Кемерово – 8-961-861-02-88
Юрга – 8 (38451) 4-92-79

Как и какие документы обязана хранить УО

Актуально на 9 июля 2025

Екатерина Кожекина, редактор-эксперт справочной системы «Управление МКД»

УО обязана хранить документы, которые связаны с управлением МКД. В этой рекомендации мы рассказали, какие документы нужно хранить, как и сколько это нужно делать.

Какими НПА руководствоваться

Чтобы правильно хранить документы, руководствуйтесь:

Какие документы нужно хранить

Все документы в деятельности УО — это ее документальный фонд. Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд. В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранят в структурных подразделениях УО и по истечении сроков хранения уничтожают. Если в структурных подразделениях нет условий, чтобы обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения, по решению руководителя УО такие документы нужно передать в архив.

Такие правила предусмотрены пунктами 7, 9, 37, 47 Правил № 77.

В таблице 1 мы объединили документы, которые связаны с управлением МКД. УО обязана их хранить.

Таблица 1. Документы, которые нужно хранить

Группа документов

Перечень документов

Документы УО как юридического лица
  • лицензия на осуществление предпринимательской деятельности по управлению МКД;
  • квалификационный аттестат руководителя УО;
  • устав организации;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
  • справки о постановке на учет в государственные внебюджетные фонды;
  • документы ОСС;
  • договор об открытии расчетного счета в банке

Документы на МКД

Гражданско-правовые договоры
  • договор управления МКД;
  • с РСО;
  • с подрядными организациями и ИП на содержание и ремонт общего имущества в МКД;
  • с работниками (если они работают по ГПД);
  • с кредитными организациями, РКЦ, биллинговыми системами;
  • на консультационные услуги (юридические услуги, ведение бухгалтерского учета);
  • на аварийно-диспетчерское обслуживание МКД

Кадровые документы
  • штатное расписание;
  • приказы, распоряжения, акты;
  • должностные инструкции сотрудников;
  • трудовые книжки сотрудников и книги по их учету;
  • личные дела сотрудников;
  • личные карточки сотрудников;
  • персональные данные сотрудников;
  • трудовые договоры с сотрудниками, дополнительные соглашения к ним;
  • графики отпусков;
  • табели учета рабочего времени;
  • документы по охране труда;
  • график сменности (если есть сменные сотрудники)

Локальные (внутренние) документы
  • инструкция по делопроизводству;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • порядок хранения и использования персональных данных работников;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение об АДС (при наличии);
  • политика защиты и обработки персональных данных;
  • журналы в работе УО

Реестр собственников

Финансово-бухгалтерские документы
  • первичные учетные документы;
  • регистры бухгалтерского учета;
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней;
  • финансовые планы (сметы доходов и расходов), отчеты о финансовой деятельности;
  • документы учетной политики, стандарты, другие документы по бухучету

Где хранить архивные документы

Архивные документы можно хранить самостоятельно или передать по договору в государственный или муниципальный архив, библиотеку или музей (ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле).

Если решили хранить документы самостоятельно, это можно делать, например, в офисе УО. В зависимости от объема документов архивом может стать самостоятельное структурное подразделение УО или подразделение в составе структурного подразделения, например службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Обязанности организовать хранение документов, а также обеспечить деятельность архива можно возложить на конкретного сотрудника. Деятельность архива должны регламентировать локальные нормативные акты – положение о структурном подразделении, а также положение об архиве, которое утверждает руководитель УО.

Документы, которые в архив не передают, храните в соответствующих подразделениях УО, пока не придет время их уничтожать.

Такие правила следует из пунктов 2, 3, 47 Правил № 77.

Нужно соблюдать правила хранения документов. Архивные документы необходимо хранить в темноте. Для этого их размещают в первичных средствах хранения, например в коробках, папках, конвертах, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение допускается, только если на окнах есть светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Можно применять люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и разрешенные светодиодные светильники.

Такие правила установлены пунктами 83, 87 Правил № 77. Требования к температуре и влажности, которые необходимы для хранения документов, указаны в пунктах 88–90 Правил № 77.

