5 Переход на аутсорс: порядок действий

%content menu('content', 5, 1982)

Урок 5. Переход на аутсорс: порядок действий

По итогам прошлого урока, вы оценили преимущества и недостатки аутсорсинга, узнали, на чем можно сэкономить и какие функции можно передать на аутсорс.

Изучите этот урок, и вы посчитаете затраты на функцию и сравните с предположительными расходами на аутсорс, сможете проанализировать рынок аутсорсинговых компаний и проранжировать их. Выберете надежного партнера и освоите дальнейшие шаги внедрения аутсорсинга в УО.

Пошаговый алгоритм передачи процессов на аутсорсинг

Для тех, кто никогда не сталкивался непосредственно с делегированием части задач другой компании, может совершенно обоснованно встать вопрос: как этот процесс запустить на практике, что для этого нужно, какие могут быть «подводные камни».

Чтобы внести предельную ясность, разберем организацию аутсорсинга пошагово.

Шаг 1. Анализ и принятие решения

На этом этапе для оценки выгодности аутсорсингасоздается рабочая группа. Важно проанализировать с какой работой ваши сотрудникисправляются недостаточно хорошо и какие задачи им непосильны.Сопоставить стоимость функций или бизнес-процессов при их реализации собственными силами и поставщиками аутсорсинговых услуг.

Пример. Аудит затрат на подбор персонала

Директор по персоналу УО «Альфа» составил расчет затрат на подбор персонала. В штате компании работают два рекрутера. Получилось, что общая сумма затрат на подбор персонала двумя рекрутерами составляет 1 867 437,6 руб. (расчет см. в таблице 1). За год было подобрано 30 новых сотрудников. Следовательно, цена подбора одного сотрудника – 62 247 руб. 92 коп. (1 867 437 руб. 60 коп.: 30 чел.).

Затем Директор по персоналу прикинул, сколько бы компания заплатила, если бы тех 30 новых сотрудников подбирало кадровое агентство (при условии, что, как минимум, один рекрутер будет сокращен). Глава службы персонала исходил из того, что вознаграждение агентству по рядовым позициям составляет от 50 до 100 процентов месячного оклада, а по руководящим кадрам (не топовым вакансиям) – от 10 до 20 процентов годового оклада. Из 30 сотрудников, подобранных в прошлом году, только два принадлежали к руководящим кадрам. Их зарплата – 70 тыс. руб. в месяц.

HR-директор решил исходить из того, что вознаграждение агентству составило бы 20 процентов от их годового оклада. Остальные 28 сотрудников – рядовые исполнители. Средняя зарплата одного – 33 тыс. руб. Чтобы выбрать средний показатель, Директор по персоналу прикинул, что вознаграждение агентству составило бы в среднем 80 процентов от месячного оклада таких работников (расчет см. в таблице 2).

Таблица 1. Затраты на подбор персонала силами штатных HR-менеджеров в 2019 году

Таблица 2. Затраты на подбор персонала силами сторонней рекрутинговой компании в 2019 году (предположительно)

Получилось, что стороннему кадровому агентству потребовалось бы заплатить 1 075 200 рублей, а цена одного новичка составила бы в среднем 35 840 руб. (1 075 200 руб.: 30 чел.). Это почти в два раза меньше, чем затраты на подбор своими силами. Аутсорсинг подбора персонала выгоден.

***

Также на этом этапе определяются цели и задачи проекта, назначается руководитель проекта, формируется рабочая группа, определяется объем функций, передающихся на аутсорсинг, и требования к аутсорсинговой компании.

Шаг 2. Выбор партнера

Выбор партнера – очень ответственный этап процесса перехода на аутсорсинг, ведь неудача приведет к необходимости смены партнера и к повторению довольно длительного процесса перестройки организации для работы в новых условиях.

Для того чтобы уменьшить риски, проведите анализ рынка услуг аутсорсинга. После того, как наметятся аутсорсеры, к которым имеет смысл обратиться, сопоставьте их по таким параметрам, как:

• скорость реакции на запросы при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультации;
• какие услуги включены в договор, а что оплачивается отдельно/ не выполняется;
• как влияет изменение численности компании на стоимость договора;
• как осуществляется контроль компанией-аутсорсером за своими сотрудниками;
• как осуществляется взаимодействие с аутсорсером в случае непредвиденных ситуаций;
• каков уровень квалификации сотрудников потенциального партнера;
• как происходит процедура расторжения контракта на оказание аутсорсинговых услуг;
• как функционирует система безопасности в компании-аутсорсере.

