В каких случаях и какие акты обязаны составлять УО, ТСЖ, ЖСК

Читайте про все случаи, когда нужно составить акт. Эксперты Системы разработали для вас и собрали в одном материале все необходимые акты: от акта выполненных работ до акта залива квартиры. Рекомендация поможет сэкономить время на составление актов и избежать ошибок, из-за которых суды признают их недействительными.

В какой форме составить акт

Акты приемки выполненных работ и другие акты составляйте в простой письменной форме за подписью сторон или участников, которые актировали факты, действия, события. Для некоторых видов актов утверждены типовые формы. Так, форма акта выполненных работ и услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД утверждена приказом Минстроя от 26.10.2015 № 761/пр. 

Когда органы власти разработали и утвердили типовые формы, придерживайтесь установленных в них требований. Такие формы использовать обязательно. Если типовая форма не утверждена, то составляйте акт в произвольной форме. Главное, чтобы из акта можно было понять, какое событие зафиксировано и кто это сделал.

Некоторые акты вступают в силу только после их утверждения. К примеру, о списании технических средств, о реорганизации. В актах по финансовым и материальным вопросам гриф утверждения должен быть заверен печатью.

Ситуация

Когда акты должны быть нотариально удостоверены

В двух случаях. Нотариальное удостоверение акта может быть установлено:

• законом, тогда оно обязательно как императивная норма;
• соглашением сторон, тогда оно становится обязательным только для указанных сторон в рамках существующих договоренностей.

К примеру, акт приема-передачи имущества по договорам с недвижимостью.

Какие реквизиты обязательны для любого акта

При подготовке и оформлении актов выполненных работ и других актов используют реквизиты официальных документов. Их определения приведены в ГОСТ Р 7.0.8. Это установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Вот 10 обязательных реквизитов для любого акта:

• наименование организации – автора документа;
• наименование структурного подразделения – автора документа;
• наименование вида документа (акт);
• дата, время, место составления;
• регистрационный номер;
• гриф утверждения, если акт утверждает руководитель;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении;
• подписи.

Рисунок 1. Реквизиты акта

Регистрационный номер акта.

Наименование вида документа (акта).

Дата составления акта.

Текст документа.

Выводы и рекомендации комиссии.

Подписи.

Наименование организации - автора документа.

Из каких частей состоит акт

Текст акта делят на три части: введение, констатирующую часть и выводы.

Во введение включают:

• основание для издания акта – документ, согласно которому проводится актирование;
• состав комиссии с указанием Ф. И. О. и должностей;
• присутствующих лиц, которые участвовали в работе комиссии.

• 

• В констатирующей части отражают основной текст акта. Указывают сроки, цели, задачи работы комиссии, если она составляет акт.

  Раскрывают параметры, методы, замеры, испытания, на основании которых подтверждены факты или события, и т. д.

  В акте фиксируют только факты, действия, события, которые точно установлены. Фиксация оценочных суждений в акте недопустима.

  Из констатирующей части должна быть видна суть работы комиссии и результаты.

В выводах указывают:

• рекомендации, предложения;
• количество экземпляров и их местонахождение;
• перечень приложений, если они есть;
• подписи председателя и всех членов комиссии.

Ситуация

Сколько экземпляров акта нужно составить

Количество экземпляров акта устанавливают на месте. На практике их определяют по количеству заинтересованных сторон. Как правило, это минимум два экземпляра.

Как указывать замечания в акте, допустимо ли это

Стороны акта, члены комиссии могут указать в акте свои замечания или даже несогласие с тем, что указано в акте. Если есть разногласия между членами комиссии, в акте указывают мнение большинства.

Член комиссии, который не согласен с выводами большинства, вправе выразить свое мнение отдельно. Особое мнение такого члена комиссии оформляют отдельно в виде приложения. Информацию о приложении с особым мнением указывают в выводах акта. Приложение является неотъемлемой частью акта.

Рисунок 2. Как оформить особое мнение члена комиссии

Ситуация

Можно ли в акте указать замечания или особое мнение эксперта

Да, можно. Свое мнение эксперт представляет комиссии в ходе ее работы. Комиссия проводит всесторонний анализ поступивших документов и замечаний и на их основе делает выводы. Документы хранятся в деле, рассматриваемом комиссией. Мнение эксперта можно оформить в виде приложения и приобщить к акту. 