Внимание

Нельзя размещать архив в подвальных помещениях и помещениях, которые расположены ниже уровня поверхности земли. Исключение – помещения, которые защищены от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод (подп. «ж» п. 78 Правил № ).

 

Ситуация

Где хранить документы ОСС

Копии протокола ОСС и решений собственников помещений в МКД хранят в месте или по адресу, которые определили решением общего собрания (ч. 4 ст. 46 ЖК). Информация о месте (адресе) хранения документов ОСС — одно из обязательных сведений протокола ОСС помещений в МКД. Это закреплено в пункте 4 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, утвержденных приказом Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр.

Подлинники протокола и решения собственников в течение пяти дней с момента получения УО обязана передать на хранение в орган ГЖН. Такое правило предусмотрено частью 1.1 статьи 46 ЖК.

Ситуация

Как хранить документы в электронном виде

В электронном виде документы можно хранить на физически обособленных носителях или в системе хранения электронных документов ― СХЭД. Можно использовать одновременно оба способа (п. 132 Правил № 77).

СХЭД разработана для государственных организаций. Но аналогичные системы могут применять и другие организации. При этом для хранения документов в СХЭД можно пользоваться услугами специализированных организаций (п. 133 Правил № 77).

Электронный документ, передаваемый в архив, должен состоять из следующих файлов (п. 141 Правил № 77):

Чтобы подготовить электронные документы к передаче в свой архив, выполните этапы, которые описаны в пунктах 148 и 149 Правил № 77:

При хранении электронных документов на физически обособленных носителях применяйте такие носители, технические характеристики которых позволяют обеспечить долговременное хранение информации. Раздельно храните физически обособленные носители и документы на иных видах носителей. Для хранения физически обособленных носителей металлические стеллажи, шкафы и контейнеры с магнитным рабочим слоем используют только при условии их размагничивания и заземления (п. 151 Правил № 77).

Проверяйте электронные документы на физически обособленных носителях один раз в пять лет. Для этого нужно провести визуальный и технический контроль физического и технического состояния, проверить документы на наличие вредоносных компьютерных программ, выявить и учесть документы, которые нужно переписать на новые электронные носители (п. 153 Правил № 77).

Если не можете или не хотите создавать архив в организации, передайте архивные документы на постоянное хранение, например, в государственный или муниципальный архив. Создавать собственный архив необязательно. Такое правило следует из части 2 статьи 13, части 4 статьи 18 Закона об архивном деле, пункта 2 Правил № 77.

Внимание

государственные и муниципальные архивы могут брать плату за хранение документов. Для этого с архивом заключают возмездный договор (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона об архивном деле).

 

Ситуация

Как выбрать архивное учреждение

Вы вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук и заключить договор о хранении документов. По практическим соображениям лучше заключать договор по месту фактического расположения УО. Такое правило следует из части 3 статьи 21 Закона об архивном деле, информации Росархива от 23.09.2015.

Ситуация

Обязана ли УО передавать документы на хранение в государственный или муниципальный архив

Нет, не обязана.

Вы вправе, но не обязаны передавать документы на хранение в государственный или муниципальный архив. Такое правило следует из части 4 статьи 18 Закона об архивном деле.

Как выбрать порядок хранения документов

Порядок хранения документов зависит от того, к какой части документального фонда они относятся.

Архивный фонд УО

Храните в архиве УО. Документы передают в архив не раньше чем через один год и не позднее чем через три года, после того как дело завершили в делопроизводстве (п. 47 Правил № 77). Документы поступают в архив после экспертизы ценности. Экспертизу проводит экспертная комиссия. Комиссию создают приказом руководителя УО. Руководитель также утверждает положение о комиссии (п. 14, 16–18 Правил № 77).

Экспертизу проводят для всех документов организации независимо от видов носителей и способов записи. Задачами экспертизы ценности являются в том числе:

Нельзя уничтожить документы, до того как провели экспертизу ценности и утвердили опись дел постоянного хранения и по личному составу.

Экспертизу ценности документов проводят ежегодно:

Такие правила предусмотрены пунктами 16, 17, 20, 22 Правил № 77.

Ситуация

Как передать дела в архив УО

Законченные делопроизводством, исполненные документы формируют в дела по номенклатуре дел. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. В конце делопроизводственного года составляют итоговую запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и электронных дел постоянного и временного сроков хранения (п. 12, 13 Правил № 77).

Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно)

Документы временных сроков хранения хранят в структурных подразделениях УО и по истечении сроков хранения уничтожают. Если в структурных подразделениях нет условий, чтобы обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения, по решению руководителя УО такие документы нужно передать в архив (п. 47 Правил № 77).

Ситуация

Как уничтожить документы

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов. Это касается и бумажных, и электронных документов.

В комиссию должно входить не менее трех человек. В нее можно включить руководителя архива, а также работников отделов, в которых были созданы документы, например отдела кадров, бухгалтерии, юридического. Чтобы утвердить состав комиссии, оформите приказ (п. 14, 18 Правил № 77).

Комиссия выберет документы с истекшими сроками хранения и оформит акт о выделении к уничтожению. Акт можно составить по форме из приложения № 3 к Правилам № 77 или разработать собственную форму. В акт комиссия включает все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составили акт. Акт утверждает руководитель УО, после чего документы можно уничтожить (п. 23, 26 Правил № 77).

По общему правилу, чтобы уничтожить документы, их передают в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Исключение – документы, которые содержат персональные данные, имеют пометку «Для служебного пользования», а также включают информацию ограниченного доступа. Такие документы уничтожают только в организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, который исключит возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Электронные документы можно физически уничтожить или уничтожить программно-техническими средствами. Уничтожение электронных документов также фиксируют в акте о выделении к уничтожению.

Факт утилизации документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме. Приложите его к акту о выделении к уничтожению документов.

Порядок уничтожения устанавливают пункты 31, 158 Правил № 77.

При уничтожении документов также соблюдайте требования:

Такие требования предусмотрены пунктом 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 26.03.2019 № 101-ст.

Как закрепить порядок хранения

В зависимости от организационно-правовой формы УО порядок хранения документов можно прописать:

Общие требования к документированию деятельности и организации работы с документами закрепите в инструкции по делопроизводству. Такие правила следуют из приказа Росархива от 11.04.2018 № 44 (далее — Приказ № 44).

Порядок хранения документов бухгалтерского учета закрепляют в учетной политике, которую утверждает руководитель УО (ч. 1 ст. 7 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций»).

Организовать хранение документов УО должен ее руководитель. Пока документы не передали в архив, хранение документов в структурных подразделениях УО организуют руководители подразделений. Такое правило следует из пункта 1.7 Приказа № 44, пункта 3.1 постановления ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Сколько хранить документы

Рекомендуется хранить техдокументацию постоянно. Закон не устанавливает срок хранения техдокументации, но и не предусматривает ее уничтожать. Целесообразно хранить документацию, так как качество работ, услуг по содержанию и ремонту общего имущества и КУ часто зависит от наличия конкретных документов

Есть пять видов сроков хранения документов. Мы объединили сроки в таблице и указали примеры документов для каждого срока.

Таблица 2. Сколько нужно хранить документы

Срок хранения документов

Виды документов

Постоянно

Документы, которые нужно передать в государственные или муниципальные архивы

До минования надобности (такой срок не может быть менее одного года)

Документы, необходимость использования которых ограниченна (книги и журналы учета, исполнительные листы, образцы подписей)

До замены новыми

Документы, которые нужно заменить (номенклатуры дел, перечни паролей, бланки форм статистической отчетности, нормативы, планы эвакуации, списки)

До ликвидации организации

Документы правоустанавливающего характера (уставные, определяющие форму собственности), договоры аренды, локальные акты, паспорта на МКД, земельные участки

Конкретное количество лет

75 лет

Документы по личному составу, штатные расстановки

45 лет

Документы об аттестации рабочих мест работников, не занятых на опасных и вредных производствах

15 лет

Документы по электронно-цифровой подписи, документы об истребовании имущества из чужого незаконного владения

10 лет

Документы по защите информации, передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, по продаже движимого имущества и залогу имущества организации

5 лет

Документы по гражданско-правовым договорам

Сроки хранения документов УО на бумажных и электронных носителях определяет Перечень архивных документов (графа № 3). Срок хранения документов рассчитайте с 1 января года после года окончания их делопроизводством (ч. 1 ст. 21.1 Закона об архивном деле).

