2 Какие документы и в каком виде приложить к протоколу ОСС

Урок 2.  Какие документы и в каком виде приложить к протоколу ОСС

В прошлом уроке мы рассмотрели структуру протокола общего собрания собственников и отметили, что обязательным реквизитом протокола являются приложения. В этом уроке уделим время приложениям к протоколу и разберем, как они должны быть оформлены.

Приложения к протоколу общего собрания собственников помещений

Обязательные приложения к протоколу ОСС Минстрой называет в пункте 20 Требований № 44/пр.  Обязательными приложениями могут быть другие документы или материалы, которые определят сами собственники.

К обязательным приложениям к протоколу общего собрания относятся семь документов:

• реестр собственников помещений в МКД;
• копия сообщения о проведении;
• фото инфостенда или другие документы, которые подтвердят, что вы уведомили собственников о предстоящем собрании;
• списки присутствовавших и приглашенных;
• документы или их копии, удостоверяющие полномочия представителей присутствовавших и приглашенных лиц;
• документы, которые общее собрание рассмотрело согласно повестке дня;

• письменные решения собственников и их представителей.

 Как правильно оформить приложения к протоколу

Разберем правила оформления приложений к протоколу ОСС.

1. Реестр собственников помещений

Управляющая компания должна располагать точными данными обо всех собственниках жилых и нежилых помещений и их долях в собственности. Для этого нужно составить и вести реестр, собственников помещений в МКД (п. 3.1 ст. 45 ЖК).

Реестры собственников входят в состав технической документации (п. 24, 26 Правил содержания общего имущества, утв. постановлением Правительства от 13.08.2006 № 491), их нужно обязательно хранить и вести их учет.

В реестре для каждого собственника нужно указать:

• ФИО физического лица;
• наименование и ОГРН юридического лица;
• номера принадлежащих им помещений;
• размер доли в праве собственности на общее имущество в МКД.

По требованию инициатора общего собрания УО обязана предоставить данный реестр. Согласие на передачу персональных данных не требуется (ч. 3.1 ст. 45 ЖК).

2. Сообщение о проведении общего собрания собственников

Содержание сообщения о собрании должно отвечать требованиям части 5 статьи 45 ЖК.

Сообщение о предстоящем собрании – это первый документ, в котором формулируют вопросы, по которым должны будут проголосовать собственники. Формулировки из сообщения об ОСС один в один нужно перенести в протокол общего собрания по его итогам. От этого в том числе зависит законность принятого решения. Это определяют положения приказа Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр.

В сообщении должны быть:

• сведения об инициаторе ОСС (для физического лица: ФИО, адрес помещения, которое принадлежит ему на правах собственности, реквизиты правоустанавливающего документа. Для юридического лица: ОГРН, наименование, адрес принадлежащего ему помещения, реквизиты правоустанавливающего документа).
• форма проведения ОСС: очная, заочная или очно-заочная.
• дата и место проведения очного собрания, дата окончания приема решений и место приема для заочного собрания (для очно-заочной формы указывают и то, и другое).
• повестка дня собрания: все вопросы, которые будут подниматься на ОСС, должны быть перечислены и пронумерованы.
• порядок ознакомления с информацией и материалами, которые будут представлены на ОСС: какие документы, где и когда можно будет посмотреть.

3. Реестр вручения сообщения о проведении ОСС собственникам

Когда инициатор вручает собственнику сообщение о предстоящем ОСС, собственник должен расписаться в получении. Сделать это нужно в специальном реестре. Подпись собственника будет подтверждать факт вручения уведомления (подп. "в" п. 20 Приказа Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр).

При вручении уведомления заказным письмом составляется реестр почтовых отправлений.

Если на одном из предыдущих общих собраний собственников решили по-другому уведомлять об ОСС – не заказным письмом или вручением под подпись, а, например, путем вывешивания уведомления на информационном стенде, то реестры не нужны.

Скачайте шаблон в дополнительных материалах к уроку. 

4. Список собственников помещений МКД, присутствовавших на очной части собрания, а также список приглашенных лиц

Этот список должен содержать сведения обо всех собственниках помещений (либо их представителях), которые приняли участие в очной части собрания.

5. Доверенности или их копии

Это приложение нужно в случае, если на собрании были представители собственников.

Доверенность должна быть составлена письменно в свободной форме. В нее необходимо включить (п. 1 ст. 185 ГК):

• сведения о собственнике (доверителе): ФИО, паспортные данные, адрес места жительства (для нотариально заверенных доверенностей обязательно);
• сведения о представителе собственника;
• дата и место свершения доверенности;
• подпись доверителя.

