 года, читайте отдельно.

На рисунке 1 мы показали, как выглядит часть сообщения о проведении общего собрания, в которой нужно назвать инициатора.

Рисунок 1. Фрагмент сообщения о проведении общего собрания про его инициатора

Сведения о форме собрания

Заранее определите и укажите в сообщении, в какой форме пройдет голосование на общем собрании:

очное – соберете собственников помещений очно, чтобы обсудить вопросы повестки дня и проголосовать;
заочное – попросите собственников сдать письменные решения или проголосовать с использованием ГИС ЖКХ;
очно-заочное – в рамках одного собрания сначала соберете собственников очно, чтобы обсудить вопросы повестки дня, а затем предложите проголосовать сразу или передать письменные решения позднее.

Все возможные формы голосования на ОСС названы в статье 44.1 ЖК.

На рисунке 2 мы показали, как выглядит часть сообщения о проведении общего собрания, в которой нужно указать форму ОСС.
Рисунок 2. Фрагмент сообщения о проведении общего собрания с указанием формы голосования

Сведения о дате, месте и времени собрания
Оформление в тексте сообщения даты и места проведения собрания зависит от формы голосования.
Для очной формы укажите день, место и время проведения ОСС. Укажите адрес и конкретное место проведения. Например: г. Воронеж, ул. К. Маркса, д. 5, холл подъезда № 7.
Если собрание проводите в форме заочного голосования, укажите период, когда собственники могут передавать оформленные решения: дату и время начала, а также дату и время окончания приема решений.
Для очно-заочной формы – дату и время очного голосования, а также период, когда собственники могут передавать оформленные решения: дату и время начала, а также дату и время окончания приема решений.
Такие правила установлены частью 5 статьи 45 ЖК. Аналогичные рекомендации Минстрой дает в пункте 9 Требований к оформлению протокола ОСС.
Внимание
С 15 августа 2023 года в сообщении об ОСС не указывают место приема решений собственников на заочном и очно-заочном собрании. Решения передают инициатору собрания в порядке, установленном протоколом ОСС (ч. 2 ст. 44 ЖК)
Также укажите, в каком месте и когда собственники могут ознакомиться с документами, которые будут представлены на собрании. Таким местом может быть, например, кабинет в офисе УО, ТСЖ, ЖСК, интернет-сайт или ссылка на «облако», откуда можно документы скачать. Обычно эту информацию размещают в конце сообщения отдельным абзацем.
На рисунке 4 мы показали, как выглядит часть сообщения о проведении общего собрания про место, где можно заранее ознакомиться с документами.
Рисунок 4. Фрагмент сообщения о проведении общего собрания про место, где можно заранее ознакомиться с документами

Сведения о повестке дня ОСС
Повестку дня составьте из организационных вопросов, без которых собрание не провести, и содержательных, ради которых будете собирать собственников.
После того как направите сообщение собственникам, повестку дня нельзя будет изменять. Также нельзя будет голосовать по вопросам, которые не включили в сообщение (ч. 2 ст. 46 ЖК).
Вот четыре организационных вопроса, которые включают в каждую повестку собрания:
• избрание председателя и секретаря общего собрания собственников помещений в МКД;
• избрание счетной комиссии общего собрания собственников помещений в МКД;
• определение места для размещения результатов общего собрания по вопросам, поставленным на голосование, с целью ознакомления с ними всех собственников помещений в МКД;
• определение места хранения копий документов общего собрания.
Содержательные вопросы повестки сформулируйте в соответствии с законодательством. Если формулировка предусмотрена законом, укажите именно эту без изменений. Другие вопросы повестки формулируйте понятно, чтобы избежать неоднозначной трактовки. Ко всем вопросам должны подходить ответы «за» или «против» Это поможет избежать разногласий с ГЖИ при проверке собрания инспекцией.
Готовые вопросы повестки дня, которые эксперты системы УМД разработали под конкретные цели собрания, вы можете найти в нашем Справочнике.
На рисунке мы показали, как правильно составить повестку дня и какие формулировки не нужно использовать.

Дополнительные четыре вида сведений, если собрание проводите с помощью ГИС ЖКХ

Если собрание проводите с помощью ГИС ЖКХ, то сообщение о проведении общего собрания должно содержать сведения об администраторе и порядке голосования через систему (п. 4 ст. 47.1 ЖК):

1) сведения об администраторе^[1];

2) место или фактический адрес администратора;

3) дата, время начала и окончания проведения голосования с использованием системы по вопросам, поставленным на голосование (продолжительность голосования);

4) порядок приема администратором оформленных в письменной форме решений собственников по вопросам, поставленным на голосование.

Ситуация

Нужно ли сообщение о проведении ОСС направлять в инспекцию вместе с протоколом собрания

Да, нужно.

Копия сообщения о проведении ОСС и копии документов, подтверждающих направление сообщения собственникам, – обязательные приложения к протоколу собрания (подп. «б», «в» п. 20 приказа Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр). Обязанность УО, ТСЖ, ЖСК передавать документы ОСС в ГЖИ предусмотрена частью 1.1 статьи 46 ЖК.

^[1] Наименование (фирменное наименование), организационно-правовая форма, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер контактного телефона, официальный сайт в сети Интернет, должность и реквизиты документа о назначении (избрании) на должность (для юридического лица), фамилия, имя, отчество, паспортные данные, место постоянного проживания, номер контактного телефона, адрес электронной почты (для физического лица).

Примеры сообщений о собрании собственников

Эксперты системы разработали шаблоны сообщений о собрании собственников для всех форм голосования: очно-заочного, очного, заочного, онлайн. Они содержат необходимую информацию согласно требованиям Минстроя и ЖК. Скачайте шаблон для своей ситуации.

ФИО:
Контактный телефон:
E-mail:
Тема сообщения:
Сообщение:

Вступить в СРО