В отдельном справочнике перечислили, в течение какого срока нужно хранить документы в зависимости от их вида.

Ситуация

Что входит в перечень технической документации долговременного хранения

Перечень технической документации долговременного хранения содержится в Правилах и нормах технической эксплуатации жилищного фонда, утвержденных постановлением Госстроя России от 27 сентября 2003 г. № 170, п. 1.5.1 указанного документа.

Перечень технической документации долговременного хранения должен содержать:

Также выделяется техническая документация, заменяемая в связи с истечением срока ее действия (п. 1.5.3):

Вместе с тем, Правила , утвержденные постановлением Госстроя России от 27 сентября 2003 г. № 170, после введения в действие ЖК РФ действуют в части, не противоречащей ЖК РФ .

ЖК РФ и другими документами, действующими в сфере управления многоквартирными домами, не определены сроки хранения подобной документации на МКД.

Ситуация

Как долго хранить договор управления МКД

Договор управления МКД нужно хранить в течение пяти лет, после того как срок его действия истек. Такой срок установлен пунктом 655 Перечня архивных документов.

Ситуация

Сколько нужно хранить договоры с РСО и подрядчиками

Храните договоры в течение пяти лет с момента, когда срок действия договоров истек или договоры расторгли. В уставе УО можно установить более длительный срок хранения. Такое правило следует из пункта 2 статьи 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, пункта 2.2 постановления ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс, пунктов 540, 541 Перечня архивных документов.

Ситуация

Сколько хранить документы ОСС

Закон не устанавливает срок хранения копий протоколов и решений собственников. Предусмотрен срок для протокола ОСС, на котором выбрали УО, — пять лет. Но рекомендуется хранить копии протоколов и решений постоянно, так как это официальные документы, которые несут юридические последствия. Уничтожать их закон не обязывает.

Оригиналы решений собственников и протокола хранит орган ГЖН в течение трех лет ( ч.1.1 ст.46ЖК ).

Ситуация

Сколько хранить лицевые счета собственников помещений в МКД

Лицевые счета на жилые помещения храните в течение пяти лет. Такое правило предусмотрено пунктом  653 Перечня архивных документов.

Ситуация

Что делать с документами, если УО ликвидировали

При ликвидации УО (например, в случае банкротства) архивные документы, документы по личному составу ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передают в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив. Документы передают на основании договора. Такие правила установлены частью 10 статьи 23 Закона об архивном деле.

Как передать документы в государственный или муниципальный архив

Когда истекли сроки временного хранения документов в архиве УО, документы Архивного фонда РФ можно передать в государственный или муниципальные архив. Передайте документы на постоянное хранение досрочно, если не можете организовать условия для их сохранности или есть угроза утраты (уничтожения) документов. Продлить срок хранения документов в архиве УО можно по решению архивного учреждения, например, если документы необходимо использовать в работе организации.

Документы передают на основании договора. Передачу оформляют актом приема-передачи документов на хранение. Акт составляют в двух экземплярах: один остается в архиве, другой — в УО. Вместе с документами передают четыре экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде в формате, согласованном с государственным (муниципальным) архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в организации.

Такие правила устанавливает раздел XVIII Правил № 77.

Что грозит за нарушение правил хранения документов

Если нарушить правила хранения архивных документов, могут выдать предупреждение или назначить штраф: для граждан — от 1000 до 3000 руб., для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб., для юрлиц — от 5000 до 10 000 руб. Такую административную ответственность устанавливает статья 13.20 КоАП.

Неправильно хранить бухгалтерские документы значит грубо нарушать требования к бухучету. Под грубым нарушением понимают отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности в течение установленных сроков. За такое нарушение должностному лицу могут назначить штраф от 5000 до 10 000 руб. Если нарушить повторно, то могут оштрафовать уже на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалифицировать на срок от года до двух лет. Санкции предусмотрены статьей 15.11 КоАП.

В налоговом учете отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета признают грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За грубое нарушение таких правил грозит штраф:

Такие правила устанавливает статья 120 НК.

© Материал из Справочной системы «Управление многоквартирным домом»
https://1umd.ru
Дата копирования: 09.07.2025