По каким правилам подписывать акты

Вот шесть основных правил, по которым подписывают акты.

1. Акт подписывают участвующие в актировании стороны.
2. Последовательность подписей комиссии должна быть аналогична последовательности, указанной во вводной части. Указывать должности членов комиссии уже не следует.
3. Член комиссии, оформивший особое мнение, должен подписать акт. Рядом с подписью указывают, что особое мнение отражено в приложении.
4. Председатель и члены комиссии должны поставить подписи на каждом экземпляре акта.
5. Лица, участвующие при составлении акта и имеющие отношение к фактам, событиям, действиям, отраженным в акте, должны поставить подписи в конце акта.
6. Отказ от подписи лица, участвующего при составлении акта и имеющего отношение к актируемым фактам, событиям, действиям, нужно зафиксировать в акте.

Если в отношении работы отдельных лиц в акте указаны замечания, им нужно дать возможность ознакомиться с содержанием акта. Факт ознакомления фиксируют подписью указанных лиц.

Что делать с актами после подписания

Мы назвали три действия, которые выполнять обязательно после того, как акт подписан УО, ТСЖ, ЖСК.

1. Хранить акты без ограничения срока. Большую часть актов относят к технической документации на МКД. Поэтому хранить их нужно в управляющей МКД организации (подп. «б»п. 24, п. 27 Правил № 491). Срок хранения технической документации не ограничен.
2. Размещать акты в ГИС ЖКХ в течение семи дней с момента их подписания (ч. 10.1 ст. 161 ЖК).
3. Предоставлять собственникам возможность ознакомиться с актами. Если требуемую информацию раскрыли в необходимом объеме и установленным способом, сообщите собственнику место ее раскрытия (абз. 2 п. 34 Правил № 416). Например, если информацию разместили в ГИС ЖКХ, сообщите собственнику ссылку на страницу.

Если УО, ТСЖ, ЖСК не разместили информацию в ГИС ЖКХ, то предложите собственнику ознакомиться с актами, например, в офисе УО в согласованное время. Копии актов УО, ТСЖ, ЖСК предоставлять собственнику не обязаны (ч. 1 ст. 7, п. 8 ч. 3 ст. 143.1 ЖК).

Какие акты составлять обязательно

К обязательным актам УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК отнесем четыре категории актов:

• прямо предусмотрены законодательством;
• выверены обычаями делового оборота;
• необходимость оформить подтверждена судебной практикой;
• необходимость оформить подсказывает сложившаяся ситуация и порядок ее разрешения.

Например, УО, ТСЖ, ЖСК обязаны составлять акты о приемке результатов работ. Обязанность следует из того, что такие акты включают в состав технической документации на МКД (подп. «б» п. 24, п. 27 Правил № 491). Если исполнитель коммунальных услуг причинит ущерб жизни, здоровью или имуществу потребителя, он также обязан составить акт об этом (п. 152 Правил предоставления коммунальных услуг, утвержденных постановлением Правительства от 06.05.2011 № 354).

Полный список обязательных актов для УО, ТСЖ, ЖСК смотрите в отдельном справочнике.

Совет

Лучше составить лишний акт, чем не составить важный

Мы сформулировали семь причин, почему управляющей МКД организации нужно составлять акты:

1. На основании актов осуществляют финансовые расчеты (например, акт выполненных работ с подрядчиком).
2. Акты входят в состав технической документации на МКД.
3. Актами фиксируют факты, события, действия, которые свершились в настоящем или прошлом времени (например, акт осмотра ИПУ на предмет наличия внешнего вмешательства).
4. В актах стороны подтверждают волеизъявление сторон.
5. В актах стороны имеют возможность выразить позицию и особое мнение в отношении происходящего.
6. Акты используют при урегулировании споров и конфликтов между сторонами.
7. Акты применяют как средство доказывания в суде.

Ограничений по количеству и наименованиям актов, создаваемых организацией, в законе нет. Можно актировать любой факт, событие или действие.