Как уничтожить документы

Актуально на 27 марта 2026

Екатерина Кожекина, редактор-эксперт справочной системы «Управление МКД»

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов. Это касается и бумажных, и электронных документов.

В комиссию должно входить не менее трех человек. В нее можно включить руководителя архива, а также работников отделов, в которых были созданы документы, например отдела кадров, бухгалтерии, юридического. Чтобы утвердить состав комиссии, оформите приказ (п. 14, 18 Правил № 77).

Комиссия выберет документы с истекшими сроками хранения и оформит акт о выделении к уничтожению. Акт можно составить по форме из приложения № 3 к Правилам № 77 или разработать собственную форму. В акт комиссия включает все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составили акт. Акт утверждает руководитель УО, после чего документы можно уничтожить (п. 23, 26 Правил № 77).

По общему правилу, чтобы уничтожить документы, их передают в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Исключение – документы, которые содержат персональные данные, имеют пометку «Для служебного пользования», а также включают информацию ограниченного доступа. Такие документы уничтожают только в организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, который исключит возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Электронные документы можно физически уничтожить или уничтожить программно-техническими средствами. Уничтожение электронных документов также фиксируют в акте о выделении к уничтожению.

Факт утилизации документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме. Приложите его к акту о выделении к уничтожению документов.

Порядок уничтожения устанавливают пункты 31, 158 Правил № 77.

При уничтожении документов также соблюдайте требования:

не уничтожайте документы, которые касаются идущего или предстоящего судебного разбирательства или расследования;
уничтожайте документы полностью;
фиксируйте уничтожение документов.

Такие требования предусмотрены пунктом 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 26.03.2019 № 101-ст.