Сомнительные документы и ситуации при приеме на работу. Когда проявить бдительность

Журнал «Кадровое дело», №8 Август 2025

Прием, перевод, увольнение

Арина Малая, Юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Когда можно отказать работнику в трудоустройстве из-за отсутствия бумажной трудовой книжки
Что должен сделать работодатель, если в военном билете нет штампа о постановке на учет
Какой документ может представить работник вместо пластикового свидетельства СНИЛС

Часто бывает непонятно, что делать, когда при приеме на работу новичок представляет документы, но они отличаются от тех, что перечислены в законе. В статье разобрали ситуации, когда кадровику необходимо насторожиться и придирчиво изучить документ. А когда можно проявить гибкость и при этом не нарушить закон, чтобы не упустить ценного кандидата.

Нет паспорта, он просрочен или с дефектами

При приеме нового сотрудника по правилам статьи 65 ТК работодатель вправе потребовать у него документ, который удостоверит личность. Как правило, приносят общегражданский паспорт. Этот документ необходим, чтобы заключить трудовой договор с будущим сотрудником. Однако встречаются нестандартные ситуации.

Когда необходима бдительность. Первое, на что обратить внимание, — если будущий сотрудник по каким-то причинам не может представить оригинал паспорта. Новичок может принести заграничный паспорт, водительское удостоверение или нотариально заверенную копию паспорта. Эти документы не заменяют паспорт, и трудоустраивать кандидатов по ним нельзя.

Не каждый документ с фото и именем сотрудника может подтвердить его личность. Так, заграничный паспорт удостоверяет личность гражданина только за пределами России (Указ Президента от 21.12.1996 № 1752). Водительское удостоверение всего лишь подтверждает право управлять транспортным средством (ст. 25 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). И даже копия паспорта не является документом, который удостоверяет личность будущего работника, даже если ее заверил нотариус. Этот документ кадровик может принять только в одном случае — когда трудоустраивает дистанционных сотрудников (ст. 312.2 ТК).

Однако даже с оригиналом паспорта бдительность терять не стоит. При осмотре документа следует обратить внимание на дату рождения. Насторожить должна ситуация, когда новичку исполнилось 20 или 45 лет, а паспорт он еще не заменил. Ведь принять на работу нового сотрудника можно, только если не истек срок на замену документа, который удостоверяет личность. По закону он составляет 90 дней с даты рождения (п. 24 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства от 23.12.2023 № 2267, далее — Положение о паспорте).

Когда можно проявить гибкость. Кадровик может оформить работника, если он принесет временное удостоверение личности (подп. «б» п. 13 Положения о паспорте, Приложение № 6, утв. приказом МВД от 16.11.2020 № 773). Документ служит официальной заменой паспорта, когда гражданин меняет паспорт или получает новый взамен утерянного или испорченного. В таблице ниже собрали информацию о том, какие документы новичок может представить взамен обязательных при трудоустройстве.

Альтернативные варианты документов при трудоустройстве

Что касается паспорта, который подлежит замене, пойти навстречу сотруднику и оформить его на работу можно только в одном случае. Если на момент заключения трудового договора со дня рождения работника не истекло 90 дней на замену. В этом случае паспорт формально считается действительным. Поэтому отказывать в приеме работнику не нужно. Документ станет просроченным, если этот срок будет пропущен. Тогда работника придется отправить за новым паспортом. Оформить его на работу сможете, только когда он принесет временное удостоверение или новый паспорт.

Работодатель может самостоятельно проверить действительность паспорта через специальный сервис на портале госуслуг

Если выяснится, что паспорт был просрочен на момент приема сотрудника на работу уже после того, как оформили с ним трудовой договор, — работника придется уволить. Связано это с тем, что из-за просроченного документа работодатель изначально должен был отказать сотруднику в приеме на работу. Ведь просроченный паспорт фактически представляет собой недействительный документ. В этом случае оформление такого сотрудника на работу будет считаться нарушением, за которое компанию могут привлечь к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Уволить работника необходимо по пункту 11 части 1 статьи 77 ТК за нарушение правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы. Если будущий сотрудник предупредил работодателя, что паспорт просрочен, а работодатель по какой-то причине проигнорировал это и трудовой договор все равно заключил — при увольнении необходимо выплатить выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 3 ст. 84 ТК).

