Как и какие документы обязаны хранить ТСЖ, ЖСК

Актуально на 30 июля 2026

Мария Анестратенко, ведущий эксперт в сфере ЖКХ

Из рекомендации вы узнаете, какие документы нужно хранить обязательно, сроки и порядок хранения.

Какими нормативными актами руководствоваться при обеспечении хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК

Главный нормативно-правовой документ, который регламентирует хранение документов, – это Закон от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Закон распространяется на ТСЖ, ЖСК, ЖК потому, что хранение документов – одна из функций юридического лица независимо от организационной формы. Чтобы организовать хранение документов, также руководствуйтесь:

Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете);
перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77);
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Какие документы являются обязательными для ТСЖ, ЖК, ЖСК

Все документы в деятельности ТСЖ, ЖК, ЖСК — это их документальный фонд. Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд. В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:

документы Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
документы постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.

Такие правила предусмотрены пунктами 7, 9, 37 Правил № 77.

В таблице 1 мы назвали документы, обязательные для жилищного объединения, и разделили их на группы.

Таблица 1. Документы, обязательные для жилищного объединения

Группа документов	Перечень документов
Документы ТСЖ, ЖК, ЖСК как юридического лица	устав организации; свидетельство о государственной регистрации организации; свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; справки о постановке на учет в государственные внебюджетные фонды; протоколы общих собраний членов ТСЖ, ЖК, ЖСК; протоколы заседаний правлений ТСЖ, ЖК, ЖСК; расчетный счет в банке; карточки подписей; печать организации
Документы на многоквартирный дом	техническая и иная документация на МКД, предусмотренная законодательством (документы технического учета жилищного фонда, содержащие сведения о состоянии общего имущества; документы (акты) о приемке результатов работ; акты осмотра, проверки состояния (испытания) инженерных коммуникаций и оборудования; проектная документация (копия проектной документации); копия кадастрового плана (карты) земельного участка; выписка из реестра, содержащая сведения о зарегистрированных правах на объекты недвижимости, являющиеся общим имуществом, и пр.
Гражданско-правовые договоры	договоры с поставщиками коммунальных ресурсов; договоры с подрядными организациями и индивидуальными предпринимателями на содержание и ремонт общего имущества в МКД и/или выполнение отдельных работ, оказание услуг; договоры с кредитными организациями, расчетно-кассовыми центрами, биллинговыми системами; договоры на предоставление консультационных услуг (юридические услуги, ведение бухгалтерского учета); договоры с собственниками помещений в МКД, не являющимися членами ТСЖ, ЖК, ЖСК, о предоставлении услуг; договоры на аварийно-диспетчерское обслуживание дома; иные договоры
Кадровые документы	штатное расписание; приказы, распоряжения, акты; должностные инструкции сотрудников ТСЖ, ЖК, ЖСК; трудовые книжки сотрудников ТСЖ, ЖК, ЖСК и книги по их учету; личные дела сотрудников ТСЖ, ЖК, ЖСК; личные карточки сотрудников ТСЖ, ЖК, ЖСК; персональные данные сотрудников ТСЖ, ЖК, ЖСК; трудовые договоры с сотрудниками ТСЖ, ЖК, ЖСК, дополнительные соглашения к ним; графики отпусков; табель учета рабочего времени; документы по охране труда; график сменности (при наличии сменных рабочих); ведомости; иные документы
Локальные акты (внутренние документы)	инструкция по делопроизводству; Правила внутреннего трудового распорядка; порядок хранения и использования персональных данных работников; положение об оплате труда и премировании; иные документы
Реестр членов ТСЖ	реестр членов ТСЖ (обязанность вести реестр членов ТСЖ предусмотрена ч. 9 ст. 138 ЖК)
Финансово-бухгалтерские документы	первичные учетные документы; регистры бухгалтерского учета; бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней; финансовые планы (сметы доходов и расходов), отчеты о финансовой деятельности; документы учетной политики, стандарты, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи (ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
Иные документы	книга учета документов правления ТСЖ, ЖК, ЖСК; журнал учета входящих и исходящих, а также временно переданных документов; журнал регистрации жалоб и заявлений по вопросам управления, содержания и эксплуатации МКД; журнал регистрации телефонограмм, факсов; журнал регистрации документов, выдаваемых собственникам помещений в МКД (справки об отсутствии задолженностей; копии лицевых счетов; справки для предоставления субсидий и льгот и пр.); журнал учета, наличия и движения материальных средств

Каким способом хранить архивные документы ТСЖ, ЖК, ЖСК

Хранить архивные документы, находящиеся в собственности ТСЖ, ЖК, ЖСК, вы можете:

самостоятельно;
передать в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений, осуществляющих функции по сохранности документации.

