Как принимать плату за ЖКУ в квартирах жителей

Актуально на 8 дек 2025

Гульназ Никитина, эксперт справочной системы «УМД», юрист в сфере ЖКХ со стажем более 10 лет, мотивационный спикер

Александра Разживина, главный бухгалтер ООО «Бухгалтерская фирма "Бизнес-актив"»

Если житель самоизолизовался в квартире, например, по причине болезни или инвалидности, вы можете предложить ему оплатить ЖКУ прямо около квартиры. Как подготовить себя и жителей к этой процедуре, читайте в материале.

Как подготовиться к приему платежей

Для мобильного приема платежей вам понадобится переносная кассовая техника, сотрудник, а также желание потребителя оплатить квартплату, не выходя из квартиры. На первый взгляд, схема не сложная и не требует дополнительных затрат. Но без должной подготовки могут возникнуть трудности. Мы составили чек-лист и назвали девять шагов для успешного приема платы. Далее в рекомендации – подробная информация по каждому шагу.

Рисунок 1. Чек-лист подготовки приема платежей в квартирах жителей

Отметка об исполнении	Что сделать
+	Подготовить кассовую технику
+	Назначить курьера
+	Подтвердить полномочия курьера
+	Обеспечить безопасность сотрудника и жителей
+	Договориться с жителями о приеме платежей
+	Подготовить курьеру данные о плательщике
+	Выдать курьеру деньги
+	Проинструктировать курьера
+	Принять платежи от курьера в кассу УО или ТСЖ

Подготовьте кассовую технику

Для приема платежей в квартирах жителей используйте автономный кассовый аппарат или фискальный регистратор. Оба варианта подходят для оплаты счетов банковской картой и наличными. В первом случае придется формировать чеки вручную в разрезе всех оказываемых услуг. Дело в том, что наименования работ и услуг с указанием их количества и цен за единицу входят в обязательные реквизиты кассового чека (абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Если же УО или ТСЖ используют фискальный регистратор, который подключен к учетной программе организации на ноутбуке, можно получать автоматическое формирование чека.

Если в управляющей МКД организации нет кассовой техники, то ее придется приобрести или взять в аренду. Принимать наличные денежные средства можно, только если есть контрольно-кассовая техника (ККТ).

Назначьте курьера

Определите сотрудника, который будет ходить по квартирам и принимать платежи. Им может выступить действующий сотрудник бухгалтерии или другой работник, например, контролер. В рамках этой статьи мы будем называть такого сотрудника курьером.

Подпишите с курьером договор о материальной ответственности – как с кассиром за денежные средства. Укажите, что сотрудник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему имущества и за ущерб, возникший у УО или ТСЖ в результате возмещения ими ущерба иным лицам.

Вы также можете привлечь внештатного сотрудника в качестве курьера. В этом случае заключить договор о матответственности не получится – пропишите порядок возмещения ущерба в договоре оказания услуг.

Подтвердите полномочия курьера

Выдайте курьеру доверенность на право получать оплату за ЖКУ от имени УО или ТСЖ и выдавать жителям чеки. В доверенности укажите полномочия и срок их действия (рисунок 2). Вы можете ограничить период действия доверенности рабочими днями и конкретным временным промежутком в течение суток. Например, с понедельника по пятницу в промежутке с 10:00 до 16:00.

Подготовьте несколько копий доверенности на случай, если жители захотят ознакомиться или запросят ее копию. Положите документ в файл – так курьер сможет его дезинфицировать без потери внешнего вида.

Помимо доверенности, курьер может предъявлять служебное удостоверение при его наличии.

Рисунок 2. Образец доверенности

Скачать

Обеспечьте безопасность сотрудника и жителей

Проследите, чтобы курьер использовал средства индивидуальной защиты во время поквартирного обхода. Обеспечьте его масками или респираторами, перчатками, дезинфицирующими и антисептическими средствами.

Для работы с наличными курьер может использовать отдельный контейнер, в котором можно проводить дезинфекцию распылителем. Для этих целей подойдет медицинский спирт – он быстро испаряется и не требует вытирания.