Как действовать, если у нового работника нет СНИЛС

Будущий сотрудник при приеме на работу должен представить документ, который подтвердит его регистрацию в системе персонифицированного учета. Закон предусматривает два вида документа. Работник может выбрать любой из предложенных вариантов. Первый — зеленое пластиковое страховое свидетельство с номером СНИЛС. Второй — бумажная или электронная выписка с номером СНИЛС. Работник может не представить документ о регистрации в системе персучета, если для него это первая работа.

В этом случае оформите ему уведомление АДИ-РЕГ (абз. 14 ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Для этого возьмите у сотрудника заявление в произвольной форме. Заполните анкету по форме АДВ-1 и попросите работника в ней расписаться. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1. Направьте анкету и опись в отделение СФР. После того как СФР сформирует уведомление о регистрации в системе персучета, сотрудник сможет лично его получить в СФР, МФЦ или через портал госуслуг.

Нет трудовой книжки или она не того бланка

При заключении трудового договора будущий сотрудник должен представить работодателю трудовую книжку. Если новичок перешел на электронный порядок учета трудовой деятельности, он должен принести справку по форме СТД-Р или СТД-СФР (ст. 65, 66.1 ТК). Без бумажной или электронной трудовой можно принимать только совместителей и тех сотрудников, которые трудоустраиваются впервые (ст. 65 ТК).

С 2021 года для тех работников, кто трудоустраивается впервые, бумажная трудовая книжка не заводится, сведения ведутся только в электронном виде (ст. 66 ТК)

Когда необходима бдительность. Если в бумажной трудовой книжке обнаружили неточность в записи об увольнении или сам бланк документа визуально отличается от установленного — необходимо более внимательно изучить документ. Когда формулировка не соответствует статье ТК или запись не заверена печатью или подписью — это должно насторожить кадровика. Может возникнуть риск того, что работника по факту не уволили, а запись он внес сам. В этом случае отправьте его к предыдущему работодателю, чтобы исправить ошибку. А его трудоустройство приостановите до выяснения всех обстоятельств.

Сомнения может вызвать и сам бланк трудовой книжки, если он не соответствует характеристикам, которые перечислены в приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Основаниями признать трудовую книжку поддельной могут стать технические дефекты. Например, лишние пробелы, не пропечатанные элементы, цветовые различия в одном тираже, отсутствие водяного знака и пр. (приказ Минфина от 29.09.2020 № 217н).

Однако только на основании подозрений в подлинности документа отказывать работнику в трудоустройстве не нужно. Если возникли сомнения, направьте официальный запрос в Гознак с указанием серии и номера бланка. И уже на основании официального ответа планируйте дальнейшие действия.

Что касается СТД-Р или СТД-СФР, здесь важно узнать, есть ли отметка о том, что работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Это можно проверить в графе справки «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Здесь должна быть указана конкретная дата. Если поле пустое, значит, работник от бумажной трудовой не отказывался.

Если обнаружили, что новичок на электронную трудовую книжку не переходил, настаивайте на том, чтобы он принес бумажную трудовую книжку. Будущий сотрудник предоставит запрашиваемые документы, если заинтересован в работе. Если у новичка нет бумажной трудовой в связи с ее утратой или повреждением, по заявлению работника можете оформить ему новую (ч. 5 ст. 65 ТК, п. 27 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Отказать в трудоустройстве работнику в связи с непредоставлением бумажной трудовой книжки можно, когда выполняются одновременно следующие условия:

новичок не отказывался от ведения бумажной трудовой книжки, но заявление новому работодателю о том, чтобы оформить новую трудовую в связи с ее утратой или порчей не подавал;
сотрудник начал трудовую деятельность до 2021 года и не переходил на электронный формат учета трудовой деятельности;
работа не является совместительством.

