Как распланировать работы и осмотры на год

Актуально на 14 апр 2023

Предлагаем план обязательных дел управляющей МКД организации на 2023 год. Эксперты Системы УМД составили его так, чтобы в отдельные месяцы не было аврала. Учли бумажные дела, сезонные работы и «окно» для ОСС.
Апрель и сентябрь – самые загруженные месяцы в работе УО, ТСЖ, ЖСК. В апреле много работы, связанной с окончанием отопительного периода, осмотры после схода снега, отчетные собрания. А в сентябре запуск тепла, последний срок сдачи документов на паспорт готовности.
С помощью этой рекомендации увидите перегруженные месяцы и окошки, чтобы запланировать отдельные работы на другие месяцы.

Что сделать в январе

В январе стоит уделить больше времени бумажной работе, так как основные осмотры общего имущества и ремонтные работы будут только весной.
Вот четыре мероприятия на январь.
1. Разработать и утвердить план работы с оплатами за ЖКУ.
Уделите время тому, чтобы утвердить стандарт работы с оплатами за ЖКУ. Если не сделать этого сейчас, то к весне все время уже будут отнимать ремонтные работы и осмотры. Систематизируйте инструменты работы с оплатами, чтобы свежие долги не перетекали в тяжелые.
2. Провести осмотры и составить дефектовки внутри МКД.
Зимой можно составить дефектовки по состоянию подъездов и инженерного оборудования, не связанного с отоплением МКД.
3. Утвердить план антитеррористической защищенности МКД.
В новогодние выходные запланируйте и проведите обход мест общего пользования, нежилых помещений в составе общего имущества. По результатам утвердите план мероприятий. Для Системы УМД эксперты подготовили план мероприятий на основе проекта постановления Правительства, который разработал Минстрой.
4. Запустить цикл подготовки ОСС.
Продумайте повестку ОСС так, чтобы обойтись одним собранием в году. Проводить ОСС сложно, долго и дорого. Если делать это хорошо, то потратите много рабочего времени сотрудников, если плохо и на скорую руку – забудете про важные вопросы или недоберете кворум.
5. Сделать перерасчет платы за КР на СОИ и корректировку платы за отопление.
Перерасчет и корректировку по итогу года делают в течение первого квартала.
Материалы Системы УМД, которые помогут в январе.
Стандарт работы с оплатами за ЖКУ
План антитеррористической защищенности
Как подготовить документы к общему собранию собственников помещений в МКД

Что сделать в феврале

В феврале запускайте ОСС, документы к которому начали подготавливать в январе, и проверьте документы по охране труда. Также пора разработать маркетинговый план, который будет работать на формирование положительной оценки работы УО жителями.
Вот три мероприятия на февраль.
1. Определить сроки голосования на ОСС и запустить процедуру.
Оцените, сколько времени займет подготовка к ОСС и сколько понадобится времени, чтобы собрать решения собственников и обеспечить кворум. В примере циклограммы от Системы УМД подготовка к ОСС занимает два месяца. Для голосования по вопросам повестки очно-заочного ОСС, сбора письменных бланков отведите два-три месяца в зависимости от количества квартир в МКД.
2. Провести осмотры и оформить дефектовки по объектам внутри МКД.
Продолжите осмотры элементов общего имущества и оформление дефектовок.
3. Проверить документы по допуску работников к работам на высоте.
В феврале и марте частые температурные переходы через ноль, поэтому особое внимание нужно уделить очистке крыши. Рабочие, которые будут подниматься на крышу, должны пройти вводный инструктаж и получать наряд-допуск.
Материалы Системы УМД, которые помогут в феврале.
Циклограмма подготовки жителей к увеличению размера платы
Как организовать работу по очистке крыши МКД от снега и наледи
Наряд-допуск на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов

