Новые обязанности, которые работодатель должен выполнять, чтобы сотрудники не болели

Чем поможет статья. Узнаете, нужно ли осенью делать сотрудникам прививки от гриппа и ОРВИ, выдавать маски и когда отпускать работников, которым исполнилось 40 лет, на диспансеризацию.

У работодателей появились новые обязанности по профилактике в компании гриппа, ОРВИ и коронавируса. Так в эпидемическом сезоне 2020–2021 годов решила Главный государственный санитарный врач, постановление от 13.07.2020 № 20. Кстати, новые требования не означают, что вы можете игнорировать рекомендации Роспотребнадзора по борьбе с COVID-19.

Больше работников придется отпускать на диспансеризацию, ст. 185.1 ТК в ред. Закона от 31.07.2020 № 261-ФЗ.

Новые обязанности в сезон гриппа и ОРВИ

Все организации продолжают измерять температуру сотрудникам перед допуском к работе, а если нужно и в течение дня. Также придется делать прививки и обеспечить возможность вакцинации работников против гриппа. Лучше уже в сентябре, чтобы вакцина успела подействовать до начала массового сезона простуд.

Еще одна новая обязанность — не допускать, чтобы переохлаждались те, кто работает на открытом воздухе в зимний период. Для таких работников в компании должны быть помещения для обогрева и приема пищи, причем с оптимальным температурным режимом — не холоднее 16 °С, СанПиН 2.2.4.548-96.2.2.4.

Во время эпидемического сезона гриппа и ОРВИ не допускайте к работе сотрудников с признаками простудных заболеваний. О начале эпидсезона объявляет Роспотребнадзор, обычно это октябрь — ноябрь и февраль — март. Этой осенью в эпидсезон придется обеспечить тех сотрудников, которые работают с населением, медицинскими масками, респираторами, перчатками.

Все эти новые обязанности не отменяют рекомендации Роспотребнадзора из письма от 07.04.2020 № 02/6338-2020-15 по профилактике коронавируса. Смотрите в памятке, что теперь обязательно делать, чтобы избежать штрафов.

Как проводить в компании профилактику гриппа, ОРВИ и коронавируса осенью 2020 года

Памятку «Как проводить в компании профилактику гриппа, ОРВИ и коронавируса осенью 2020 года»
СКАЧАЙТЕ в конце статьи

Власти готовятся ко второй волне ковида с осени 2020 года. Так что санкции будут за нарушение режима повышенной готовности те же, что стали применять с апреля 2020 года. Самый частый штраф по ч. 1 ст. 20.6.1 КоАП для компаний — это от 100 000 до 300 000 руб. Подробности в таблице.

Штрафы за нарушения требований Роспотребнадзора

Новые правила диспансеризации

Работники от 40 лет и старше теперь вправе каждый год проходить диспансеризацию, на это у них есть один день, ч. 2 ст. 185.1 ТК. Раньше они могли взять день раз в три года.

Всего есть три категории сотрудников по возрасту и срокам. За всеми работниками на время диспансеризации сохраняйте должность и средний заработок.

Сколько дней на диспансеризацию есть у сотрудников

 Работодателю, который не предоставит сотруднику день или дни для диспансеризации, грозит ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Для организации это штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. За повторное нарушение санкции уже по ч. 2 ст. 5.27 КоАП. Компании это будет стоить от 50 тыс. до 70 тыс. рублей.

Отдельные наказания возможны за то, что выплатили средний заработок за время диспансеризации не в ближайший после диспансеризации день выплаты зарплаты, а позже, письмо Минтруда от 25.09.2019 № 14–2/ООГ-6492.

Если задержите выплаты, придется начислить компенсацию за задержку в размере минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ. Если нарушение обнаружат, заплатите еще и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП.

Для компании это штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. Повторное нарушение чревато санкциями по ч. 7 ст. 5.27 КоАП — для организации это штраф от 50 тыс. до 100 тыс. рублей.

Рассмотрим, какие документы и как оформить, чтобы избежать претензий ГИТ и споров с работниками.

Положение о диспансеризации  СКАЧАЙТЕ в конце статьи

Положение о диспансеризации или другой локальный акт. Пропишите в документе, как сотрудники будут уходить на диспансеризацию и подтверждать, чем занимались в эти дни.

Важное дополнение, которое появилось в ТК: сотрудники обязаны подтвердить прохождение диспансеризации справкой. Раньше этого положения не было, и возникали споры, как оформить, оплатить и подтвердить расходы на выплаты сотрудникам за эти дни. Теперь ч. 5 ст. 185.1 ТК прямо предусматривает, что работник обязан представить справку, если вы установили такую обязанность локальным актом.

Пропишите в документе, что сотрудники обязаны приносить справки из поликлиники о том, что они проходили диспансеризацию. С таким подтверждением отсутствия на работе и необходимости оплаты за этот день компания избежит споров с работником, инспектором ГИТ, налоговой и ФСС. Если раньше медорганизации не выдавали справки гражданам, потому что это не было предусмотрено их регламентом и Минздрав не утвердил форму справки, теперь этот вопрос должны будут решить.

В локальном акте укажите сроки, когда работники должны подавать заявление о диспансеризации. Например: сотрудники обязаны подавать заявления не позднее чем за три рабочих дня до прохождения диспансеризации. Так у вас будет время согласовать эту дату или оформить отказ.

Подготовили образец Положения. Можете дополнить его нормами, актуальными для вашей компании.

Заявление. Чтобы оформить день или дни для похода в поликлинику, сотрудник пишет заявление. Можете предложить работникам писать заявление по нашему образцу.

Заявление об освобождении от работы в связи с диспансеризацией

Также мы сделали памятку. В ней ответы на частые вопросы сотрудников.

Уведомление об отказе. Сотрудник имеет право на диспансеризацию, только если он родился в определенные годы или относится к льготным категориям п. 4 Порядка, утв. приказом Минздрава от 26.10.2017 № 869н Работодатель не обязан предоставлять выходные дни для диспансеризации в текущем году тем, кто не подходит по возрасту или неработающий пенсионер либо предпенсионер. Информировать об отказе не обязательно, руководитель может ограничиться резолюцией на заявлении. Но вы можете оформить уведомление, в котором объясните работнику причины отказа.

Уведомление об отказе в предоставлении дней на диспансеризацию

Как только получите заявление, проверьте, разрешено ли в регионе проводить диспансеризацию. Весной из-за коронавируса ввели запрет на такие осмотры. Плановую медпомощь в полном объеме сейчас оказывают не во всех субъектах. Это касается и диспансеризации, п. 5 распоряжения Правительства от 21.03.2020 № 710-р. Если в вашем регионе диспансеризацию пока не проводят, сообщите это сотруднику.

Сотрудник не может диктовать свои условия по диспансеризации, он должен договориться о дате с непосредственным руководителем. Если такой договоренности нет, на заявлении руководитель может поставить отрицательную резолюцию.

Приказ. На основании заявления издайте приказ об освобождении от работы в день диспансеризации с сохранением среднего заработка. Можете использовать наш образец. С приказом ознакомьте сотрудника под подпись.

Приказ  СКАЧАЙТЕ в конце статьи

Приказ об освобождении от работы для прохождения диспансеризации

Табель учета рабочего времени. Утвержденных кодов, чтобы отразить время диспансеризации, в табеле нет. Буквенный код «ОВ» или цифровой «27» не подходят, поскольку их применяют для дополнительных оплачиваемых выходных. Для дня освобождения от работы с сохранением среднего заработка для прохождения диспансеризации лучше ввести свое обозначение, например «ДД».