Проверьте данные Ф. И. О. сотрудника и его дату рождения в разделе «Сведения о работнике» в справке СТД -Р. Они должны совпадать с теми, что указаны в СНИЛС

Когда можно проявить гибкость. Бывает непонятно, что делать с приемом работника, в котором очень заинтересован работодатель, но точно установлено, что его трудовая книжка поддельная. Ведь по общему правилу работнику в этом случае необходимо отказать в трудоустройстве. Что делать, если сам сотрудник не знал, что его документ фальшивый, и нарушение допустил один из прежних работодателей. Установить это бывает непросто.

Работодатель может провести самостоятельное расследование. Например, связаться с прежними работодателями и выяснить обстоятельства работы сотрудника на прежнем месте. А также разузнать, были на прежнем месте какие-то конфликты или споры с сотрудником или нет. Если работник утверждает, что не виновен, можете также обратиться и в правоохранительные органы (ст. 327 УК).

Если вины сотрудника в том, что у него оказалась поддельная трудовая, нет, а записи в ней соответствуют действительности — можно заключать с ним трудовой договор. Также заведите работнику новую трудовую книжку (ст. 65 ТК, письмо Минтруда от 01.09.2021 № 14-6/В-1049, письмо Роструда от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1). Для этого работнику необходимо написать соответствующее заявление. Если же вину работника в подделке трудовой все-таки установили, но уже после того, как оформили его на работу, то вы вправе уволить сотрудника по соответствующему основанию (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК).

Нет военного билета, в нем помарки или нет данных о постановке на учет

Военнообязанные при приеме на работу должны представить: военный билет или персональную электронную карту, временное удостоверение либо справку, которые выдают взамен военного билета (п. 28 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719). Будущие сотрудники призывного возраста от 18 до 27 лет могут предъявить удостоверение, поступающего на военную службу, которое еще называют «приписное свидетельство». Информацию об отношении будущего сотрудника к воинской службе можно получить на странице № 13 в его паспорте.

Когда необходима бдительность. Важно проверить правильность заполнения документов воинского учета, так как в них часто встречаются ошибки и неточности. Обо всех несоответствиях работодатель должен своевременно сообщать в военкомат.

Так, при визуальном осмотре военного билета на первой странице документа должна быть фотография владельца, исключением могут быть документы советского образца (п. 9, 10 приказа Министра обороны от 22.11.2007 № 700).

Обязательно проверьте страницу с отметкой о воинском учете: на ней должна стоять печать о постановке на учет по месту жительства или пребывания. Отсутствие штампа о постановке при наличии отметки о снятии с учета не является основанием для отказа в трудоустройстве. Однако в этом случае работодатель обязан в течение пяти рабочих дней уведомить военкомат о приеме сотрудника без отметки о постановке на воинский учет (подп. «г» п. 30 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719).

Во временном удостоверении особое внимание уделите его сроку действия. Документ выдают на один месяц (п. 12 приказа Министра обороны от 22.11.2007 № 700). Если документ просрочен, объясните работнику, что он должен получить военный билет и представить его (п. 28 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719). Сообщите в течение пяти рабочих дней в военкомат о случае неисполнения гражданином обязанности в области воинского учета (подп. «г» п. 30 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719).

В приписном свидетельстве сверьте фотографию, Ф. И. О. и дату рождения с паспортными данными сотрудника. Название военкомата и категорию годности к службе проверьте на первой странице. Убедитесь, что печать военкомата частично наложена на фотографию, а на второй и третьей страницах указаны сведения о постановке на воинский учет.