Что сделать в марте

В марте начинаются бумажные работы: УО должны отчитаться перед собственниками о выполнении договора управления, а ТСЖ и ЖСК – провести ревизию, чтобы к апрелю подготовить заключение и представить его на отчетном собрании.
Вот шесть мероприятий на март.
1. Подготовить заключение ревизионной комиссии ТСЖ.
Один раз в год ревизионная комиссия ТСЖ должна проводить ревизию финансовой деятельности. Как правило, ее проводят накануне апрельского отчетного собрания. Проведите ревизию финансовой деятельности ТСЖ и оформите заключение.
2. Подготовить смету ТСЖ на следующий год.
В марте нужно подготовить смету товарищества на следующий год, чтобы в апреле утвердить ее на собрании членов ТСЖ.
3. Направить реестр членов ТСЖ в ГЖИ.
Март последний месяц, когда нужно направить копию реестра членов ТСЖ в ГЖИ (п. 9 ч. 1 ст. 138 ЖК).
4. Запустить цикл подготовки собрания членов ТСЖ.
Чтобы провести собрание в апреле, продумать повестку и подготовить документы нужно в марте. Продумайте повестку собрания членов ТСЖ. Включите обязательные ежегодные вопросы, полезные идеи и новинки – 2023. Например, утвердите обновленный устав с полезными новинками:
• использовать ГИС ЖКХ или иную информационную систему для общих собраний членов ТСЖ (ч. 2.1 ст. 135 ЖК);
• использовать видеосвязь для проведений заседаний правления ТСЖ, общих собраний членов товарищества;
• нанимать управляющего в ТСЖ;
• нанимать аудитора или внешнего ревизора.
5. Подготовить отчет о выполнении договора управления.
Управляющая МКД организация должна предоставить отчет по договору управления за предыдущий год до 31 марта текущего года (ч. 11 ст. 162 ЖК).
6. Проведите ОСС, которое готовили с начала года.
В марте завершается цикл подготовки к собранию, которую вы запустили в январе. Информационную работу провели, на вопросы жителей ответили, документы подготовили, сроки определили. Впишите даты в документы ОСС и за 10 дней до начала разместите уведомление о предстоящем собрании.
7. Отметить День работника ЖКХ
Поищите возможность премировать сотрудников ко Дню работника ЖКХ. Даже небольшая премия положительно скажется на микроклимате в коллективе.
Материалы Системы УМД, которые помогут в марте.
Заключение ревизионной комиссии ТСЖ по результатам проверки годовой бухгалтерской отчетности товарищества
Как составить и утвердить смету в ТСЖ
Как отчитаться о выполнении договора управления
Приказ о поощрении сотрудника премией к празднику

Что сделать в апреле

В апреле большой объем работ, который должен проходить под личным контролем руководителей организации.
Вот четыре мероприятия на апрель.
1. Провести весенний осмотр по окончании отопительного периода.
Весенний осмотр состояния общего имущества – основной этап в подготовке плана-графика работ. Весенний осмотрпроводят по окончании отопительного периода. Во время таких осмотров проверяют, есть ли повреждения общего имущества, возникшие в течение зимнего периода.
По результатам весеннего осмотра нужно оформить акт сезонного осмотра (и акты осмотра отдельных элементов, если понадобится).
В течение месяца со дня составления акта осмотра УО, ТСЖ, ЖСК обязаны:
• определить неисправности и повреждения;
• уточнить объемы работ по текущему ремонту;
• выдать рекомендации собственникам помещений в МКД на выполнение текущего ремонта.
2. Уточнить объемы работ по текущему ремонту на текущий год.
На основании акта весеннего осмотра уточните объемы работ по текущему ремонту общего имущества в МКД на текущий год. Возможно, после зимней эксплуатации потребуется ремонт оборудования, крыши. Если не уточнить объемы сейчас, то к осени могут появиться проблемы с получением паспорта готовности.
3. Провести отбор подрядчиков для ремонта.
Чтобы приступить к ремонтам, проведите отбор подрядчиков. Полезно сформулировать требования, которым должны соответствовать организации, и в будущем положение об отборе.
Вот примерные критерии отбора:
• размер уставного капитала;
• реализованные проекты;
• отсутствие ареста на счетах;
• отсутствие задолженности по уплате налогов.
Подумайте, возможно, вы захотите ограничить право подрядчика привлекать субподрядные организации.
Чтобы регулировать право подрядчика привлекать субподрядчиков, в договоре подряда можно:
• указать обязанность подрядчика согласовывать кандидатуры субподрядчиков с заказчиком;
• указать на возможность подрядчика привлекать субподрядчиков только с письменного согласия заказчика;
• указать на возможность привлекать субподрядчиков только для определенных видов работ.
4. Провести субботник.
Для общения сотрудников УО с жителями в неформальной обстановке и общения жителей между собой проводите субботники. У такого мероприятия нет цели привести в порядок придомовую территорию руками жителей. Укажите в объявлении, что в программе благоустройство клумбы и чаепитие, а участие детей – приветствуется.
5. Провести отчетное или отчетно-выборное собрание в ТСЖ.
В марте подготовили заключение ревизионной комиссии, смету на год – в апреле проводите отчетное или отчетно-выборное собрание.
Материалы Системы УМД, которые помогут в апреле.
Когда проводить и как оформлять результаты осмотра общего имущества в МКД
Виды и периодичность осмотров общего имущества в МКД
Объявление о субботнике
Как провести отчетно-выборное собрание в ТСЖ