Такие меры обеспечат безопасность вашего сотрудника и продемонстрируют жителю заботу, которую вы проявляете о его здоровье.

Договоритесь с жителями о приеме платежей

Заранее договаривайтесь об удобном времени приема вашего курьера. Объясните, что курьер официально примет от них оплату и выдаст все подтверждающие документы. Заручитесь согласием жителей и только потом идите к ним в дом. Иначе могут быть жалобы.

Вы можете связаться с жителями по телефону лично или через председателя совета МКД. Начинайте с тех, с кем уже имели положительный опыт общения.

После первых удачных оплат вы сможете рассказывать о них другим потенциальным плательщикам. Жители будут больше доверять вам, если услышат, что такой способ уже опробовали знакомые им люди. Кроме того, у жителей может включиться метод общественного соревнования:

Агния Львовна из 35-й квартиры уже оплатила, и я тоже должен поторопиться…
Раз уж даже Свиридов из 100-й оплатил, то я, конечно, тоже оплачу…

Расскажите, как будет проходить оплата. Уточните, как удобнее платить – наличными или безналичными средствами. Чем тщательнее вы подготовите жителя к процедуре, тем меньше вопросов он будет задавать во время оплаты и волноваться.

Положительный опыт общения с жителями в их квартире послужит хорошим фундаментом для его дальнейшего взаимодействия с УО или ТСЖ и по остальным вопросам управления МКД.

Передайте сотруднику скрипт разговора с собственником, который будет обзванивать жителей.

Рисунок 3. Скрипт разговора с жителем о проведении оплаты по месту жительства

Скачать

Подготовить курьеру данные о плательщике

По итогам общения с жителями подготовьте ведомость. В ведомость включите тех потребителей, которые согласились на оплату ЖКУ в квартире. Укажите в ней Ф. И. О. плательщика, номер лицевого счета, сумму оплаты и номер телефона для связи. Если оплату провести не удалось – просите курьера фиксировать причины в этой ведомости.

Рисунок 4. Образец ведомости начислений и приема платы за ЖКУ

Скачать

Выдайте курьеру деньги

Обеспечьте курьера деньгами, чтобы он мог выдавать сдачу. Для этого оформите расходный кассовый ордер, в котором укажите выданную на руки сумму. Используйте купюры мелкого номинала.

Рисунок 5. Образец расходного кассового ордера

Скачать

Проинструктируйте курьера

Прием платежей в квартирах – способ, который еще не пробовали большинство управляющих МКД организаций. Поэтому выдайте сотруднику четкие инструкции, что говорить жителям и как проводить оплату.

Мнение

Поставьте жителю маячок на следующую оплату ЖКУ

Алёна Никольская, психолог, шеф-коуч, ведущая программ по психологии на радио и телевидении

После оплаты поблагодарите жителя, скажите, что вы высоко цените его действия. Отметьте, что всегда своевременно получали от него плату за ЖКУ. Уточните, будет ли житель готов провести оплату таким же способом в следующем расчетном месяце. Если получите согласие – сразу оговорите дату. Когда человек говорит конкретную дату, он ставит для себя маячок. Напоследок поинтересуйтесь самочувствием жителя и предложите помощь в решении вопросов, которые касаются содержания МКД.

Также научите сотрудника проводить операцию в программе и договоритесь о том, в каком порядке он будет сдавать деньги в кассу УО или ТСЖ после обхода квартир.

Примите платежи от курьера в кассу

Оговорите с курьером порядок внесения собранных средств в основную кассу УО или ТСЖ. В бухгалтерию курьер сдает всю полученную наличную выручку, ведомость принятых платежей, отчет о гашении смены ККТ и возвращает размен. Сверьте сумму по Z-отчету – она должна совпадать с фактически полученными денежными средствами у курьера.

Учитывая, что деньги от курьера нужно принимать день в день, вы можете установить график работы курьера, например, два раза в неделю – по вторникам и четвергам. Такой порядок позволит главному бухгалтеру не являться на работу каждый день и работать три дня из дома.