Когда можно проявить гибкость. Часто вызывает сомнение вопрос о том, может ли работодатель отказать в приеме новичку, если он не представил документы воинского учета. По этому вопросу разъяснения представил Минтруд в письмах от 29.09.2023 № 14-6/ООГ-6134, от 14.08.2023 № 14-6/В-960. В ведомстве считают, что отказывать в трудоустройстве только потому, что новичок не принес документы воинского учета при трудоустройстве, нельзя. Ведь эти документы не влияют на деловые качества сотрудника.

Можете договориться с будущим сотрудником, что он принесет вам военный билет или иные документы воинского учета после приема на работу. Правила, по которым работники должны представлять недостающие документы или сведения после приема на работу, удобно закрепить в локальных актах. В этом случае если работник не выполнит требования, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности (письмо Роструда от 09.12.2021 № ПГ/37187-6-1).

Не нужно хранить копии военных билетов в личных делах сотрудников. За это работодателя могут оштрафовать по статье 13.11КоАП

Одновременно с этим предупредите новичка, что передадите о нем информацию в военкомат, и порекомендуйте ему явиться в военкомат (подп. «а» п. 29 Методических рекомендаций, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017). Сообщите в военкомат в течение трех дней о том, что приняли на работу сотрудника без документов воинского учета по утвержденной форме (подп. «б» п. 32 Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, приложение № 10 Методических рекомендаций, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017).

Нет диплома или в нем неточности

Когда принимаете работника на должность, которая требует специальных знаний или подготовки, он должен предъявить документ об образовании (ч. 1 ст. 65 ТК). Документ необходим, чтобы определить, соответствует ли уровень квалификации сотрудника поручаемой работе. Обычно приносят диплом о высшем образовании. Если же у сотрудника нет такого документа, то работодатель вправе отказать ему в заключении трудового договора.

Когда специальные знания не нужны, предъявлять диплом сотрудник не обязан (письмо Минтруда от 28.03.2018 № 4-2/В-219)

Когда необходима бдительность. При приеме документа важно произвести его визуальный осмотр и проверить сам бланк документа. Насторожить должно любое несоответствие требованиям приказа Минобрнауки от 22.07.2021 № 645. Например, если на бланке отсутствуют водяные знаки, а подписи нечеткие или с помарками.

Даже незначительные неточности дают основание провести проверку подлинности диплома. Первичную проверку можно провести, сделав копию диплома. На государственном бланке документа, который изготовлен типографией Гознака, должна проявиться надпись «КОПИЯ». Далее проверить документ можно через реестр ФРДО на официальном сайте Рособрнадзора. В реестре ФРДО содержится информация о дипломах, выданных после 10.07.1992 (п. 1 Правил, утв. постановлением Правительства от 31.05.2021 № 825).

Если реестр не содержит нужных сведений, диплом можно проверить через письменный запрос в учебное заведение или обращение в Рособрнадзор. Однако для этого потребуется письменное согласие сотрудника, так как сведения об образовании относятся к персональным данным (п. 1 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Учебное заведение должно предоставить ответ в течение 30 дней с момента регистрации обращения (п. 1 ст. 12 Закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ).

Если оформили новичка на работу, а после этого выяснилось, что диплом поддельный, то в этом случае работодатель должен уволить сотрудника по п. 11 ст. 81 ТК за предоставление подложных документов. Так придется поступить, даже если работник сам не знал о том, что учебное заведение ему выдало подделку. Например, когда у вуза нет аккредитации или закончилась лицензия.

Когда можно проявить гибкость . Если будущий сотрудник принес копию диплома, так как потерял оригинал, процедуру приема на работу необходимо приостановить. Сообщите новичку, что ему необходимо обратиться в учебное заведение и получить дубликат (п. 34 Порядка, утв. приказом Минобрнауки от 27.07.2021 № 670). Представление дубликата будет сопоставимо с оригиналом и препятствий в трудоустройстве не возникнет.