Что сделать в мае

В мае поручите составить план мероприятий и установить объемы работ для подготовки здания и инженерного оборудования к зиме. План составляют на основании акта весеннего осмотра.
Материалы Системы УМД, которые помогут в мае.
Как составить план-график работ по содержанию и ремонту общего имущества
Виды работ по содержанию подъездов и других мест общего пользования в МКД
Работы и мероприятия, необходимые для подготовки МКД к отопительному периоду

Что сделать в июне

В июне не так много сезонной работы – осмотры уже провели, объемы работ запланировали, к ремонтам приступили. По закону в июне нужно направить предложение о капремонте, если он запланирован на следующий год. Еще директору можно уделить время проработке плана захвата новых объемов работ.
Материалы Системы УМД, которые помогут в июне.
Как предложить собственникам провести капитальный ремонт
Предложение о проведении капремонта
Как получить дом в управление малобюджетными инструментами маркетинга

Что сделать в июле

Проведите опрессовку сетей отопления в июле, не дожидайтесь августа или сентября.
Часто опрессовку проводят непосредственно перед новым отопительным сезоном, из-за чего тратят больше холодной воды. Чтобы сэкономить, не откладывайте опрессовку системы отопления, проводите ее сразу после окончания отопительного сезона. Вы потратите меньше воды, пока система отопления находится под рабочим давлением, а ее элементы не рассохлись.
Материалы Системы УМД, которые помогут в июле.
Акт опрессовки системы отопления после окончания отопительного периода
Объявление о работах по промывке и опрессовке системы отопления

Что сделать в августе

Паспорт готовности получают в местной администрации в течение 15 дней после успешной проверки МКД к работе в период отопительного периода. Успешность проверки подтверждает акт.
Если в акте есть замечания к требованиям по готовности, паспорт выдадут после их устранения и повторной проверки. Форму паспорта устанавливает приложение № 2 к Правилам № 103.
Материалы Системы УМД, которые помогут в августе.
Какие документы к осенне-зимнему периоду подготовить, чтобы получить паспорт готовности МКД
Как подготовить МКД к отопительному периоду и получить паспорт готовности
Как пройти проверку готовности к отопительному периоду и получить акт готовности по приказу Минэнерго № 103

Что сделать в сентябре

В сентябре, как и в апреле, большой объем работ, который должен проходить под личным контролем руководителей организации.
Вот два объемных мероприятия на сентябрь.
1. Провести осенний осмотр перед началом отопительного периода.
Осенний осмотрпроводят перед началом отопительного периода. Если получилось вовремя провести все технические мероприятия и оформить документы, то в августе вы уже получили паспорт готовности к отопительному периоду. Значит, в сентябре, до пуска тепла, есть время провести осенний осмотр.