Условия хранения документов определяются товариществом или кооперативом с соблюдением норм Закона об архивном деле (ч. 4 ст. 18 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Ситуация

Входит ли создание архива в обязанности ТСЖ, ЖК, ЖСК

Нет, не входит.

Создание архива закон относит к праву, а не к обязанности ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Если вы не можете или не хотите создавать собственный архив – передайте архивные документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Ситуация

Обязаны ли ТСЖ, ЖК, ЖСК передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам

Нет, не обязаны.

Жилищные объединения могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным или муниципальным архивам. Услуги хранения оказываются на платной основе. Для этого ТСЖ, ЖК, ЖСК заключают с соответствующим архивом возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона об архивном деле).

Кто устанавливает порядок хранения документов в ТСЖ, ЖК, ЖСК

Порядок хранения документов и организация документооборота разрабатываются жилищным объединением, утверждаются председателем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций»).

Правила хранения закрепите в инструкции по делопроизводству (приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях») и утвердите на заседании правления. В инструкции установите общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается чаще всего на председателя правления ТСЖ, ЖК, ЖСК или иного сотрудника согласно внутреннему приказу.

Практика показывает, что жилищные объединения хранят документы по месту нахождения правления ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Какой порядок хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК

Порядок хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК зависит от того, к какой части документального фонда они относятся.

Архивный фонд ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Хранится в архиве товарищества или кооператива. Документы передают в архив не раньше чем через один год и не позднее чем через три года после того, как дело завершили в делопроизводстве (п. 47 Правил № 77). Документы поступают в архив после экспертизы ценности (п. 14 Правил № 77).

Экспертизу проводят для всех документов, независимо от видов носителей и способов записи. Задачами экспертизы ценности являются в том числе:

отобрать документы для включения в состав Архивного фонда и для передачи в архив ТСЖ, ЖК, ЖСК;
выявить документы с истекшими сроками хранения, которые не нужно хранить и можно уничтожить.

Нельзя уничтожить документы до того, как провели экспертизу ценности и утвердили опись дел постоянного хранения и по личному составу.

Экспертизу ценности документов проводят ежегодно:

при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
подготовке дел, электронных документов к передаче в архив ТСЖ, ЖК, ЖСК;
подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;
выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

Такие правила предусмотрены пунктами 16, 17, 20, 22 Правил № 77.

Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно).

Документы временных сроков хранения хранят в структурных подразделениях ТСЖ, ЖК, ЖСК и по истечении сроков хранения уничтожают. Если в структурных подразделениях нет условий, чтобы обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения, по решению председателя товарищества, кооператива такие документы нужно передать в архив (п. 47 Правил № 77).

Ситуация

Кто проводит экспертизу ценности документов в ТСЖ, ЖК, ЖСК

Экспертизу ценности документов проводит экспертная комиссия. Она является совещательным органом жилищного объединения, создается приказом и действует на основании положения, утвержденного председателем.

Основные функции экспертной комиссии:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел жилищного объединения, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проектов актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в ТСЖ, ЖК, ЖСК;
подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Это указано в пунктах 18, 19 Правил № 77.

Ситуация

Какой порядок передачи дел в архив ТСЖ, ЖК, ЖСК

Законченные делопроизводством, исполненные документы формируют в дела по номенклатуре дел. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. В конце делопроизводственного года составляют итоговую запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и электронных дел постоянного и временного сроков хранения (п. 12, 13 Правил № 77).

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела (приложение № 4 к Правилам № 77);
составление внутренней описи документов дела (приложение № 5 к Правилам № 77);
оформление обложки дела (приложение № 6 к Правилам № 77);
подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранят в закрытых твердых папках или в коробках);
лист использования (при необходимости).

Такие правила установлены пунктами 48, 50 Правил № 77.

Электронные документы передают на архивное хранение с помощью информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи или на физически обособленных носителях (п. 143 Правил № 77).

Какие сроки хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК

Сроки хранения документов ТСЖ, ЖК, ЖСК на бумажных и электронных носителях регулируются приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Есть пять видов сроков хранения документов, о которых мы расскажем.

Постоянно – для документов, которые нужно передавать в государственные или муниципальные архивы.
До минования надобности – для документов, необходимость использования которых ограниченна (книги и журналы учета, исполнительные листы, образцы подписей). Такой срок не может быть менее одного года.
До замены новыми – для документов, подлежащих замене (номенклатуры дел, перечни паролей, бланки форм статистической отчетности, нормативы, планы эвакуации, списки).
До ликвидации организации – для документов правоустанавливающего характера (уставных, определяющих форму собственности), а также для договоров по всем видам аренды, локальных нормативных актов, паспортов на здание, земельные участки и т. п.
Конкретное количество лет, например:

75 лет – для документов по личному составу, штатные расстановки (п. 42 Перечня);
50/75 лет – для документов об аттестации работников (п. 434 Перечня);
10 лет – для договоров по передаче имущества в доверительное управление (п. 91–92 Перечня);
5 лет – для договоров управления МКД (п. 655 Перечня);
3 года – для документов (актов, переписок) по вопросам санитарного состояния и благоустройства придомовых территорий (п. 656 Перечня).

Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Ситуация

Сколько нужно хранить документы налогового и бухгалтерского учета

Налогоплательщик обязан в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения о ней хранят не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, хранят не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Ситуация

Какой срок хранения заключений ревизионной комиссии ТСЖ

Протоколы, постановления, решения, стенограммы, документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним должны храниться постоянно. Это указано в пункте 18 Перечня.

Кроме того, в настоящее время практика в сфере управления МКД продолжает формироваться, в связи с чем документы, составленные ревизионной комиссией (ревизором) ТСЖ, лучше хранить постоянно.

Заключения ревизионной комиссии, а также протоколы заседаний хранятся в правлении ТСЖ и у председателя ревизионной комиссии, а также могут храниться в ином месте, известном и доступном для членов ТСЖ и иных заинтересованных лиц.

При переизбрании председателя ревизионной комиссии он обязан передать эти документы вновь избранному председателю ревизионной комиссии.

Ситуация

Какой срок хранения договоров, заключаемых между ТСЖ, ЖК, ЖСК и собственниками помещений в МКД

Перечнем не определен срок хранения такого документа, как договор о содержании и ремонте общего имущества собственников помещений в МКД и предоставлении коммунальных услуг.

Вместе с тем пунктом 655 Перечня установлен срок хранения договора управления МКД – пять лет, который может быть применен по аналогии к договорам о содержании и ремонте общего имущества собственников помещений в МКД и предоставлении коммунальных услуг, заключаемым между ТСЖ, ЖК, ЖСК и собственниками помещений в МКД, не являющимися членами ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Ситуация

Какой срок хранения документов, подтверждающих права ТСЖ на имущество, отражаемое на его балансе

Документы, подтверждающие права ТСЖ на имущество, отражаемое на его балансе, хранятся постоянно.

В собственности ТСЖ может находиться движимое имущество, а также недвижимое имущество, расположенное внутри или за пределами МКД (ч. 1 ст. 151 ЖК).

Под основными средствами понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для выполнения работ, оказания услуг или для управления организацией, первоначальной стоимостью более 40 000 руб. (ст. 257 НК).

Основные средства организаций отражаются в бухгалтерском балансе юридического лица (ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность»).

Правоустанавливающими и правоподтверждающими документами на недвижимое имущество являются договоры на приобретение имущества, а также свидетельства о праве собственности. Субъектом права в таких документах значится товарищество собственников жилья.

Ситуация

Какой срок хранения технической документации на МКД

Сроки хранения технической документации, предусмотренной постановлением Правительства от 13.08.2006 № 491, не определены действующим законодательством.

Законодательная и нормативно-правовая база в сфере управления МКД формируется по сей день, а потому целесообразно хранить всю документацию, связанную с управлением МКД, постоянно. Это связано с тем, что качество выполнения работ и оказания услуг по содержанию и ремонту общего имущества, предоставления коммунальных услуг зачастую зависит от наличия тех или иных документов.

Как передать документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив

Когда истекли сроки временного хранения документов в архиве ТСЖ, ЖК, ЖСК, документы Архивного фонда РФ можно передать в государственный или муниципальный архив. Передайте документы на постоянное хранение досрочно, если не можете организовать условия для их сохранности или есть угроза утраты (уничтожения) документов. Продлить срок хранения документов в архиве товарищества, кооператива можно по решению архивного учреждения, например, если документы необходимо использовать в работе ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Документы передают на основании договора. Передачу оформляют актом приема-передачи документов на хранение. Акт составляют в двух экземплярах: один остается в архиве, другой — в ТСЖ, ЖК, ЖСК. Вместе с документами передают четыре экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде в формате, согласованном с государственным (муниципальным) архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Такие правила устанавливает раздел XVIII Правил № 77.

Какая ответственность за нарушение сроков хранения документов

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 27 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Если нарушить правила хранения комплектования, учета или использования архивных документов, могут выдать предупреждение или назначить штраф:

от 1000 до 3000 руб. — для граждан;
от 3000 до 5000 руб. — для должностных лиц;
от 5000 до 10 000 руб. — для юрлиц.

Это установлено статьей 13.20 КоАП.

Также отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК). К ним законодатель относит отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Минимальный штраф по данной статье – 10 тыс. руб., а максимальный может достигать 20 процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 тыс. руб.