Чтобы было удобно пользоваться полученной информацией по предложенным выше критериям,составьте таблицу и внести сведения о каждом из потенциальных партнеров.

Обязательно проверьте благонадежность и серьезность компании, в которую обращаетесь, изучите сертификаты соответствия, лицензии, документы, подтверждающие квалификацию специалистов.

Шаг 3. Заключение договора

Опытные руководители знают, что это очень ответственный шаг перехода на аутсорс. Внимательно изучите все условия договора, скорее всего аутсорсер предложит вам уже готовый шаблон контракта. Не стесняйтесь вносить в него свои поправки, изменять условия, просить разъяснения по тому или иному пункту.

Шаблон договора вы можете скачать в дополнительных материалах к уроку.

Если компания-исполнитель настроена категорично, не идет на конструктивные переговоры условий контракта, задумайтесь, действительно ли вы готовы передавать часть процессов своего бизнеса такому нелояльному партнеру.

Условия, на которые вам точно следует обратить внимание:

• объем и перечень услуг;
• распределение ответственности исполнителя и заказчика;
• порядок и сроки предоставления результатов работы исполнителем, а также любой информации, отчетов и т.д.;
• условия расторжения и изменения договора.

Во время разработки договора в рабочую группу обязательно включается юрист. Если у организации нет собственного юриста, проконсультируйтесь у стороннего.

 Шаг 4. Переход на новый формат работы

При переходе на аутсорсинг важно учитывать психологические моменты и настроение коллектива. Проведите разъяснительную работу в коллективе ирасскажите работникам о переходе на новый формат работы.

Уделите особое внимание сотрудникам, в которых компания заинтересована и деликатно сообщить об увольнении тем сотрудникам, в чьих услугах компания больше не нуждается.

Так же на этом этапе разрабатываются: план работ по внедрению проекта и новое штатное расписание. При необходимости проводится разработка новых или корректировка имеющихся должностных инструкций.

Помимо этого, необходимо передать отчетность, документацию, исходную информацию, которая потребуется аутсорсеру для дальнейшего осуществления своих функций и обеспечить доступ исполнителя к любым необходимым сведениям.

Шаг 5.Контроль исполнения договора

На этом этапе рабочая группа уже не нужна и главным становится сотрудник, который предоставляет руководству организации отчеты с установленной заранее периодичностью.

Подведение итогов за отчетный период включает в себя:

• анализ функционирования системы аутсорсинга на основе обратной связи сотрудников, руководителей и партнеров;
• сопоставление итогов деятельности аутсорсера с запланированными показателями эффективности;
• коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов реализации проекта.

Выполнение функций, отданных на аутсорсинг, необходимо постоянно контролировать, также, как и любых других. Объем контроля зависит от важности переданного процесса, сопутствующих ему рисков и компетентности персонала поставщика.

Если в процессе сотрудничества возникают проблемы или неполадки, к примеру, привлеченный бухгалтер неверно или с нарушением сроков составит финансовую и налоговую отчетность, а компания получит штраф от фискальных органов, аутсорсер несет ответственность за некачественную услугу.

Как правило, в стоимость услуг аутсорсинговой компании уже включены все возможные риски, и при возникновении конфликтных ситуаций исполнитель должен в экстренном порядке устранить сбои и ошибки в работе.

 Главное в уроке:

        1.Сопоставьте стоимость функций или бизнес-процессов при их реализации собственными силами и поставщиками аутсорсинговых услуг. Смотрите пример аудита.

2. Чтобы уменьшить риски, проведите анализ рынка услуг аутсорсинга. Составьте таблицу с критериями и внесите сведения о каждом из потенциальных партнеров.
3. Во время разработки договора проконсультируйтесь с юристом.
4. Регулярно контролируйте выполнение функций, отданных на аутсорсинг.