По результатам осеннего осмотра нужно оформить акт сезонного осмотра (и акты осмотра отдельных элементов, если понадобится). Цель осмотра – проверить готовность (по результатам осеннего осмотра) каждого здания к эксплуатации в зимних условиях.
2. Уточнить объемы работ по текущему ремонту на следующий год.
На основании акта осеннего осмотра уточните объемы работ по текущему ремонту общего имущества в МКД на следующий год.
Материалы Системы УМД, которые помогут в сентябре.
Как провести осенний осмотр общего имущества в МКД
Шаблоны
Виды и периодичность осмотров общего имущества в МКД

Что сделать в октябре

В октябре запланируйте субботник и утвердите график осмотра мест общего пользования.
1. Провести субботник.
Второй субботник в году проводят в октябре. Цель та же, что в апреле, – общение сотрудников УО с жителями в неформальной обстановке и общение жителей между собой. У такого мероприятия нет цели привести в порядок придомовую территорию руками жителей. Укажите в объявлении, что в программе октябрьского субботника уборка листьев и чаепитие, а участие детей – приветствуется.
2. Утвердить график осмотра мест общего пользования.
В октябре портится погода, на улице слякоть. Жители судят о качестве работы УО по состоянию подъездов, поэтому уделяйте этому особое внимание.
Например, по данным портала «Добродел», топовыми категориями жалоб являются отсутствие освещения и уборки в подъезде, а также сосульки и наледь на кровле МКД.
Материалы Системы УМД, которые помогут в октябре.
Объявление об осеннем субботнике
Как провести плановый осмотр в подъезде МКД
Обходной лист для осмотра состояния элементов общего имущества на 1-м этаже

Что сделать в ноябре

В ноябре можно запланировать проверку состояния ИПУ и проверить, как МКД готов к работе в зимний период.
1. Проверить состояние продухов, состояние пружин на входных дверях.
В ноябре все работы по подготовке уже выполнены, остается проверить детали. Организуйте осмотр и удостоверьтесь, что продухи в подвалы и техподполья закрыты, а пружины на входных дверях исправны. Открытым в течение всего года нужно оставлять только один продух. Это необходимо, чтобы поддерживать в подвале и техподпольях температуру и влажность.
2. Провести проверку состояния ИПУ, снять контрольные показания.
Хотя бы один раз в год уделите время плановому обходу помещений для проверки состояния ИПУ и снятия контрольных показаний.
Материалы Системы УМД, которые помогут в ноябре.
Виды и периодичность осмотров общего имущества в МКД
Как провести проверку ИПУ, если он расположен в жилом помещении

Что сделать в декабре

В декабре основные работы УО, ТСЖ, ЖСК связаны с поддержанием систем во время отопительного периода и уборкой снега с придомовой территории и крыш.
1. Проинструктировать персонал для отработки жалоб «в квартире холодно».
В декабре начинается сезон жалоб на отопление, и сотрудники УО, ТСЖ, ЖСК должны быть готовы провести проверку и оформить результаты.
2. Подготовить маркетинговый план УО на удержание действующих клиентов.
Маркетинговый план необходим УО, чтобы выстроить работу с жителями, подобрать инструменты, которые помогут понравиться действующим клиентам УО.
План дает контролируемый по срокам ответ на шесть вопросов:
1. Какие есть перспективы в развитии УО?
2. Есть ли ранее скрытые проблемы?
3. Как скорректировать распределение ресурсов в организации?
4. Как описать и увеличить бизнес-показатели?
5. Как прогнозировать и контролировать результаты?
6. Как устранять появляющиеся проблемы?
Если будете делать план впервые, воспользуйтесь образцом из Системы УМД.
Материалы Системы УМД, которые помогут в декабре.
Как составить для УО маркетинговый план, который будет работать на удержание действующих клиентов
Температура теплоносителя в отдельных видах зданий
Как контролировать качество отопления, какие документы оформлять и когда делать перерасчет

© Материал из Справочной системы «Управление многоквартирным домом»
https://vip.1umd.ru
Дата копирования: 14.04.2023