Вид документа

Срок хранения

Основание

Банковские документы

Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов

5 лет

Ст. 257 и 258 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Договоры банковского счета

5 лет после окончания срока действия договора

Ст. 259 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Кредитные и заемные договоры;документы, подтверждающие предоставление средств

5 лет после полного исполнения обязательств и при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

10 лет — с условием о залоге имущества

Ст. 261 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Документы по ККТ

Кассовый чек

Бланк строгой отчетности (БСО)

5 лет после отчетного года должны хранить покупатели — организации и ИП

5 лет, если документ необходим для расчета и уплаты налогов

Продавцы хранить чеки (БСО) не должны

Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Книга кассира-операциониста

Документы, подтверждающие расчеты с покупателями

5 лет после отчетного года (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Бухучети отчетность

Бухгалтерская отчетность:

• сводная годовая (консолидированная)

Постоянно

Ст. 268 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

• годовая;

Постоянно

• промежуточная

5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Если нет годовых — постоянно

Аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

По годовой бухотчетности — постоянно

Ст. 286 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Документы учетной политики

5 лет после замены новыми (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ст. 267 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Первичные документы

5 лет при условии проведения проверки; при разногласиях храните до принятия решения по делу

5 лет, если документ необходим для расчета и уплаты налогов

Ст. 277 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Путевые листы

5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)
Если нет других документов, подтверждающих вредные условия труда: 50 лет — если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет — если оформлены до 2003 года)*

Стр. 553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты

6 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет — если оформлены до 2003 года)*

Ст. 295 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения

Постоянно

Ст. 294 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет после погашения долга

Ст. 266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Регистры бухучета

5 лет при условии проведения проверки

Ст. 276 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Документы о недостачах, растратах, хищениях

10 лет (после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)

Ст. 287 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам гражданско-правового характера

50 лет — если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет — если оформлены до 2003 года*

Ст. 301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Акты о взаимных расчетах и перерасчетах

5 лет со дня взаиморасчетов (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ст. 264 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности

Ст. 266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Доверенности

5 лет после истечения срока действия

Ст. 36 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Инвентаризационные описи, акты и ведомости

5 лет при условии проведения проверки (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ст. 321 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

5 лет после выбытия (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ст. 323 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Акты приема-передачи недвижимости от прежнего к новому правообладателю

5 лет после выбытия (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ст. 325 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Журналы, карточки, базы данных учета:

• основных средств (зданий, сооружений), обязательств;
• материальных ценностей и иного имущества

До ликвидации организации, но не менее 5 лет, как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов

Ст. 329 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Постоянно

Ст. 278 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет после замены новыми (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ст. 280 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Образцы подписей материально ответственных лиц

5 лет после смены материально-ответственного лица (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ст. 281 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Переписка по вопросам оказания платных услуг

5 лет

Ст. 290 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Журналы, базы данных учета:

• ценных бумаг;
• расчетов с организациями;
• кассовых документов;
• депонентов по депозитным суммам;
• доверенностей;
• договоров, контрактов, соглашений;
• расчетов с подотчетными лицами;
• исполнительных листов

5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)

Ст. 292 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Налоговый учет и отчетность

Счета-фактуры

5 лет

В постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137 срок хранения счетов-фактур — 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Книги покупок и дополнительные листы к ним

5 лет

В абзаце 4 пункта 24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 11374 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Книги продаж и дополнительные листы к ним

5 лет

Абзац 4 пункта 22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Журнал учета счетов-фактур

5 лет

Пункт 12 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Заверенные копии счетов-фактур

5 лет

Пункт 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте

5 лет

Пункт 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС

5 лет

Пункт 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки

5 лет

Пункт 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Документы на передачу имущества, нематериальных активов, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС (п. 3 ст. 170 НК)

5 лет

Пункт 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК)

5 лет

Пункт 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС (ст. 171(1) НК)

5 лет

Пункт 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 устанавливает срок хранения 4 года, но безопаснее применять максимальный срок

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Налоговые регистры

5 лет после снятия задолженности (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)

Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты: 50 лет — если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет — если оформлены до 2003 года*

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 303, 311 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Документы:

• об освобождении от уплаты налогов и сборов;
• предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов

5 лет

Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно — 75 лет

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Сведения о доходах физических лиц

5 лет

Если нет лицевых счетов:
— 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
— 75 лет, если оформлены до 2003 года*

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами

5 лет

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Книги учета доходов и расходов по УСН организаций и ИП

5 лет

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов

6 лет

П. 3 ст. 89.2 НК

Страховые взносы и пособия

Документы, подтверждающие расчет и уплату страховых взносов

6 лет

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК

Листки нетрудоспособности

5 лет

Ст. 618 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

50 лет — если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет — если оформлены до 2003 года*

Ст. 308 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Расчеты в ФСС, которые отправлены по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)

5 лет с момента приема ФСС

П. 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утв. приказом ФСС от 12.02.2010 № 19

Квитанция о получении расчета или квитанция о получении расчета с ошибками

5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС

Сертификаты ключей подписи

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году

Проверки

Акты налоговых проверок

5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Акты проверок трудовых инспекций

5 лет

Ст. 139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Акты проверок других контролирующих органов

5 лет

Кадры

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Ст. 435 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Ст. 444,445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Ст. 296 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Приказы, распоряжения по личному составу;

• о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

• ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку работников

5 лет— по общему правилу

5 лет, если документ необходим для расчета и уплаты налогов

Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

• привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)

Ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

письмо Росархива от 21.09.2020 № Р/Т-1279

• дисциплинарных взысканиях

3 года

Ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Табели, графики, журналы учета рабочего времени

5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)

При вредных и опасных условиях труда — 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Ст. 402 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Ст. 381 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Графики отпусков

3 года

Ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Штатные расписания и изменения к ним

Ст. 40 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

• по месту разработки или утверждения

Постоянно

• в других организациях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.

До востребования

Невостребованные — 50 лет; 75 лет — если оформлены до 2003 года*

Ст. 449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Отчеты работников о командировках

5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

5 лет, если документ необходим для расчета и уплаты налогов

Ст. 452 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Документы о несчастных случаях на производстве:

• по месту составления

45 лет

Постоянно — при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК, стр. 425 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

• в других организациях

5 лет

Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором

Ст. 441 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Договоры с контрагентами

Документы и переписка при заключении договора

5 лет

Ст. 12 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Договоры, соглашения, контракты и документы к ним (кроме отдельно указанных в перечне)

5 лет после окончания срока действия договора и прекращения обязательств по нему. Только при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Ст. 11 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом и документы к ним:

После истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

Ст. 94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

• по недвижимому имуществу

10 лет

15 лет — по государственному или муниципальному имуществу при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Постоянно — по объектам культурного наследия или природоохранным зонам

• по движимому имуществу

5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)

Постоянно — по объектам культурного наследия

Договоры:

• транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств;
• на оказание охранных услуг.

5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)

Ст. 550, 580, 285, 540, 541 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Договоры лизинга имущества организации

5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при разногласиях храните до принятия решения по делу (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)

Ст. 96 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественного комплекса и документы к ним

До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов

Ст. 87, 88 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Договоры залога и документы к ним

10 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при разногласиях храните до принятия решения по делу

Ст. 98 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества

До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов

Ст. 90 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Договоры и документы по добровольному подтверждению соответствия

5 лет после истечения срока действия декларации

Ст. 65 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами

10 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

Ст. 91 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Договоры мены:

• недвижимого имущества

До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов

Ст. 99 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

• движимого имущества

5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему

Договоры поручения:

• по недвижимому имуществу

15 лет; при разногласиях храните до принятия решения по делу

Ст. 101 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

• по движимому имуществу

10 лет; при разногласиях храните до принятия решения по делу

Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев

До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов

Ст. 108 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

Гражданско-правовые договоры о выполнении работ или оказании услуг физлицами

50 лет — если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет — если оформлены до 2003 года)*

Ст. 301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Договоры о передаче документов на постоянное хранение

Постоянно

Ст. 170 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236