Если доверенность выдает собственник помещения, который является физическим лицом, она может быть заверена (п. 3 ст. 185.1 ГК):

• нотариально (п. 2 ст. 48 ЖК);
• организацией, в которой доверитель работает;
• образовательным учреждением, в котором доверитель учится.

Раньше был и четвертый вариант – заверить доверенность в управляющей организации. Теперь такая возможность законом не предусмотрена.

Очень редкие случаи получения доверенности от собственников помещений, которые на момент проведения собрания лежат в стационаре – доверенность заверяет главный врач, сидят в тюрьме – доверенность заверяет начальник тюрьмы, находится в дальнем плавании – доверенность заверяет капитан судна.

***

Заверять доверенность нотариально не обязательно: единственное исключение – несовершеннолетние собственники, чьи интересы представляют не родители (ч. 2 ст. 48 ЖК).

Если доверенность выдает юридическое лицо, она может быть составлена в простой письменной форме с подписью руководителя или иного уполномоченного лица. Наличие печати организации – необязательное условие (п. 4 ст. 185.1 ГК).

Обращайте внимание на полномочия доверенного лица и срок действия доверенности. Если в доверенности не указана дата, то она ничтожна.

Если у помещения несколько собственников, а представитель имеет доверенность только от одного из них, значит, он обладает только голосами, количество которых пропорционально доле этого собственника в квартире: за всех собственников квартиры представитель в этом случае проголосовать не сможет. 

***

6. Документы, которые обсуждались в повестке и по поводу которых принимались решения

В качестве документов, которые обсуждаются в повестке собрания, могут быть: договор управления, смета на будущий год и т.д. С такими документами собственников необходимо ознакомить заранее, при направлении сообщения о проведении общего собрания.

7.   Решения собственников

Это самое объемное приложение. Все решения должны быть оформлены надлежащим образом.

В решении собственника по вопросам, поставленным на голосование, должны быть указаны (ч. 5.1 ст. 48 ЖК):

·         сведения о лице, участвующем в голосовании;

·         сведения о документе, подтверждающем право собственности лица, участвующего в голосовании, на помещение в МКД, также целесообразно указывать номер и дату государственной регистрации права;

·         решения по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался».

Бывает, что неверно указан номер квартиры или площадь, или фамилия собственника написана с ошибкой. Если это просто описка или собственник неразборчиво пишет, но при этом понятно, кто конкретно и как проголосовал, такое решение признаётся действительным.

В решении даже могут быть исправления, но их правомерность должна быть подтверждены личной подписью собственника и надписью "исправленному верить".

Если есть сомнения, что именно этот собственник (или его представитель) заполнил решение, его все равно можно признать действительным и учесть при подсчете голосов, если будут предоставлены документы, которые подтвердят личность голосующего.

Если из решения однозначно понятно, какое решение по вопросу принял собственник, оно должно быть принято к учету именно в таком виде. Даже если собственник в дальнейшем будет высказывать иное мнение. И такое решение не будет ошибочным, за исключением того случая, если решение было явно сфальсифицировано.

Рекомендуется ставить в решениях подпись и число, потому что это единственное возможное подтверждение того, что человек на собрании проголосовал именно так. 

8. Иные документы или материалы, которые самим решением ОСС указаны как обязательные приложения к протоколу

К протоколу можно приложить другие документы, если они названы в содержательной части протокола. Общее собрание может определить их обязательными приложениями к протоколу ОСС.

Чтобы оформить приложения к протоколу ОСС, пронумеруйте страницы протокола и все приложения к протоколу общего собрания собственников. На первом листе приложения укажите:

• номер приложения;
• информацию о том, что это приложение к протоколу.

Рисунок. Заголовок обязательного приложения к протоколу общего собрания собственников помещений

Страницы протокола и каждого приложения к нему нумерует и сшивает секретарь общего собрания, последнюю страницу протокола должен подписать председатель собрания. Такой порядок установлен пунктом 21 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, утвержденных приказом Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр.

Главное в уроке:

1. Каждый протокол имеет ряд обязательных приложений, без которых решения ОСС могут быть оспорены как недействительные.
2. Реестры собственников входят в состав технической документации, их нужно обязательно хранить и вести их учет.
3. При вручении уведомления заказным письмом не обязательно получать обратно уведомление о вручении с подписью.