4 Аутсорсинг: за или против

Аутсорсинг: за или против

В условиях финансового кризиса компании снижают затраты, но при этом не хотят терять эффективность бизнес-процессов. Одно из решений – аутсорсинг. При переводе процессов на аутсорс можно сэкономить не в ущерб качеству.

В уроках про аутсорсинг, вы оцените преимущества и недостатки этого метода, узнаете, на чем можно сэкономить и какие процессы УО можно передать внешним компаниям для снижения затрат. Освоите пошаговый алгоритм внедрения аутсорсинга в компании.

Изучите урок, и вы сможете принять решение, какие функции и в каком объеме можно передать на внешнее сопровождение.

Преимущества и недостатки аутсорсинга для УО

Решение об аутсорсинге, возможно, одно из самых тяжелых в практике менеджера. Это решение, которое требует отдать частичку выращенной годами, удобной в управлении и знакомой в деталях компании. Решение, которое требует отказаться от части обученного и часто лояльного персонала. Поэтому, прежде чем перейти на аутсорсинг, оцените плюсы и минусы, которые дает этот метод.

Какие функции УО может передать на аутсорс

Задачи быть непосредственным исполнителем работ и услуг у УО нет. Она может привлекать для оказания отдельных видов услуг специализированные жилищно-эксплуатационные, коммунальные, ремонтные, строительные и другие организации.

В настоящее время рынок аутсорсинговых услуг для управляющих МКД организаций предлагает большой выбор. Ниже расскажем о функциях, которые УО может передать внешним организациям.

Бухгалтерский и налоговый учет. В настоящее время на рынке представлено множество компаний, которые предлагают решения для бухгалтерии как под ключ, так и частичную исполнению функций под контролем собственной бухгалтерии. Многие из них страхуют свою профессиональную деятельность на случай причинение вреда третьим лицам в результате ошибок и упущений.

Если вы не готовы полностью отдавать ведение бухгалтерского и налогового учета «под ключ», отдайте отдельные участки на абонентское обслуживание. Например, расчет заработной платы, сдача налоговой отчетности, предоставление интересов в государственных органах и службах (ФНС, ПФР, ФСС).

Передавая на аутсорсинг функции бухгалтерского и налогового учета, целесообразно отдать аутсорсеру и методологию ведения учета. Работа аутсорсера должна состоять не только в механическом подсчете цифр, но и в повышении эффективности учетных процедур.

IT-направление. Современные технологии позволяют решить абсолютно любые задачи, оптимизируя IT-решения под внутренние процессы. Для этого необязательно иметь специалистов в штате. Большую часть работ можно решить на удаленке или с выездом специалистов-аутсорсеров в рамках абонентского обслуживания.

Наиболее распространенным видом аутсорсинга в IT-сфере является абонентское обслуживание компьютеров и оргтехники. При таком виде обслуживания предлагается комплексный набор услуг:

• настройка, обновление, оперативный ремонт и замена оборудования;
• настройка и обновление ПО;
• антивирусная профилактика и защиты от взломов и проникновения в сеть;
• резервное копирование информации;
• консультирование и обучение персонала;
• поддержка работоспособности оргтехники.

Юридическое сопровождение. Популярное направление для передачи полного или частичного функционала на аутсорс. Оформляют как абонентское обслуживание в виде юридического сопровождения деятельности или выполнение определенного набора задач. На аутсорсинг можно передать:

• договорную работу: заключение, исполнение хозяйственных договоров с контрагентами, претензионная работа;
• подготовку документов для проведения собраний: протоколы, уведомления, повестка дня;
• представление интересов перед РСО;
• представление в арбитражном суде и судах общей юрисдикции;
• взыскание дебиторской задолженности;
• все этапы работы по взысканию задолженности за ЖКУ;
• подготовка исковых заявлений, жалоб, претензий, ходатайств и иных процессуальных документов.

HR-направление. Отдел по управлению персоналом нужен практически любой компании. Однако далеко не каждой компании он нужен на постоянной основе. Поэтому многие организации прибегают к услуге HR аутсорсинга и делегируют:

• поиск и подбор персонала;
• кадровое делопроизводство, воинский учет и ведение архива;
• обучение и развитие персонала;
• оценка персонала;
• разработка и внедрение системы мотивации;
• оптимизация организационной структуры и численности персонала;
• аутплейсмент: комплекс мероприятий, проводимых в случае увольнения или сокращения персонала.

Расчет жилищно-коммунальных услуг. В этом направлении целесообразно передать на аутсорсинг услуги по расчету платы и печати квитанций за ЖКУ и за капремонт общего имущества, а также информационный обмен с ГИС ЖКХ.

Call-центр, аварийно - диспетчерская служба. На базе сторонних call-центров можно организовать целый информационный центр, который будет решать не только внутренние задачи, но и поможет улучшить имидж в глазах ваших клиентов. Это достигается за счет специфики работы профессиональных call-центров.

Ваша задача совместно с call-центром выстроить работу и рассказать о Вашей специфике на начальном этапе и организовать контроль. Большим преимуществом в работе стороннего call-центра является его автоматизация и отчетность. Что можно организовать с их помощью:

• обработку и перераспределение входящих телефонных вызовов;
• АДС с приемом и распределением заявок на ремонт, закрытием заявок;
• автоматизированный обзвон с напоминаниями об оплате;
• обзвон «хронических» должников;
• исходящий обзвон с предложением дополнительных платных услуг: установка, замена счетчиков на газ, воду, свет.
• массовая рассылка СМС-сообщений;
• анкетирование и проведение опросов.

Ремонтно-строительные работы. В случае экономической целесообразности сторонней организации можно передать работы по содержанию и ремонту общего имущества в МКД. Среди них можно рассмотреть содержание и:

• текущий ремонт внутренних общедомовых инженерных коммуникаций;
• ремонт конструктивных элементов МКД;
• ремонт мест общего пользования;
• благоустройство придомовых территорий.

Уборка в МКД. Клининговые компании также широко представлены на рынке. Им можно передать уборку и санитарное содержание общего имущества МКД и прилегающей территории.

Принимая решение о переходе на аутсорсинг, ответьте на очень важный вопрос: целесообразно ли отдать эту функцию аутсорсеру или правильнее будет выполнять ее самостоятельно? В качестве критерия целесообразности в условиях экономического кризиса используйте себестоимость функции и ее вовлеченность в ключевые бизнес-процессы.

Самое важное

Прежде чем перейти на аутсорсинг, оцените все плюсы и минусы этого метода. Воспользуйтесь нашей таблицей.

Если передаете на аутсорсинг функции бухгалтерского и налогового учета, целесообразно отдать аутсорсеру и методологию ведения учета.

Если вам не нужен отдел по подбору персонала на постоянной основе, то воспользуйтесь услугой HR аутсорсинга.

Большую часть IT работ можно решить на удаленке или с выездом специалистов-аутсорсеров в рамках абонентского обслуживания